Такой учет обеспечивает более строгий контроль за сохранностью средств, но он очень трудоемкий.
В условиях сплошной компьютеризации вместо карточек учета материалов применяют ежедневно составляемые машинограммы - ведомости движения и остатков материалов по каждому первичному документу (накладной, приходному ордеру, акту и т.д.), по каждому номенклатурному номеру (названию) материалов по аналогии со складскими карточками.
Первичные документы со складов передают в бухгалтерию вместе с реестром, где указывается наименование и номер сдаваемых документов. Лимитно-заборные карты на отпуск материалов в цехи сдаются в бухгалтерию не позднее первого числа следующего месяца.
При использовании журнально-ордерной формы учета движение материалов в суммовом выражении отражается в ведомости 10 «Движение материальных ценностей», в которой также определяются отклонения фактической себестоимости прихода и остатка материалов от их стоимости по учетным ценам.
5.6 Синтетический учет поступления производственных запасов
На активном счете 10 «Материалы» учитывается движение материалов (по дебету - поступление, кредиту - выбытие) и начальные и конечные остатки (сальдо). Материалы, как было сказано ранее, могут учитываться по фактической себестоимости их приобретения или по учетным ценам.
При учете материалов по фактической себестоимости записи по счетам будут следующие:
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Поступление материалов от поставщиков | 10 | 60 |
| НДС по поступившим материалам | 18-31 | 60 |
| Транспортно-заготовительные расходы по приобретению материалов | 10 | 60,76,51 |
| НДС по услугам сторонних организаций | 18-31 | 60,76 |
| Поступление материалов от подотчетного лица | 10 | 71 |
| Поступление материалов, полученных из производства | 10 | 20,23 |
| Получены материалы отбракованных изделий | 10 | 28 |
| Поступление материалов от ликвидации основных средств | 10 | 91 |
| Внесение материалов в виде вклада в уставный фонд | 10,75 | 75,80 |
| Оприходование отходов от основного производства | 10-6 | 20 |
| Поступление материалов от структурных подразделений | 10 | 79 |
| Оприходование излишка материалов, выявленного при инвентаризации | 10 | 92 |
Выявленные во время приемки материалов недостача, бой, лом, брак, пересортица и т.д. по вине транспортной организации или поставщика отражаются по счетам следующими записями:
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| На сумму претензии сверх норм естественной убыли | 76 субсчет «Расчеты по претензиям» | 60 |
| НДС по недостающим материалам | 18-3 | 60 |
| На сумму возмещенной претензии | 51 | 76 |
| Списание неудовлетворенных претензий по истечении срока исковой давности | 92 | 76 |
| Возврат поставщику некачественных материалов | 60 | 10 |
| Предъявление претензии поставщику после оприходования материалов | 76 | 10 |
| В пределах норм естественной убыли | 94 | 60 |
Материалы могут учитываться по учетным ценам. Учетная цена - это плановая себестоимость, включающая покупную цену и долю транспортно-заготовительных расходов.
В этом случае применяются два дополнительных счета: 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» (активный счет) и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» (активно-пассивный счет). В дебет счета 15 относится покупная стоимость материалов и другие расходы по их заготовлению и приобретению. С кредита счета 15 на счет 10 переносятся суммы материалов по учетной цене (плановой или нормативной себестоимости). Получившуюся на этом счете разницу между фактической себестоимостью и учетной ценой полученных материалов переносят на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». При таком варианте учета поступивших материалов их расход также учитывается по учетным ценам, а только в конце месяца отклонения списываются на те счета, куда были списаны производственные запасы (на производства, на продажу и т.д.).
Если предприятие использует способ ЛИФО или ФИФО, а фактическую себестоимость каждой партии поступивших материалов практически определить очень сложно, то в течение месяца материалы списывают по учетным ценам (этот метод наиболее распространен в учете), а по окончании месяца отклонения фактической себестоимости материалов от учетных цен распределяют на счета 20, 23, 90 пропорционально стоимости ранее списанных материалов по учетным ценам.
Для списания израсходованных материалов на нужные счета учета затрат в бухгалтерии составляют разработочные таблицы, где материалы записываются по учетным ценам (с использованием компьютеров). На основании машинограмм-ведомостей поступления материалов печатается сводная ведомость расчета транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости от учетных цен, а также вычисляют коэффициент отклонений и сумму отклонений, относящуюся на израсходованные материалы. Для получения общих данных по учету производственных запасов составляют машинограммы-ведомости, которые сверяют с общей оборотной ведомостью по синтетическим счетам и субсчетам, а после такой сверки переносят в машинограмму - Главную книгу.
Записи по счетам будут следующие:
| Содержание операции | Дебел | Кредит |
| Поступление материалов от поставщиков по покупным ценам | 15 | 60 |
| Услуги сторонних организаций по приобретению материалов | 15 | 60,76 |
| НДС по поступившим материалам и услугам сторонних организаций | 18-31 | 60,76 |
| Начисление заработной платы за погрузочно-разгрузочные работы | 15 | 70 |
| Отражены отчисления по заработной плате | 15 | 69 |
| Получены материалы в счет целевого финансирования | 15 | 86 |
| Оприходование поступивших материалов по учетной цене | 10 | 15 |
| Списание разницы в стоимости поступивших материалов по фактической себестоимости и учетным ценам | 16 | 15 |
| Списание отклонений фактической себестоимости от учетной цены, относящихся к израсходованным материалам на основное производство | 20 | 16 |
| То же на вспомогательное производство | 23 | 16 |
| То же на общепроизводственные и общехозяйственныенужды | 25,26 | 16 |
| То же на нужды обслуживающих производств и хозяйств | 29 | 16 |
| То же на упаковочные материалы для готовой продукции | 44 | 16 |
| То же по недостачам материалов | 94 | 16 |
| То же по материалам при ликвидации чрезвычайных ситуаций | 92 | 16 |
Как показывает практика, большинство предприятий учитывают сырье и материалы на счете 10 «Материалы» по учетным ценам.
В учетной политике должно быть предусмотрено использование счета 16 «Отклонение в стоимости материалов» как параллельно со счетом 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», так и без 15-го счета.
На счете 16 учитывается разница между учетной (покупной) ценой и фактической себестоимостью приобретаемых материальных ценностей, т.е. транспортно-заготовительные расходы. Накопленные в дебете счета 16 транспортно-заготовительные расходы списываются на те счета, по дебету которых учитывались отпущенные материалы. Для этого в конце каждого отчетного месяца составляется отдельный расчет по определению среднего процента отклонений.
Сальдо отклонений по счету 16 на начало месяца плюс сумма отклонений по дебету счета 16 за отчетный месяц. Это будет сумма числителя расчета, а в знаменателе будет сальдо по счету 10 «Материалы» на начало месяца плюс поступления материалов по дебету счета 10 за данный месяц. Числитель умножаем на 100%.
В бухгалтерском учете известна сумма израсходованных материалов на производство продукции, на нужды цехов и заводоуправления:
Д-т 20, 23, 25, 26
К-т 10 (по учетным ценам).
Учетную стоимость материалов умножаем на средний пропоит отклонений. Таким образом, отклонения (транспортно-заготовительные расходы) списываются на соответствующие счета ПО учету затрат:
Д-т 20, 23, 25, 26, 44, 91, 92
К-т 16.
При продаже материалов их стоимость списывается в дебет счета 91 «Операционные доходы и расходы», при безвозмездной передаче материалов списание отражается по дебету счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».
Следовательно, на счета 91 и 92 также необходимо списать отклонения по среднему проценту.
Поступление материалов может быть не только при приобретении у поставщика за счет собственных средств, но и за счет других источников: целевого финансирования, безвозмездного поступления, взносов в уставный фонд, оприходования излишков материалов, выявленных при инвентаризации.
II. Безвозмездное получение материалов от других лиц учитывается по рыночной стоимости на счетах 98 субсчет 2 «Безвозмездные поступления» и на счете 92-1 «Внереализационные доходы», а поступления в пределах одного собственника на счете 83 «Добавочный фонд», субсчет 3 «Безвозмездное получение».
Записи по счетам будут следующие:
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Безвозмездное получение материалов от других лиц (без НДС) | 10 | 98-2 |
| НДС, выделенный в документах по безвозмездному получению материалов | 18-32 | 98-2 |
| Списание «входного» НДС при зачете бюджету | 68-2 | 18-32 |
| Отпуск материалов в производство | 20,23 | 10 |
| Увеличение внереализационных доходов за месяц на сумму материалов, отпущенных в производство | 98-2 | 92-1 |
| Начисление НДС за месяц на материалы, отпущенные в производство | 98-2 | 68-2 |
| Поступление материалов от одного собственника без включения в налогооблагаемую базу | 10 | 83-3 |
Поступление материалов от учредителей в виде вклада в уставный фонд отражается проводкой (без НДС):