- розробка дипломатичної політики;
- доведення до уряду держави перебування думки свого уряду з найважливіших питань, що стосуються загальних інтересів і загальної політики;
- доповідь своєму міністерству про події політичного та економічного характеру, незалежно від того, чи вони мають безпосереднє (наприклад, питання податкової чи бюджетної політики, зміни в уряді), чи опосередковане значення в дипломатичній роботі (наприклад, зміни і тенденції в соціально-економічних умовах), і про коментарі третіх сторін (статті з газет, думки дипломатів);
— обізнаність у сфері впливових людей і джерел національної влади у державі, в якій він є главою представництва;
— офіційна та особиста поведінка, що має зміцнювати репутацію держави, яку він представляє.
У своїй діяльності посол (посланник) опирається на членів дипломатичного персоналу. За своїм правовим статусом вони, як і глава представництва, наділені повноваженнями щодо здійснення офіційних зносин від імені своєї держави з іноземними державами і мають для цього потрібну спеціальну підготовку. Згідно з п. "d" ст. 1 Віденської конвенції про дипломатичні зносини 1961 р., "членами дипломатичного персоналу" є члени персоналу представництва, які мають дипломатичний ранг. Він присвоюється відповідно до існуючих у кожній державі законів і правил стосовно порядку проходження дипломатичної служби.
Правовою основою дипломатичної служби в нашій державі є Закон України "Про дипломатичну службу" від 20 вересня 2001 р. У Законі відзначається, що дипломатична служба спрямована на практичну реалізацію зовнішньої політики України, захист національних інтересів України у сфері міжнародних відносин, а також прав та інтересів громадян і юридичних осіб за кордоном.
За законом дипломатичними службовцями вважаються особи, які виконують дипломатичні або консульські функції в Україні чи за кордоном та мають відповідний дипломатичний ранг. Дипломатичні представники проходять дипломатичну службу на посаді міністра закордонних справ України та на дипломатичних посадах системи органів дипломатичної служби. Дипломатичні працівники проходять дипломатичну службу також на відповідальних посадах структурних підрозділів Секретаріату Президента України, що забезпечують здійснення Президентом України повноважень у зовнішньополітичній сфері, та на відповідальних посадах структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України у зносинах з органами влади інших держав і забезпечують здійснення заходів з міжнародного співробітництва Верховної Ради України за умови, що намомент призначення на такі посади вони мали відповідний дипломатичний ранг.
Ст. 9 Закону України "Про дипломатичну службу" встановлює відповідні вимоги до осіб, яких приймають на дипломатичну службу. Ними можуть бути громадяни України, які мають відповідну фахову вищу освіту, потрібні професійні та ділові якості, володіють державною та іноземними мовами і за станом здоров'я можуть бути направлені у довготермінове відрядження. Не можуть бути прийняті на дипломатичну службу особи, щодо яких встановлені обмеження у Законі України "Про державну службу".
На дипломатичну службу приймають на конкурсній основі, крім випадків, коли призначення на дипломатичні посади здійснює Президент України. Порядок проведення конкурсу для прийняття надипломатичну службу визначає Кабінет Міністрів України.
Громадяни, які вперше приймаються надипломатичну службу і раніше не перебували на державній службі, складають Присягу державних службовців відповідно до Закону України "Про державну службу".
Під час прийняття на дипломатичну службу може встановлюватися випробувальний термін (дошести місяців). Особи, які не витримали випробування, звільняються з дипломатичної служби. Однак існують випадки, коли випробуванняпід час прийняття надипломатичну службу не встановлюється. Особливо це стосується дипломатичних працівників, призначених на відповідні дипломатичні посади після проголошення незалежності України. Часто належний політичний досвід або міжнародний авторитет людини був достатньою підставою для призначення її на посаду. Тому серед перших дипломатів, які представляли інтереси суверенної України, були представники різних професій: літератори, відомі вчені, державні та політичні діячі, оскільки власних кадрових дипломатів булонедостатньо.
Згідно зі ст. 16 Закону України "Про дипломатичну службу", дипломатичним працівникам присвоюються такі дипломатичні ранги:
— Надзвичайний і Повноважний Посол;
— Надзвичайний і Повноважний Посланник першогокласу;
— Надзвичайний і Повноважний Посланник другогокласу;
— радник першого класу;
— радник другого класу;
— перший секретар першого класу;
— перший секретар другого класу;
— другий секретар першого класу;
— другий секретар другого класу;
— третій секретар;
— аташе.
Дипломатичний працівник, якому присвоєно дипломатичний ранг, перебуває у ньому довічно і може бутипозбавлений дипломатичного рангу лишеза вироком суду.
Дипломатичні ранги Надзвичайного і Повноважного Посла, Надзвичайного і Повноважного Посланника першого класу, Надзвичайного і Повноважного Посланника другого класу присвоює Президент України за поданням міністра закордонних справ України. Інші дипломатичні ранги присвоює МЗС України на підставі рекомендацій атестаційної комісії Міністерства закордонних справ України. Їмвидається відповідна грамота, що засвідчує їх статус, запідписом Президента. За цією категорією осіб зберігається право на користування дипломатичним паспортом довічно.
Закон диференційовано підходить до питання про термін перебування дипломатичних працівників у дипломатичних рангах:
- аташе, третього секретаря, другого секретаря другого класу, другого секретаря першого класу, першого секретаря другого класу - 2 роки;
— першого секретаря першого класу, радника другого класу — 3 роки.
З огляду на це треба зазначити, що термін перебування дипломатичного працівника на одній посаді та в одній країні має важливе значення. Основним недоліком тривалого перебування дипломата за кордоном може бути те, що він переходить у стан емоційного входження у проблеми держави, в якій живе і працює, і відповідно не буде здатний діяти та консультувати свою державу неупереджено. Крім цього, він буде схильний до втрати емоційного зв'язку та відриву від подій у своїй країні.
Закон не встановлює термін перебування в дипломатичних рангах радника першого класу, Надзвичайного і Повноважного Посланника другого і першого класу.
В окремих випадках за значні успіхи у роботі та особливі заслуги дипломатичним працівникам може бути присвоєно черговий ранг до завершення передбаченого вище терміну (довгострокове присвоєння дипломатичного рангу) і без дотримання черговості присвоєння рангів (позачергове присвоєння дипломатичного рангу).
В органах дипломатичної служби здійснюється ротація працівників дипломатичної служби.
Працівників дипломатичної служби можуть відправляти у довготермінове відрядження з урахуванням їх професійної підготовки та спеціалізації. Після завершення попереднього довготермінового відрядження їх відправляють у наступне довготермінове відрядження не раніше ніж через півтора року. Довготермінове відрядження дипломатичних працівників триває, зазвичай, до чотирьох років у державах з нормальними кліматичними умовами та стабільною політичною ситуацією і до трьох років у державах з важкими кліматичними умовами або складною політичною ситуацією.
Дипломатичних працівників заохочують за сумлінне виконання службових обов'язків та ініціативність у роботі
Заходи заохочення дипломатичних представників такі:
— оголошення подяки;
— грошова винагорода;
— нагородження цінним подарунком;
— дострокове або позачергове присвоєння дипломатичного рангу або рангу державного службовця;
— нагородження Почесною грамотою Міністерства закордонних справ України.
За особливі заслуги в роботі дипломатичні працівники можуть бути представлені до відзначення державними нагородами України.
Водночас дипломатичні працівники несуть дисциплінарну відповідальність за невиконання або неналежне виконання службових обов'язків, перевищення службових повноважень, порушення обмежень, пов'язаних з перебуванням на дипломатичній службі, а також вчинки, що ганьблять їх та дискредитують орган, в якому вони працюють.
Крім дисциплінарних стягнень, передбачених чинним законодавством України про працю, до працівників дипломатичної служби можуть застосовуватись такі заходи дисциплінарного впливу:
— затримання до одного року присвоєння чергового дипломатичного рангу, рангу державного службовця або призначення на вищу посаду;
— попередження про неповну службову відповідність.
До адміністративно-технічного персоналу Віденська конвенція 1961 р. зараховує членів персоналу представництва, які здійснюють адміністративно-технічне обслуговування завідувачі канцелярії, референти, технічні секретарі-діловоди, шифрувальники, стенографістки, інші працівники канцелярії та бухгалтери).
Порівняно з першою категорією, члени адміністративно-технічного персоналу не мають дипломатичного рангу і паспорта, не зазначаються у списку членів дипломатичного корпусу. Привілейований статус, яким вони користуються, дещо вужчий, ніж у дипломатів.
Згідно зі ст. 9 Закону України "Про дипломатичну службу", адміністративно-технічними працівниками дипломатичної служби можуть бути громадяни України, які мають потрібні професійні та ділові якості, володіють державною та, зазвичай, іноземними мовами і за станом здоров'я можуть бути скеровані у довготермінове відрядження.