· у самій таблиці поточна клітина виділяється табличним курсором, який зображається жирними лініями навколо поточної клітини.
У кожній робочій таблиці містяться 256 стовпців (з яких у новій робочій таблиці на екрані видно, як правило, лише перші 10 (від A до J)) і 16 384 рядків (з яких видно лише 16-18).
Кожний файл Excel називається робочою книгою і кожна нова робоча книга, яка відкривається, містить 16 чистих листів робочих таблиць.
Excel - не лише текстовий редактор. Велика різниця між клітинами робочої таблиці та сторінками текстового редактора полягає в тому, що кожна клітина, крім редагування та форматування тексту, дозволяє проводити розрахунки. Ці розрахунки побудовані на формулах, що створюються в різних клітинах таблиці.
Електронні таблиці можуть зберігати як формули, так і значення, що розраховані по цим формулам. Більше того, формули можуть використовувати значення з інших клітин таблиці і Excel автоматично поновлює відповіді, що розраховані по цим формулам, як тільки змінюється яке-небудь значення в таблиці.
Розрахункові можливості Excel разом з її можливостями редагувати та форматувати пропонують зручну програму для створення будь-якого документа, який може мати текстові та числові дані, а також дозволяє виконувати розрахунки. Отже, дана програма чудово пристосована для здійснення економічного аналізу взагалі з його таблицями, формулами, діаграмами тощо та була використана в даній роботі для виконання економічного аналізу витрат на оплату праці.
При запуску програми Excel прямо під стрічкою формул у вікні документа з’являється порожня робоча книга Excel. Вікно документа неповного розміру, у нього є власне системне меню, стрічка заголовку та кнопки зміни розміру. У стрічці заголовку вказується назва запущеної у цьому вікні програми (Microsoft Excel), а також ім’я файла робочої книги. З правого боку заголовка знаходяться кнопки зміни розміру.
Друга стрічка у вікні Excel - це стрічка меню. Вона містить пункти випадаючого меню програми Excel, від «Файл» до «?», в яких можна вибрати необхідні команди.
Стандартна панель інструментів займає третю стрічку у вікні програми Excel. Кожна кнопка (інструмент) цієї панелі виконує певну функцію.
Під стандартною панеллю інструментів знаходиться панель інструментів форматування. Її кнопки використовуються, як правило, для форматування клітин і їх змісту в робочій таблиці.
У стрічці формул відображається адреса поточної клітини та її зміст.
Внизу вікна документа знаходяться кнопки прокрутки ярличків листів робочих таблиць, потім кнопки для переходу на інші листи книги, а за ними - горизонтальна полоса прокрутки, за допомогою якої можна ввести до поля зору нові стовпці поточного листа робочої таблиці. З правого боку вікна документа знаходиться вертикальна полоса прокрутки, за допомогою якої можна ввести до поля зору нові рядки поточної таблиці. На перетині горизонтальної та верикальної полоси прокрутки, у правому нижньому кутку, знаходиться кнопка зміни розміру, за допомогою якої можна змінити розмір та форму вікна документа.
У самому низу вікна документа Excel (там, де знаходиться горизонтальна полоса прокрутки) розташовані кнопки прокрутки ярличків листів таблиць, а за ними - самі ярличкі перших 6-7 листів робосої книги.
Стрічка статуса знаходиться в самому низу вікна Excel. Її задача заключається в тому, щоб інформувати користувача про поточний стан програми Excel.
Щоб внести інформацію в робочу таблицю, необхідно помістити табличний курсор у потрібну клітину, а потім ввести дані. Щоб завершити введення даних необхідно виконати одну із наступних дій:
· вибрати кнопку «Ввод» (із зображенням галочки) у стрічці формул;
· натиснути клавішу <Enter> на клавіатурі;
· натистути одну з клавіш керування курсором (наприклад, <> або <>щоб перейти до іншої клітини.
Коли вводяться дані в робочу таблицю, Excel аналізує інформацію, яка вводиться, і визначає чи вона є текстом, числовим значенням чи формулою.
Якщо Excel виявляє, що введені дані є формулою, то вона автоматично проводить розрахунок за даною формулою і заносить отриманий результат у відповідну клітину робочої таблиці (при цьому формула залишається у стрічці формул). Якщо Excel вважає, що введені дані не формула, то вона визначає чи дана інформація є текстом чи числовим значенням.
Текст - це просто ті дані, які Excel не може віднести ні до формул, ні до числових значень. На практиці більшість текстів є комбінацією літер, знаків пунктуації або літер і чифр. Текст у робочій таблиці використовується, як правило, для заголовків (наприклад, для заголовків таблиць, що використовуються в аналізі) і різноманітних специфікацій і приміток (наприклад, показники тощо).
Числові значення - це будівельний матеріал більшості формул, що створюються в Excel. У цій програмі вони бувають двох типів: кількісні величини та числа, що представляють дати або час.
В Excel дуже велике значення мають формули. Про те, що користувачу необхідно ввести в поточну клітину саме формулу (а не текст або число), говорить знак рівності (=) перед пеншим символом формули. У білошості простих формул за знаком рівності йде вбудована функція, наприклад, SUM або AVERAGE. У іншому типі формул використовуються ряди чисел або координати клітин (що містять значення), які розділені одним або декількома з перерахованих нижче математичних операторів:
+ (плюс) - додавання;
- (мінус) - віднімання;
*(зірочка) - множення;
/ (коса лінія) - ділення;
^ (знак вставки) - піднесення в ступінь.
Щоб створити більш складні формули з різноманітними комбінаціями цих операцій, необхідно скористатися функціями Excel.
Функція - це задана формула, що виконує певний тип розрахунків. Щоб скористатися функцією, необхідно надати їй усі необхідні для виконання розрахунків величини (аргументи функції). Так само, як і при побудові формул, кожна функція повиння починативя зі знака рівності (=). Після знака рівності вводиться ім’я функції, потім всі аргументи в дужках.
Хоча функцію можна ввести прямо в клітині, в Excel передбачено так званий «Мастер функций», який дозволяє не лише обирати функцію, але й задавати її аргументи.
Щоб визвати «Мастер функций» необхідно обрати кнопку «Мастер функций» (з відміткою fx) на стандартній панелі інструментів. Після цього з’явиться діалогове вікно з двома вікнами списку: «Категория» і «Функция».
Після того, як буде здійснено вибір необхідної функції, в нижній частині діалогового вікна Excel покаже аргументи, які необхідно задати для обраної функції, і вставить у поточну клітину ім’я функції (а також обов’язкові дужки).
Крім того, на стандартній панелі інструментів знаходиться інструмент «Автосуммирование» (позначений прописною грецькою літерою «сігма»). Він не лише вводить функцію СУММ, а й обирає інтервал клітин поточного стовпця або рядка і автоматично задає їх у якості аргументів функції. Даний інструмен є дуже зручним і часто використовується в різноманітних таблицях для заповнення, наприклад, рядка «Разом», «Всього» тощо.
Після того, як усі дані введені, розраховані та збережені, виникає необхідність зайнятися зовнішнім виглядом таблиці для того, щоб інформація сприймалася краще. Для цього необхідно вибрати тип форматування, який є найдоречнішим для даної робочої таблиці.
Введення даних в клітину та форматування даних в Excel - це різні речі. Тому, якщо змінити зміст відформатованої клітини, нові елементи також будуть представлені у заданому форматі. Це дозволяє форматувати чисті клітини робочої таблиці, а потім вводити дані. У результаті цього зміст даних клітин автоматично прийме встановлений формат.
Щоб відформатувати таблицю, необхідно послідовно виділяти певні її фрагменти і задавати їм необхідні параметри. Але в Excel також є метод форматування, який не потребує ніякого попереднього виділення клітин. Засіб «Автоформат» є настільки автоматичним, що для його застосування необхідно лише помістити табличний курсор всередині таблиці даних, а потім обрати в меню «Формат» команду «Автоформат».
Як тільки відкриється діалогове вікно «Автоформат», Excel автоматично вибере всі клітини у заповненому блоці даних.
Після відкриття діалогового вікна «Автоформат» можна швидко справитися з форматуванням виділеного блоку, обравши один із вбудованих табличних форматів.
Після того, як усі робочі таблиці містять необхідні дані та розрахунки і мають пристойний вигляд, можна виводити їх на друк або скопіювати в текстовий редактор Word так, щоб вони не суперечили загальному контексту роботи. Після цього, якщо в цьому є необхідність, форматування таблиць продовжується в Word.
Слід зазначити, що програма Word хоча й текстовий редактор, проте в ньому також можна будувати таблиці, проводити нескладні розрахунки та застосовувати для деяких ділянок економічного аналізу.
Проте можливості Excel не обмежуються створенням таблиць. Для того, щоб підвищити інтерес до таблиць, проілюструвати зв’язки та аномалії, що майже непомітні, якщо володіти лише числовими даними, до робочих таблиць можна додавати діаграми.
Excel створює діаграми за допомогою засобу «Мастер диаграмм». «Мастер диаграмм» складається з п’яти кроків, при проходженні яких отримується закінчена діаграма.
Перед тим як виклакати «Мастер диаграмм», необхідно виділити інтервал клітин, інформація про який повинна бути використана при створенні діаграми. У Excel можна побудувати такі види діаграм: лінійна, гістограма, графік, гругова діаграма, пелюсткова, змішана тощо.
Діаграми - не єдиний графічний образ, який можна використати в Excel. Дана програма дозволяє застосовувати до робочої таблиці графіки, текстові вікна, малюнки тощо.
Отже, навіть розглянувши далеко не всі можливості Microsoft Excel, можна зробити висновок, що даний програмний продукт є найбільш доступним і зручним для побудови різноманітних баз даних і таблиць взагалі, так і для проведення економічного аналізу зокрема.