При контроле торговой деятельности первоочередным задачами являются определение соблюдения хозяйничающим субъектом правовых принципов введения такой деятельности. При этом необходимо сосредоточить внимание на решении целого ряда вопросов.13, с.280
Проверить наличие лицензий, которые дают право предприятию осуществлять тот или другой вид торговой деятельности. Особенное внимание нужно обратить на сроки действия таких лицензий с целью установления фактов просрочки их действия и фактов фальсификации.
Проверить наличие патентов и осуществления торговой деятельности за наличные. Проверить порядок использования регистраторов расчетных операций в сфере торговли
Методология учета деятельности торговых предприятий и требования законодательства имеют свои определенные особенности, которые нужно учитывать при осуществлении контрольных действий. К таким особенностям принадлежит в частности учет:
- товарных запасов;
- переоценки товарных запасов.
Контроль учета товарных запасов целесообразно проводить за такими этапами: 19, с.459
- определение правильности формирования первоначальной стоимости приобретенных товарных запасов;
- оценка методов списания товарных запасов при отпуске и установления их целесообразности;
- проверка и оценка методологии учета товарных запасов в системе документооборота, состояния первичного учета, синтетических и аналитических регистров учета.
При проверке предприятий, которые осуществляют учет товарных запасов по ценам продажи, особенное внимание уделяют проверке правильности определения торговой наценки по реализованному товару с целью подтверждения себестоимости реализованного товара. Для этого нужно в первую очередь подтвердить правильность расчета величины среднего процента торговой наценки и установить его соответствие законодательно утвержденному порядку.
В ходе контроля товарных операций необходимо сверить тождество данных аналитического учета товарных операций оборотам и остаткам по счетам синтетического учета. Данные аналитического учета товарных операций должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета. Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам учета товарных операций. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.
Необходимо убедиться, что: 25, с.176
- конечные сальдо по счетам синтетического учета товарных операций предыдущего отчетного периода соответствующим образом перенесены в начало проверяемого отчетного периода;
- соответствующие показатели бухгалтерской отчетности на начало и конец отчетного периода соответствуют учетным данным регистров синтетического и аналитического учета товарных операций;
- в случае проведенных корректировок начальных и сравнительных показателей бухгалтерской отчетности (например, изменения начального сальдо в результате переоценки товаров) результаты корректировок соответствующим образом раскрыты в пояснениях к проверяемой бухгалтерской отчетности.
Если организация провела переоценку товаров и их балансовая стоимость на начало отчетного периода изменена, аудитору необходимо убедиться в правильности отражения в отчетности переоцененной (восстановительной) стоимости товаров.
Необходимыми предпосылками действенного контроля товарных операций являются: 13, с.282
- наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);
- размещение товаров по секциям складов, а внутри них по отдельным группам и типо-сорто-размерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида товаров следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся товаре;
- оснащение мест хранения товаров весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;
- установление порядка формирования учетных цен на товары и порядка их пересмотра;
- определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск товаров (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им товаров; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;
- определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов товаров, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз товаров со складов и иных мест хранения организации;
- наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений).
4. Типичные и возможные нарушения, которые могут быть выявлены в процессе контрольных действий
Очень важно знать наиболее распространенные ошибки и нарушения, встречающихся при контроле товарных операций в розничной торговле. В данном разделе приведем наиболее характерные ошибки, которые могут быть выявлены в результате контрольных действий, и проанализируем их.
Отсутствие договоров с материально-ответственными лицами снижает степень сохранности товаров на складе предприятия, увеличивает риск разворовывания.
Несоответствие данных бухгалтерского учета остатков товаров их фактическому наличию на складах предприятия. Это выявляется с помощью инвентаризации. Такое несоответствие может возникнуть в результате неполного оприходования поступающего на склад товара, неправильного списания со склада, в результате пересортицы.
Наиболее типичное нарушение налогового законодательства - сокрытие розничного товарооборота, не использование регистраторов расчетных операций. В этом случае не выдается чек РРО или он выбивается не на полную сумму покупки. В результате таких нарушений занижается валовой оборот, а, следовательно, объект налогообложения. 18, с.231
Частым нарушением ведения товарных операций может быть неправильное оформление хозяйственных взаимоотношений между субъектами предпринимательской деятельности. В этом случае между субъектами хозяйствования не заключены договора на покупку-продажу товаров, или нарушаются их условия, главным образом, нарушение сроков оплаты. 18, с.232
В бухгалтерском учете предприятия важно правильно проводить оценку товаров при их поступлении на склад и при дальнейшей реализации и выбытии со склада. Типичная ошибка – несоответствие данных учета первичным документам по приобретению, покупке товаров. При этом в учете могут неправильно распределяются или вообще не распределяются товарно-заготовительные расходы. 15, с.177
Типичным и очень часто встречающимся нарушением является неправильная оценка выбытия товаров. Необходимо четко придерживаться выбранной учетной политики по вопросам списания себестоимости товаров в течение отчетного года. В случае нарушения этой нормы, необходимо внести соответствующие изменения в приказ об учетной политике и сделать соответствующую корректировку финансовой отчетности. В противном случае финансовая отчетность предприятия будет содержать существенные искажения.18, с.233
Очень существенным нарушением ведения товарных операций на предприятиях розничной торговли является своевременность и полнота оприходования выручки от реализации товаров и сдача её в отделения банка. Нарушение лимита кассы карается законодательно. Поэтому очень важно осуществлять постоянный контроль данного вопроса.
Контроль правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета позволяет выявить такие нарушение: использование бухгалтерских счетов не по назначению, нетиповую корреспонденцию счетов, которая не соответствует Инструкции о применении Плана счетов, активов, обязательств и капитала.14, с.216
Ещё одна типичная ошибка – неправильный учет торговой наценки. На предприятиях розничной торговли ведется суммовой учет движения товарных запасов. На отдельном субсчете к счету 28 «Товары» 285 «Торговая наценка» учитывается торговая наценка. После реализации товаров необходимо списывать торговую наценку в соответствии с принятой методикой. Для этого составляются специальные расчеты списания торговой наценки.18, с.233
В целом можно сказать, что все вышеперечисленные ошибки и нарушения возможно выявить в результате проведения систематических контрольных действий.
5. Обобщение результатов контроля и использование их в системе управления предприятием
Обобщение и реализация результатов контроля – это совокупность приемов синтезирования результатов проведенного контроля и принятия решений по устранению выявленных недостатков в финансово-хозяйственной деятельности обревизованного предприятия и предупреждение их повторения в будущем. К таким приемам относятся: группировка недостатков, документирование результатов промежуточного контроля, аналитическая группировка, следственно-юридическое обоснование, систематизированная группировка недостатков в акте комплексной ревизии, принятие решений по результатам ревизии, контроль выполнения принятых решений. 13, с.335
Группировка недостатков - систематизация и обобщение нарушений нормативных правовых актов в процессе хозяйственной деятельности по экономической однородности, времени совершения и значимости. Процедуры группировки применяют при проверке документальной достоверности результатов контроля. Группировка включает следующие процедуры: хронологическую последовательность, систематизированную группировку, хронологически-систематизированную группировку. 18, с.231