О фактических расходах подотчетное лицо составляет авансовый отчет с приложением к нему оправдательных документов: кассового чека с приложением товарного чека.
По командировкам авансовый отчет составляется в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки, исключая день прибытия, и к нему прилагается командировочное удостоверение с отметками «убыл-прибыл» во всех пунктах командировки, проездные билеты и квитанции гостиницы. Ответственность за правильность расчетов с подотчетными лицами несет главный бухгалтер. Он осуществляет контроль за обоснованностью и целесообразностью расходов по командировке, достоверностью оправдательных документов по командировке, своевременностью составления авансовых отчетов и возвратом неизрасходованных сумм аванса.
На приобретенные подотчетным липом материальные ценности к авансовому отчету должна быть приложена накладная или приходный ордер на оприходование средств.
За время командировки работнику выплачивается средний заработок за все дни недели, возмещаются расходы по найму жилого помещения, по проезду и суточные по нормам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь.
Например, в Российскую Федерацию норма суточных расходов составляет 20 долларов, в Москву - 25 долларов, Латвию — 35 долларов, Украину - 20 долларов США. Аванс на командировочные расходы в Россию должен выдаваться в российских рублях (их надо покупать по заявке на Межбанковской валютной бирже.
Выдавать аванс в белорусских рублях нельзя, так как они пока не являются свободно конвертируемой валютой и не имеют хождения в других странах.
Авансовый отчет представляется в бухгалтерию предприятия и. позднее трехдневного срока после возвращения из командировки в той валюте, в которой получен аванс. Окончательный расчет производится по фактически подтвержденным документально оформленным расходам с учетом установленных норм по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета. Курсовые разницы, возникающие от текущего изменения курса белорусского рубля по отношению к иностранным валютам, отражаются в учете на счете 97 «Расходы будущих периодов».
Суточные в день отъезда оплачиваются по нормам и в валюте той страны, куда командируется работник, а в день приезда— по нормам Республики Беларусь в белорусских рублях.
Задолженность по авансовому отчету может погашаться как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях в пересчете на единый курс Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета, но не позднее трехдневного срока мосле возвращения из командировки.
При переезде из одной страны в другую (Российская Федерация, Украина и т.д.) суточные оплачиваются по нормам для каждой страны в отдельности.
Если постоянная работа носит разъездной характер, то служебные поездки работников командировками не считаются, а значит приказ и командировочное удостоверение не оформляются.
Расходы по найму жилья, исключая время нахождения и пути (кроме водителей и командированных с ними лиц), возмещаются в размере, указанном в предъявленных счетах (квитанциях).
Расходы по бронированию мест в гостинице компенсируются сверх норм на проживание при наличии документов, подтверждающих оплату бронирования жилья.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются только при предоставлении проездных документов в обе стороны. И в исключительных случаях при отсутствии транспортного сообщения в пределах одного административного района Республики Беларусь с разрешения директора предприятия оплата проезда может быть произведена по минимальной стоимости проезда.
Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются без предоставления проездных документов.
Оплачиваются все виды транспорта общего пользования, кроме такси, оплачиваются услуги по предварительной продаже билетов на проезд и расходы на проезд до станции, аэропорта, если они находятся за чергой населенного пункта.
Расходы по проезду в мягком, спальном вагоне, каютах высокого класса, самолетах оплачиваются с разрешения руководителя предприятия в каждом отдельном случае при представлении проездных билетов.
В таком же порядке и в указанных размерах возмещаются расходы работникам, направленным для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, а также для повышения квалификации в течение всего срока обучения.
Для учета подотчетных сумм открывают счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого записываются суммы, выданные под отчет на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки, а по кредиту отражается списание израсходованных подотчетных сумм.
Аналитический учет подотчетных сумм ведется по каждому лицу и по каждой выдаче в отдельном журнале или ведомости.
Цели командировок разнообразные, в том числе командировки Е целью подписания договоров. Если договор подписан, тогда с полным основанием расходы по командировке относятся на счета учета затрат:
Д-т 20, 26, 44
К-т71.
Когда же договоры не заключены, то такие расходы следует относить на счет 97 «Расходы будущих периодов»: Д-т 97 К-т71. НДС по командировочным расходам отражается:
Д-т 18-3
К-т71, после принятия к вычету:
Д-т 68
К-т 18-3.
Командировочные расходы могут быть выданы в пределах норм, установленных законодательством, и сверх норм. Для получения данных для бухгалтерского и налогового учета к счетам затрат следует открыть два вида субсчетов:
1) 20-1, 26-1,44-1 - затраты, участвующие в расчете налога на прибыль;
8.6 Учет кредитов банка
Многие предприятия пользуются кредитами банка для пополнения производственных запасов, при трудностях с реализацией продукции, для капитального строительства, экспортно-импортных операций и т.д. Кредиты банка позволяют маневрировать собственными средствами, хозяйствовать с меньшей суммой собственных средств. Кредиты банки выдают на принципах: обеспеченность кредитов продукцией и другими средствами; срочность возврата, платность ссуд (уплата процентов в пользу банка). Порядок кредитования, оформления кредитов, погашения регулируется правилами банков и кредитными договорами.
Кредиты на текущую хозяйственную деятельность выдают на срок не более года. Называются они краткосрочными кредитами банков и учитываются на пассивном счете 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».
Краткосрочные кредиты выдаются на покупку материалов, товаров, на экспорт-импорт, на погашение налогов, на научно-исследовательские работы и даже на заработную плату сроком до 10 дней под повышенные проценты, т.е. кредиты в оборотные средства.
Кредиты на капвложения выдаются на срок более 1 года. Учитываются они на пассивном счете 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам». Сроки погашения кредитов и процентные ставки по ним оговариваются в кредитном договоре или срочном обязательстве. Просроченные ссуды оплачиваются по двойной ставке.
Кредитный договор заключается обычно на год, и в нем предусматриваются объекты кредитования, условия получения и погашения ссуд, процент за кредит, обязательство по залогу кредитуемых ценностей, источники и сроки погашения ссуд. Если есть ссуда, просроченная более 30 дней, выдача новых ссуд прекращается.
Долгосрочные кредиты банки дают на техническое перевооружение, расширение действующего предприятия, на строительство, приобретение нового оборудования, автомашин и т.п. Особенно кредитами поощряются высокопроизводительные отрасли, направленные на расширение производства товаров народного потребления, стройматериалов, строительство жилых домов, социально-бытовых объектов.
При кредитовании капитальных вложений кредиты могут направляться сразу на оплату расчетных документов поставщиков и подрядчиков (дебет 60 и кредит 66). Могут выдаваться сразу или поэтапно, по мере выполнения строительно-монтажных работ.
Особенно большое значение имеют кредиты как источники финансирования хозяйственной деятельности на стадии становления малых предприятий.
Для получения кредита предприятие в банк представляет заявление (ходатайство), где указывает сумму, срок пользования и сроки погашения кредита, характеристику кредитуемою предприятия и экономический эффект от его осуществления, технико-экономическое обоснование кредитуемого объекта, копии договоров (соглашений, контрактов) с покупателями продукции, с подрядными строительными организациями и другие документы по требованию банка.
Для определения платежеспособности предприятия в банк представляется баланс основной деятельности на последнюю отчетную дату, отчет о прибылях и убытках.
При низкой платежеспособности банку предоставляются гарантии погашения кредита - это обязательства но залогу имущества, на которое банк имеет право на взыскание, или гарантийное письмо предприятия-гаранта о погашении кредита в безакцептном (без согласия на оплату) порядке, или договор страхования погашения кредита страховой компанией.
При невыполнении обязательств по погашению кредита его дальнейшая выдача приостанавливается, и через суд банк имеет право объявить предприятие неплатежеспособным - банкротом, объявить в печати об этом, реализовать заложенное имущество, погашать просроченные кредиты за счет поступающей на расчетный счет выручки от реализации продукции, работ, услуг.