Для відкриття тимчасових розрахункових рахунків господарським товариствам, у т. ч. банкам для зарахування коштів, що вносяться для формування Статутного фонду, подається заява про відкриття рахунку.
При відкритті суброзрахункових рахунків для філій та інших відособлених підрозділів підприємств до установи банку, в якому відкривається суброзрахунковий рахунок, подаються такі документи:
а) заява про відкриття суброзрахункового рахунку встановленого зразка, підписана керівником і головним бухгалтером підрозділу. За відсутності у штаті посади головного бухгалтера або іншої посадової особи, виконуючої обов'язки головного бухгалтера, заява підписується тільки керівником;
б) копія свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи у органі державної виконавчої влади, іншому органі, уповноваженому здійснювати державну реєстрацію, засвідчена нотаріально або органом, що видав свідоцтво про державну реєстрацію;
в) копія рішення про створення відособленого підрозділу тим органом, якому надане таке право чинним законодавством, засвідчена нотаріально або органом, що прийняв таке рішення;
г) копія належним чином оформленого Положення про відособлений підрозділ, засвідчена нотаріально або органом, що створив відособлений підрозділ;
Установа банку, в якому відкривається суброзрахунковий рахунок, проставляє відмітку про відкриття такого рахунку на тому примірнику Положення про відособлений підрозділ, на якому стоїть відмітка податкового органу про реєстрацію підрозділу як платника податків, після чого цей примірник повертається власникові рахунку;
д) картка із зразками підписів посадових осіб відособленого підрозділу, яким відповідно до чинного законодавства і відповідних документів підприємства надано право розпорядження рахунком і підпису розрахункових документів. Картка підписується керівником і головним бухгалтером підприємства. Зразки підписів і повноваження посадових осіб засвідчуються нотаріально;
ж) клопотання підприємства або відповідного органу приватизації перед банком про відкриття суброзрахункового рахунку, підписане одним із засновників, якому загальними зборами доручено оформлення документів з організації товариства, та копію установчої угоди, засвідченої нотаріально.
Після реєстрації господарських товариств та надання статусу юридичної особи їм відкривається постійний розрахунковий рахунок, для відкриття якого додатково подається заява про відкриття розрахункового рахунку, один з примірників належним чином оформленого Статуту, копія свідоцтва про державну реєстрацію, картка зразків підписів та відтиску печатки, завірена нотаріально, заява (у разі необхідності) про надання дозволу користування рахунком без печатки до її виготовлення.
Рахунки юридичним та фізичним особам-нерезидентам відкриваються в порядку, передбаченому Національним банком України.
Для відкриття поточного рахунку представництву іноземного банку подається заява про відкриття рахунку, свідоцтво про реєстрацію у Національному банку України, Положення 'про представництво іноземного банку, погоджене з Національним банком України, легалізоване доручення на виконання представницьких функцій тією чи іншою особою, картка із зразками підписів і відтиском печатки.
При відкритті хоча б одного з рахунків, передбачених цими правилами, банк зобов'язаний повідомити про це податкову інспекцію за місцем реєстрації власника рахунку в триденний термін. Копія повідомлення залишається у справі про відкриття рахунку.
З розрахункових рахунків в національній валют фізичних осіб — громадян України за розпорядженням власника або за його дорученням здійснюються відповідні операції.
Забороняється перерахування коштів на будь-які і рахунок фізичних осіб-іноземців (нерезидентів).
Закривається розрахунковий рахунок фізичної особи на підставі його заяви, у -разі смерті та в інших випадках, передбачених договором і чинним законодавством..
Відкриваються також вкладні рахунки в іноземній валюті:
а) фізичним особам — громадянам України (без підтвердження джерел походження коштів);
б) фізичним особам — іноземцям (резидентам) що одержали свідоцтво на проживання в Україні (без підтердхення джерел походження коштів);
в) фізичним особам — іноземцям (нерезидентам), що проживають в Україні згідно з відкритою візою терміном до 1 року (при наявності підтвердження джерел походження коштів в іноземній валюті або при перерахуванн коштів з розрахункового рахунку).
На вкладний рахунок в іноземній валюті фізичної особи — громадянина України зараховуються:
— готівкова валюта;
— валюта, перерахована з власного розрахункового рахунку в іноземній валюті в іншому уповноваженому банку України.
На вкладний рахунок в іноземній валюті фізичної особи — іноземця (резидента або нерезидента) зараховується:
— готівкова валюта, зареєстрована митною службою у митній декларації при в'їзді до України (у митній декларації робиться відмітка уповноваженого банку України і до зарахування іноземної валюти на рахунок);
— валюта, перерахована з власного розрахункового або іншого вкладного рахунку в іноземній валюті в іншому уповноваженому банку України.
Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та ви конанням документів.
Інструкція з організації діловодства включає в себе правильність складання, оформлення того чи іншого документу, класифікацію документів. В ній наведені вимоги щодо оформлення кожного з їхніх елементів. На основі чинних державних і міжнародних стандартів подано правила складання та оформлення службових документів (у тому числі й листів до іноземних ділових партнерів), договорів, контрактів, документів по особовому складу, документів з грифом обмеження доступу тощо.
Контроль за виконанням документів та прийняттям рішень - невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності та важлива складова частина діловодного процесу. Мета контролю - сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань та доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців. Першу групу контрольних операцій виконують керівники всіх рангів, другу - документаційна служба установи зі службою контролю виконання, яка входить до її складу.
Контроль за строками фактичного виконання (строковий контроль) всіх категорій організаційно-розпорядчих документів зосереджуються у документаційної служби установи і ведеться в канцелярії співробітниками групи контролю, інспекції при керівникові, секретаріату, відділу листів (скарг) громадян, у структурних підрозділах - секретарями, інспекторами або особами, відповідальними за обробку документів.
Головними функціями, які виконуються документаційною службою в процесі контролю за строками виконання документів є: ведення попереджувального (поточного) контролю та веденням наступного (підсумкового) контролю.
Попереджувальний (поточний) контроль має активний управлінський вплив на хід виконання документа та здійснення шляхом періодичної перевірки й регулювання процесу виконання, сигналізування спеціалістам, керівництву структурного підрозділу та установи про наближення строку закінчення та необхідності завершення роботи з документом або дорученням.
Наступний (підсумковий) контроль проводиться документаційною службою періодично (щотижневе, щомісячно, щоквартально). Це аналітичне узагальнення виконавської дисципліни у структурних підрозділах. Підсумки наступного контролю находять відображення у підсумкових кількісних таспискових зведеннях стану виконання, які контролюються. Цей контроль в обов'язковому поєднанні із контролем попереджувальним є ефективним засобом підвищення дисципліни службовців, стимулюючим фактором росту трудової активності їх. Ведення в установі тільки наступного контролю виконання документів не допускається.
Посадова Інструкція - це нормативний документ, в якому визначено функції, права та обов'язки працівника підприємства (організації, установи).
На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) з працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між работодавцем та працівником.
Посадову інструкцію розробляють інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).
У посадовій інструкції обов'язково мають бути такі розділи:
1. Загальні положення (зазначають сферу діяльності працівника, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки підлеглість працівника, коло посадових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі).
2. Функція
3. Посадові обов'язки.
4.. Права.
5. Відповідальність
Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, в якому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв'язків, порядок подання звітної інформації тощо).