Инвентаризационные описи после их надлежащего оформления передают в бухгалтерию. В бухгалтерии предприятия данные о фактическом наличии средств сравниваются с данными бухгалтерского учета. Такое сравнение осуществляется в сличительных ведомостях. В них отражаются фактическое наличие средств (по данным описей) и "книжные остатки" (по данным бухгалтерского учета). Результаты такого сличения -излишки и недостачи отражаются в описях с указанием количества по группам, видам и сортам. Излишки и недостачи ценностей в сличительных ведомостях показываются в стоимостной оценке, принятой в бухгалтерском учете. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, в сличительных ведомостях приводятся общей суммой.
Инвентаризационная комиссия выявляет виновников возникших недостач и излишков и принимает решение о порядке их отражения в учете (регулирование инвентаризационных разниц). В настоящее время регулирование инвентаризационных разниц осуществляется в следующем порядке.
Излишки выявленных ценностей подлежат оприходованию с отнесением сумм излишков на счет "Прибыли и убытки".
Недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения вначале отражаются с целью контроля на счете "Недостачи и потери от порчи ценностей". В зависимости от причин возникновения недостач порядок списания их будет разным.
Недостача ценностей, а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке относят на виновных лиц. При отсутствии виновных лиц суммы недостач списываются в дебет счета "Прибыли и убытки" с кредита счета "Недостачи и потери от порчи ценностей".
По окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, В них должны принимать участие члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Такая проверка должна осуществляться до открытия складов, кладовых. По окончании контрольной проверки составляется акт.
Важнейшим элементом информационной системы бухгалтерского учета, предназначенным для группировки и хранения данных о хозяйственных операциях, является бухгалтерский счет. По отношению к другим элементам системы (множеству счетов) бухгалтерский счет считается квалификационным признаком, позволяющим ответить на вопрос: что (какой объект бухгалтерского наблюдения) учитывается на счете. Бухгалтерские счета открываются на каждый вид актива, капитала и обязательств, а также на доходы и расходы. Как квалификационный признак счет имеет название, соответствующее учитываемому на нем объекту, и кодовое обозначение.
Счета - это важный инструмент бухгалтерского учета. Они являются элементами азбуки специфического языка бухгалтерского учета, предназначенного для кодирования близких по виду хозяйственных средств и отражения смысла хозяйственных типовых операций и действий с ними. В этой азбуке каждому счету присвоен индивидуальный номер, которому поставлено в соответствие название определенных финансово-экономических понятий в виде имущества, денежных средств, обязательств и т.п.[10]
Счета бывают активными, пассивными и активно-пассивными. Их тип определяется предназначением. Активные счета используются для описания хозяйственных средств по составу и размещению. У них дебет означает приход, а кредит - расход. Пассивные счета применяются для описания источников и целевого назначения хозяйственных средств. У них дебет означает расход, а кредит - приход. Активно-пассивные счета выступают в одних случаях как активные, в других - как пассивные. Они предназначены в основном для расчетов и показывают либо долги поставщиков (подрядчиков), либо долги покупателей (заказчиков).
Активные счета подразделяются на следующие:
· инвентарные, описывающие имущество предприятия;
· денежные, учитывающие деньги в кассе, на расчетных, валютных и других счетах;
· затратные (калькуляционные), отображающие затраты на производство продукции, выполнение работ, оказание услуг;
· собирательно-распределительные, регистрирующие накладные расходы;
· отдельно регулирующие (контрарные), характеризующие использование собственных и заемных средств;
· расчетные, фиксирующие расчеты, в том числе по авансам и претензиям.
Выявление вида счета (активного или пассивного) по его отношению к балансу во многом облегчает проведение бухгалтерского учета и потому является важным. Однако у опытных бухгалтеров это деление не считается существенным.
По степени обобщения счета делятся на синтетические счета, субсчета и аналитические. Синтетические счета предназначены для укрупненной группировки активов и пассивов, например: 01 "Основные средства", 10 "Материалы", 41 "Товары", 68 "Расчеты по налогам и сборам" и т.п.
Субсчета (счета второго порядка) предназначены для обобщения однотипных средств и обязательств. Например, у синтетического счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" имеются следующие субсчета:
69-1 "Расчеты по социальному страхованию";
69-2 "Расчеты по пенсионному обеспечению";
69-3 "Расчеты по обязательному медицинскому страхованию".
Аналитические счета (иногда называемые "субконто") предназначены для учета по единичным объектам и субъектам. Например: 71 "Иванов", 71 "Семенов", 71 "Гришин" и т.п. (счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами").
Двойная запись - это запись хозяйственной операции по дебету одного и по кредиту другого счета. Она обеспечивает взаимосвязанное и контролируемое отражение операции. Кодирование хозяйственной операции с помощью счетов носит название бухгалтерской проводки.
Бухгалтерские счета предназначены для отражения на них результатов воздействия фактов хозяйственной жизни на объект бухгалтерского наблюдения, который учитывается на данном счете. Природа экономических воздействий может иметь два направления: увеличение (+) или уменьшение (-). В этой связи счет разбивается на две информационные зоны, каждая из которых (в зависимости от отражаемого на счете объекта наблюдения) предназначена для учета изменений, направленных на увеличение или уменьшение начальной величины показателя, четного периода (такой показатель называется начальное сальдо). Исторически сложилось, что левая сторона счета называется дебет, а правая - кредит.
Следуя обычной логике, не вызывает сомнения положение, согласно которому показатели, описывающие факты хозяйственной жизни, увеличивающие значение начального показателя, должны находиться на той же стороне бухгалтерского счета, что и начальное сальдо, а показатели, отражающие уменьшение начальной величины, располагаются на противоположной стороне.
Основоположник балансовой теории И.Ф. Шер называл формальное балансовое уравнение (Активы = Капитал собственника + Пассивы) уравнением открытия бухгалтерских счетов. Расположение начального сальдо (в дебете или кредите счета) для счетов активов, капитала и обязательств (пассивов) зависит от местонахождения объекта учета в бухгалтерском балансе. Активы располагаются на левой стороне баланса, следовательно, начальное сальдо на счетах активов (и соответственно увеличение) должно помещаться на левой стороне счета, т.е. по дебету. Для капитала, резервов и обязательств (пассивов) налицо противоположная картина: правостороннее размещение в балансе таких объектов бухгалтерского наблюдения предполагает нахождение сальдо на этих счетах на правой стороне, т.е. по кредиту.
Два правила записи фактов хозяйственной жизни на бухгалтерских счетах сформулированы югославским исследователем Иво Дутковичем:
1. Чтобы увеличить сальдо счета, надо сделать запись на той же стороне (левой или правой), на которой этот счет помещается в балансе.
2. Чтобы уменьшить сальдо счета, надо сделать запись на стороне (левой или правой), противоположной той, на которой этот счет помещается в балансе.
На рисунке 1 и 2 рассматривается структура счетов с дебетовым начальным сальдо (счета активов) и с кредитовым начальным сальдо (счета капитала и обязательств)[11].
Д К
| Сальдо начальное (СНД) | Хозяйственные операции, учитывающие уменьшение, списание или выбытие активов (-) |
| Хозяйственные операции, отражающие увеличение активов (+) | |
| Дебетовый оборот (ДО) | Кредитовый оборот (КО) |
| Сальдо конечное (СКД) |
Рис. 1. Структура счетов с дебетовым сальдо
Д К
| Хозяйственные операции, отражающие уменьшение или расходование капитала, обязательств (-) | Сальдо начальное (СНК) |
| Хозяйственные операции, учитывающие увеличение или формирование капитала, обязательств (+) | |
| Дебетовый оборот (ДО) | Кредитовый оборот (КО) |
| Сальдо конечное (СКК) |
Рис. 2 Структура счетов с кредитовым сальдо
Структура любого счета предполагает: начальное сальдо (дебетовое - СНД или кредитовое - СНК), показатели, отражающие увеличение первоначального значения (на той же стороне счета), и показатели, приводящие к уменьшению (на противоположной стороне), итоговый показатель по всем записям на каждой стороне, который в бухгалтерском учете называется оборотом (соответственно, дебетовый (ДО) и кредитовый (КО) обороты), конечное сальдо - показатель, характеризующий состояние объекта бухгалтерского наблюдения на конец отчетного периода (дебетовое - СКД или кредитовое - СКК).