Введение
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.
Вопросы организации хранения документов неоднократно и многосторонне рассматривались в нормативных документах Еврокомиссии. В первую очередь были выработаны принципы оперативного и долговременного хранения документов, отбора наиболее ценных и важных из них в Исторические архивы. В регламенте Еврокомиссии заложены два первичных и знакомых нам этапа хранения документов:
- оперативное хранение документов в самой организации или ее подразделениях,
- архивное хранение документов.
Оперативное хранение
Каждый Генеральный директорат должен создать один или несколько центров управления документацией, задачей которых является управление документами в соответствии с установленными правилами и проведение экспертизы ценности документов.
Генеральные директораты должны сами установить свою внутреннюю организационную структуру хранения дел и разработать перечни специфических документов, образующихся в их деятельности, с указанием сроков хранения. Минимальные сроки хранения в подразделениях должны учитывать сроки, установленные в едином для всей Еврокомиссии перечне документов с указанием сроков хранения. Работа над этим документом началась в конце 2005 года и пока не завершена. Плановая дата выпуска перечня – конец 2007 года.
Экспертиза ценности и передача документов на архивное хранение
Для организации архивного хранения документов в Еврокомиссии была создана Служба Исторических Архивов. Она решает ряд задач, относящихся к управлению информационными материалами и документами административных служб на протяжении их жизненного цикла и вне зависимости от вида носителей, включая:
- методологическую поддержку «внутренних» архивных служб Еврокомиссии;
- регулярное обновление и реализацию на практике правил управления делами, поступающими из Служб и Генеральных директоратов;
- управление центральными хранилищами документов;
- координацию приема-передачи дел и документов, более не нужных для текущей деятельности, из Служб и Генеральных директоратов в хранилища исторических архивов во Флоренции;
- организацию публичного доступа к делам и документам Еврокомиссии, имеющим историческую, юридическую или информационную ценность, в соответствии с «правилом 30 лет».
Объем Исторических Архивов Еврокомиссии в настоящее время насчитывает более 100 км документов постоянного срока хранения.
Центры управления документами Генеральных директоратов должны регулярно, в кооперации с отвечающими за дела подразделениями, проводить экспертизу ценности документов и дел, которые могут быть переданы в Исторические Архивы Еврокомиссии. По итогам экспертизы архивы могут отказать в принятии на хранении документов или дел, но в этом случае отказ должен быть обоснован и соответствующее подразделение должно быть извещено о принятом решении.
Дела и документы, которые подразделения не считают нужным далее хранить у себя, должны передаваться центром управления документами на основании решения руководителя Генерального директората на хранение в Исторические Архивы не позднее 15 лет с момента создания. Эти дела и документы затем проходят экспертизу ценности, в ходе которой подлежащие хранению дела и документы отделяются от тех, что не имеют административной и исторической ценности.
Регламент Еврокомиссии «Сохранение дел организации»
Поскольку вопросы организации хранения документов потребовали более детального регулирования, Еврокомиссией был разработан отдельный регламент под названием SEC (2005) 1419 «Сохранение дел организации». Он был утвержден еще в ноябре 2005 года. В мае 2007 года вышла новая версия этого документа – SEC(2007)743/2.
Основная часть регламента посвящена вопросам физической защиты документов:
- созданию в организации и ее подразделениях соответствующей структуры и распределению ответственности за сохранность дел;
- физической защите документов на протяжении установленного срока хранения;
- физической защите архивных документов постоянного хранения;
- сохранению метаданных, необходимых для обеспечения долговременной сохранности, а также метаданных, собранных при регистрации и классификации документов, и иных необходимых метаданных, сопровождающих дело на протяжении его жизненного цикла;
- разработке процедуры уничтожения более не нужных документов в соответствии с общим и специфическими перечнями документов.
Регламент описывает перечни документов с указанием сроков хранения, которые трогательно похожи на перечни, используемые в отечественной практике.
Определенный интерес представляет раздел о стандартной практике экспертизы ценности и уничтожения. Еврокомиссия исходит из того, что определенные типы дел содержит документы, которые не подлежат долговременному или постоянному хранению и могут быть быстро уничтожены. Для того чтобы сделать возможным уничтожение без получения разрешения или консультаций с вышестоящими органами, в разрабатываемый типовой перечень должны быть включены процедуры уничтожения бесспорно ненужных документов. В настоящее время такие процедуры уничтожения еще не утверждены, но работа над соответствующим нормативным документом приближается к завершению.
Генеральные директораты также могут включить аналогичные процедуры в свои специфические перечни, но только с согласия Генерального секретаря, Юридической службы и Исторических Архивов Еврокомиссии.
Специалисты в области управления документацией Еврокомиссии в данном вопросе исходят из реалий сегодняшнего государственного управления. В процессе деловой деятельности любого госоргана образуется значительное количество документов. Большая их часть нужна для оперативной работы и не имеет научной и исторической ценности. Для многих подобных документов законодательными актами уже установлен срок хранения, и достаточно часто такие документы формируются в дела строго по видам с четкой «отсечкой» по годам создания. Именно на этот массив документации и планируется распространить процедуры бесспорного уничтожения, в ходе которых не требуется проводить дорогостоящую и длительную экспертизу ценности.
Вопрос о том, каким образом можно быстро и без особых рисков провести уничтожение массовых документов временного срока хранения, остро стоит и в нашей стране. Существующие у нас на сегодняшний день правила проведения экспертизы ценности при отборе документов к уничтожению фактически требует проведения полистного просмотра всех отобранных к уничтожению документов. В современных условиях – особенно в отношении электронных документов – это требование практически невыполнимо, а механизмов проведения уничтожения «массовых» документов у нас пока не существует. Именно поэтому на подходы, предложенные нашими европейскими коллегами, нам стоит обратить самое пристальное внимание.
Электронные и оцифрованные документы
Одновременно с регламентом «Сохранение дел организации» в 2006 году Еврокомиссии был принят и регламент «Электронные и оцифрованные документы». Он распространяется на все электронные документы:
- как изначально созданные в электронном виде,
- так и полученные путем оцифровки неэлектронных документов.
Регламент учитывает требования принятых в декабре 2000 года Европейским парламентом и Советом Евросоюза «Положение о защите прав частных лиц при обработке их персональных данных в органах Евросоюза и о свободном перемещении таких данных.
В основе регламента лежит принцип, заключающийся в том, что системы управления электронными документами должны обеспечивать тот же уровень безопасности контроля доступа к данным, который реализуется в традиционном бумажном документообороте.
Юридическая сила электронных документов
Первоочередное внимание в данном нормативном акте уделено вопросу обеспечения юридической силы электронных документов. Нормативной базой для признания юридической силы от 07.07.2004 г. о внесении поправок в регламент работы Еврокомиссии, которая гласит:
- В тех случаях, когда согласно соответствующему европейскому или национальному положению требуется подписанный оригинал документа, то созданный или полученный Еврокомиссией электронный документ удовлетворяет этому требованию в том случае, если данный документ подписан:
- усиленной электронной подписью на основе квалифицированного сертификата, созданной с использованием защищенного устройства для создания подписи, либо
- иным видом электронной подписи, обеспечивающим тот же уровень защиты.
- В тех случаях, когда согласно соответствующему европейскому или национальному положению должен быть создан письменный документ, однако не требуется подписанный оригинал, то созданный или полученный Еврокомиссией электронный документ удовлетворяет этому требованию в том случае, если:
- лицо, от которого исходит документ, должным образом идентифицировано, и
- документ создается в условиях, гарантирующих целостность его содержания и соответствующих метаданных, и сохраняется.
Регламент «Электронные и оцифрованные документы» включает интересное положение: только документы, изначально созданные в электронном виде, могут подписываться электронной подписью. К сожалению, при этом не разъясняются причины, вызвавшие появление данного требования. Возможно, его целью является наличие только одного подлинника документа: либо на бумажном носителе, либо в электронном виде.
Следует отметить, что данная проблема достаточно актуальна и в российских организациях. Часто документ, первоначально оформленный на бумаге, сканируется и при рассылке в электронном виде подписывается в ЭЦП. В результате появляются два подлинника документа, а следовательно, и возможность правовой коллизии в том случае, если содержание двух подлинников по каким-то причинам будет различным.