В европейских университетах ответственность за перечисленные выше виды деятельности возлагаются на центры студенческих консультаций (Student Advisory Center) и на международные отделы (International Relation Office). Во всех случаях как в университетах России, так в вузах Европейского Союза данные виды деятельности осуществляются при непосредственном участии ECTS-координаторов факультетов и университетов.
Ответственность за языковую подготовку студентов и стажеров возлагается в отдельности на каждый университет консорциума. Однако, совершенствование языковых знаний у российских участников предполагается осуществлять с использованием возможностей современного Языкового центра УГППУ[3], который обладает не только современным оборудованием, но и прогрессивными методиками обучения. В ходе выполнения проекта предполагается создать филиал Языкового центра на базе Уральского государственного экономического университета, которому будет передана часть функций и ответственности по языковой подготовке самого многочисленного контингента студентов экономических специальностей среди вузов Урала.
Успех проекта во многом зависит от информационной поддержки, которая должна быть регулярной, надежной, релевантной и быстрой (Regular, reliable, relevant and rapid). Обмен информацией между университетами консорциума, поиск её в компьютерных сетях, проведение телеконференций для обмена опытом и для осуществления менеджмента проекта возлагаются на созданные в ходе предыдущей совместной деятельности университетов Информационные сетевые центры (Information Network Center), которые являются ответственными за этот вид деятельности.
* Управленческий опыт координатора проекта.
Госпожа Ливэ Браке является руководителем Отдела международных отношений с 1987 года. Отдел имеет квалифицированных работников, которые объединены в две группы: концептуальную и административную. Отдел имеет опыт координации европейских образовательных проектов (Эразмус, Лингуа, Кометт, Темпус), а также программы Европейского Союза за пределами Европы (ЕС-США, Медкампус, Альфа, Юнитвин (Юнеско)). Оборудование, ноу-хау и квалификация сотрудников отдела позволяет успешно управлять и реализовывать эти программы.
Госпожа Ливэ Браке являлась координатором программы студенческих обменов между университетами Сантандерской группы ICP-94-NL-2020/17, совместных европейских проектов по обмену студентами с Венгрией (по нескольким специальностям) и предпроекта Pre-JEP 00304-93 с Киевским университетом им. Т.Г. Шевченко (Украина), в котором также принимал участие (как координирующий вуз) университет Лидса (Великобритания). Она была членом Исполнительного комитета Сантандерской группы (с 1993г.). Сейчас она представляет Гентский университет, который является контрактором-координатором в JEP URAL (T.JEP-10094-95 RF), который включает университеты г. Гента (Бельгия), г. Роттердам (Нидерланды), г. Вальядолида (Испания) и УГППУ (Россия). Кроме того, она координирует серию подпроектов URAL Гентского университета с 4 уральскими университетами и проект OCTOPUSI, который охватывает университеты Европы, стран СНГ, Юго-Восточной Азии и Южной Африки.
Профессор-доктор Г. Романцев, ректор УГППУ, имеет большой опыт международного и межуниверситетского сотрудничества. Более 10 лет существует Учебно-методическое объединение вузов по профессионально-педагогическому образованию, которое возглавляет УГППУ и объединяет более 130 вузов и колледжей. Ранее в объединение входили также вузы Украины, Белоруссии, Узбекистана, Казахстана и других стран, деятельность которых координировалась Уральским государственным профессионально-педагогическим университетом. В 1997-1990 г.г. УГППУ был одним из участников совместной комплексной программы стран Центральной и Восточной Европы "Усовершенствование системы образования на базе использования компьютеров". Продолжительные контакты связывают УГППУ с Рурским Университетом (Бохум, Германия), Институтом Макса Планка (Берлин, Германия), корпорацией IBM и Объединением World ORT. В 1995 г. Университет участвовал в пилотном проекте ТАСИС – Дистантное обучение в экономической зоне Урала – Российская Федерация – WW. 91.05/01.01/BO41, проводимом при поддержке Комиссии Европейского Сообщества в Брюсселе и Института Национальной Экономики в Риме, Италия.
В 1994-1998 г.г. УГППУ активно сотрудничает с Фламандским сообществом, возглавляя консорциум 4‑х уральских университетов, которые работают с Гентским университетом в рамках двухсторонних и многосторонних соглашений, а УГППУ, кроме того, в рамках Темпус (Тасис) JEP URAL (T.JEP – 10094-95 RF). В ходе выполнения JEP URAL в УГППУ создан Региональный отдел международного сотрудничества, оснащенный современным оборудованием. Сотрудники отдела получили необходимую квалификацию на стажировках в европейских университетах и способны выполнять управленческие решения координатора проекта.
В настоящее время под руководством Г. Романцева заключены соглашения и налажены связи с университетами и колледжами Мюнхена, Кемптена, Виадрина (Франкфурт-на-Одере) (Германия), Тяньцзинь (Китай), Улан-Батора (Монголия).
* Принятие решений
В соответствии со структурой управления проектом принимаемые решения подразделяются на стратегические и оперативные. Стратегические решения могут быть связаны с изменением долгосрочных планов работы, роли и ответственности партнеров, распределения ресурсов проекта с целью повышения качества выполняемых работ, оптимизации расходования ресурсов. Такие решения принимаются координатором проекта по согласованию с Советом ректоров и с учетом мнения других заинтересованных лиц, поддерживающих проект как финансово, так и организационно.
Оперативные решения принимаются в рамках ежегодного утверждаемого плана деятельности и бюджета и направлены на реализацию запланированных видов деятельности. Они принимаются на уровне руководителей проекта от университетов , руководителей вовлеченных факультетов и кафедр, руководителей служб международного сотрудничества. Если принимаемые решения затрагивают интересы других партнерских университетов, то проводится их согласование с Координационным советом. Если эти решения приводят к изменению запланированных сроков работ и/или ресурсов, то требуется согласовывать эти решения с координатором проекта. Условия согласования принимаемых решений с Темпус-Департаментом определяются Контрактом.
3.2. Управленческая деятельность
Таблица управления
Результат: 6................................................ Описание результата: Управление проектом
| Описание деятельности: | Год | ||
| 6.1. Ежегодное планирование деятельности и бюджета | 1 | 2 | 3 |
| 6.2. Ежегодный отчет о проделанной работе перед Темпус-Департаментом ETF | 1 | 2 | 3 |
| 6.3. Проведение еженедельных оперативных совещаний с лайзон-офицерами уральских университетов и телеконференций с контактными персонами европейских университетов. | 1 | 2 | 3 |
| 6.4. Заседания Координационного Совета руководителей работ по проекту в университетах Урала (ежемесячно) | 1 | 2 | 3 |
| 6.5. Заседания Совета ректоров уральских университетов: промежуточные итоги и перспективы деятельности по проекту (дважды в год) | 1 | 2 | 3 |
| 6.6. Координационные совещания представителей всех участвующих в проекте университетов в рамках ежегодных конференций по проблемам экономического образования (см. Деятельность 2.8.). | 1 | 2 | 3 |
| 6.7. Участие в работе ежегодного координационного совещания Темпус-Департамента ETF представителей всех 8 университетов-участников проекта (Турин, Италия). | 1 | 2 | 3 |
| 6.8. Закупка и установка современного телекоммуникационного оборудования для всех российских университетов: 5 факсов и 5 факс модемов. | 1 | ||
| Ресурсы (финансирование из Темпус): | Год | ||
| 1. Оплата проезда и проживания европейских участников конференций в Екатеринбурге (см. Результат 2, Ресурсы Темпус п. 2). | 1 | 2 | 3 |
| 2. Финансирование покупки 5 факсов и 5 факс модемов. | 1 | ||
| 3. Оплата проезда и 2 – дневного проживания 1-го участника из каждого университета на совещании в Турине. | 1 | 2 | 3 |
| 4. Оплата фотокопирования документов и расходов на материалы, непосредственно связанные с мероприятиями по проекту. | 1 | 2 | 3 |
| 5. Оплата накладных расходов. | 1 | 2 | 3 |
| 6. Оплата административной деятельности. | 1 | 2 | 3 |
Ресурсы (финансирование не из Темпус):
1. Предоставление университетами штата для управления проектом, включая руководителей и технических исполнителей.
2. Предоставление университетами средств коммуникаций.
3. Предоставление университетами помещений и офисного оборудования.
Общее финансирование из Темпус, необходимое (включая соответственные потоки) на протяжении всего проекта:
ЭКЮ 84630
3.3 Контроль качества
* Внутренний мониторинг
Оперативное управление включает в себя обязательное планирование всех видов деятельности как на уровне управленческих структур, так и конкретных исполнителей и, соответственно, отчет о выполнении запланированной деятельности. Будет осуществляться как краткосрочное, так и перспективное планирование. Для реализации внутреннего мониторинга проекта с целью оценки своевременности и качества выполнения работ все участники должны будут предоставлять регулярные отчеты о выполнении деятельности университету-координатору проекта. Это позволит контролировать расходование финансовых ресурсов и выполнение планов работ.
* Внешняя оценка
Ежегодно в обязательном порядке будут предоставляться общие отчеты в Темпус-Департамент для качественной и количественной оценки эффективности деятельности по проекту внешними экспертами.