Обычно грузоотправитель инструктирует экспедитора о том, чтобы тот обеспечил место для груза. С другой стороны, судовладелец также использует агента (брокера по погрузке) при получении грузов для его судов. Судья Девлин описывает обязанности этих агентов следующим образом:
Обычно экспедитор обязан установить дату и место отплытия, получить место для груза, если это требуется, и подготовить коносамент. Различные судоходные линии имеют свои бланки коносаментов, которые можно купить в канцелярских магазинах Сити, и именно экспедитор должен наполнить коносамент конкретным содержанием и направить проект « брокеру по погрузке. В его обязанности входит также доставка товаров, подготовка таможенной декларации и выплата любых пошлин за груз. После отгрузки он направляет заполненный коносамент грузоотправителю. Как представляется, все регулярные судоходные линии, действующие в Великобритании, доверяют подготовку груза к отправке брокеру по погрузке. Он дает объявление о дате отплытия в морских газетах или иной печати и обычно готовит и рассылает своим клиентам карточки об отплытии судов. Он наблюдает за подготовкой к погрузке, хотя фактически погрузку организует грузовой интендант, который является служащим судовладельца. Он обязан также подписать коносамент к передать его грузоотправителю или его агенту в обмен на фрахт. Вознаграждение интенданта складывается из комиссионных с фрахта (комиссионные грузовому брокеру выплачивает судовладелец, а комиссионные экспедитору–грузоотправитель), и это несомненно является стимулом для того, чтобы выполнить основную обязанность любой ценой и обеспечить достаточное количество грузов для судна.
Поэтому представляется, что брокер по погрузке и агент-экспедитор выполняют конкретные и разные функции, ко ка практике одна и та же фирма одновременно является и брокером, и экспедитором, хотя эти два вида деятельности должны быть отдельными отраслями деловой активности. Фирма обычно действует в качестве агента по погрузке только для одной судоходной линии и выполняет все для нее необходимое, поэтому она свободна в отношении других видов деятельности и может действовать по своему усмотрению.
Судовладелец через своего брокера по погрузке своевременно извещает грузоотправителя или его агента о названии судна, которое должно перевозить груз, месте, в которое должны быть направлены товары для погрузки, и о времени готовности судна к приему товаров. Часто это достигается посылкой типографски отпечатанного извещения, называемого «карточкой об отплытии судна», в котором есть ссылка на окончательную дату закрытия, т. е. дату, когда товары последний раз принимаются для погрузки. Эта дата обычно на несколько дней опережает фактическую дату отплытия, так как судно должно иметь возможность подготовиться к плаванию. Если товары не отправлены в назначенное время своевременно и поступают после окончательной даты, судовладелец имеет право не допустить их, даже если судно еще не отплыло.
Когда товары направляются в доки, грузоотправитель высылает судовладельцу погрузочные инструкции с кратким описанием предполагаемой отправки, а заведующему доков - погрузочный ордер, в котором указано, что товары прибыли, описаны их особенности, указано название судна, для которого они предназначены.
Место и метод доставки товаров судовладельцу являются предметом соглашения между сторонами или устанавливаются обычаями порта. Закон предусматривает, что (при отсутствии специального соглашения или обычая) грузоотправитель обязан за свой счет доставить товары на судно или к нему. Когда товары доставлены судовладельцу, отправитель груза получает документ, известный как штурманская расписка, если только специальные обычаи порта не предусматривают иного. Например, в порту Лондона грузоотправитель получает штурманскую расписку только тогда, когда товары доставлены к борту судна. Если товары перевозятся в доки по суше, они хранятся в ангаре лондонского порта, органы которого (заведующий грузовой пристанью) выдают квитанцию или доковую расписку, а штурманская расписка выдается позднее, когда товары погружены на борт судна. В некоторых иностранных портах штурманские расписки выдаются на весь груз независимо от способа доставки (по воде или по суше).
Штурманская расписка (mate'sreceipt) является важным документом. Находящиеся в доке товары для погрузки проверяют тальманы, которые фиксируют дату погрузки, знаки отличия, индивидуальную упаковку, номера, вес и / или меры груза, а также любой дефект или замечание об условиях получения груза. Тальман, в частности, указывает повреждение упаковки, отсутствие защиты, старые упаковочные ящики, сомнительную маркировку и т. л. После завершения погрузки грузовой помощник капитана подписывает штурманскую расписку на основе данных тальманов и вносит замечания о состоянии поступивших грузов. Если штурманская расписка содержит замечания, она считается имеющей оговорки, если же замечаний нет, она считается чистой. Замечания по штурманской расписке затем вносятся в коносамент и определяют, каким он будет: с оговорками или чистым. С точки зрения закона выдача штурманской расписки имеет два последствия:
1) штурманская расписка является подтверждением судовладельца о том, что товары получены им в состоянии, описанном в расписке, и находятся в его распоряжении и на его риск. Иногда в расписке указывается, что данные товары получены в состоянии, описанном в коносаменте, который должен быть выдан на эти товары, но в одном судебном деле было установлено, что, даже если такая оговорка прямо не включается в коносамент, судовладелец удерживает груз на условиях и в пределах, которые определены в коносаменте; 2) штурманская расписка является достаточным доказательством собственности на товар. Судовладелец может уверенно считать, что (в отсутствие доказательства противоположного) держатель расписки или указанное в ней лицо являются владельцами товаров и лицами, имеющими право получить коносамент в обмен на штурманскую расписку. Однако эта расписка не является товарораспорядительным документом; ее передача не влечет передачи права на владение товарами и поэтому расписка–документ более низкого порядка по сравнению с коносаментом. Судовладелец, следовательно, не выходит за пределы своих прав, если выдает коносамент, не настаивая на возврате штурманской расписки.
Замечания тальманов в процессе погрузочной операции передаются служащими судовладельца, которые сравнивают их с данными проекта коносамента, высланного отправителем груза в контору судовладельца. Судоходные компании, которые регулярно занимаются перевозочными операциями, публикуют периодически пересматриваемые бланки своих коносаментов; эти бланки можно купить в магазинах канцтоваров. Грузоотправитель или его агент обычно заполняют два или три оригинала коносамента на груз, и когда данные в коносаментах согласуются с замечаниями контролеров, сделанными во время погрузки, коносаменты подписывает брокер по погрузке или другой агент от имени судовладельца, после чего заполняемые и подписанные коносаменты вручаются грузоотправителю. Но коносамент не всегда является чистым. В этом случае могут возникнуть споры, потому что, если платеж производится по аккредитиву, авизующий банк может отказать грузоотправителю в финансировании, когда тот представляет коносамент с оговорками.
Данные всех коносаментов вносятся в декларацию судового груза (судовой манифест). Этот документ должен содержать все сведения о маркировке, номерах, количестве, содержании, грузоотправителе и грузополучателе, а также информацию, предоставления которой требуют консульские органы страны назначения грузов. Манифест о грузе предъявляется морским, портовым, таможенным или консульским службам. Он содержит подробности о полном грузе судна.
Коносаменты обычно выпускаются в комплекте из двух или более оригиналов, имеющих одно содержание и одну дату. Если один из них совершен (accomplished), т. е. по нему доставлены товары, остальные становятся недействительными. Если платеж производится не по аккредитиву, остальные части комплекта передаются грузополучателю авиапочтой (предпочтительно заказной), чтобы обеспечить быструю и надежную доставку их адресату. Крайне важно, чтобы хотя бы одна часть комплекта находилась в руках грузополучателя перед или на дату прибытия товаров, поскольку судовладелец вправе передать товары только по предъявлении ему коносамента. Иногда одна часть коносамента в комплекте с погрузочными документами) переправляется в виде письма капитанской почтой на судне, перевозящем грузы. В Великобритании содержание судовой почты контролирует старший морской офицер в порту отплытия. Экспортер отправляет документы капитанской почтой в незапечатанном конверте, адресованном иностранному покупателю или его собственному представителю либо лицу, которому должны быть переданы грузовые документы в случае отказа покупателя принять их к оплате, если это необходимо. Среди этих документов не должно быть корреспонденции, не относящейся к грузу, и денежных переводов. К комплекту прилагается письмо, адресованное капитану, с просьбой доставить отправление адресату. По прибытии капитан вручает письмо адресату, который (если он не получил часть коносамента) передает коносамент представителю судовладельца или агенту в порту назначения (такой агент называется судовым агентом). Затем агент издает распоряжение о выдаче части груза по коносаменту, которое его держатель передает должностному лицу судна, отвечающему за выгрузку.