У разі неврахування цих побажань і за відсутності вмотивованої усної чи письмової відповіді керівника ревізійної групи з цього питання керівник бюджетної установи звертається для вирішення конфліктної ситуації до керівництва ГоловКРУ, КРУ в регіоні чи КРВ у районі (місті).
Закінчення контрольних дій за часом є умовним, оскільки вони під час проведення ревізії (перевірки) поступово переходять у наступний третій етап ревізійного процесу - оформлення матеріалів ревізії (перевірки).
Це здійснюється з метою надання визначеним законодавством користувачам, зокрема ініціаторам контрольних заходів і керівництву бюджетної установи, суттєвої, повної та достовірної інформації про результати контрольних заходів.
В Інструкції № 121 визначено, що результати ревізії оформляють актом, який підписують керівник ревізійної групи (ревізуючий), керівник і головний (старший) бухгалтер перевіреної бюджетної установи, а за потреби -колишні керівник і головний (старший) бухгалтер, у період роботи яких трапилися виявлені порушення, зловживання.
Кінцевою датою складання акта, зазвичай, є останній день проведення ревізії (перевірки), зазначений у посвідченні на її проведення.
Перевірки окремих питань, передбачених окремим робочим планом проведення ревізії, оформляють окремими довідками (актами), які підпису¬ють ревізор і головний (старший) бухгалтер бюджетної установи.
Результати перевірки оформляють довідкою, але в усіх випадках вияв¬лення порушень чинних законодавчих і нормативних актів, серйозних вад у веденні обліку та складанні звітності, коли державі завдано збитків, тощо - за результатами складають акт, а не довідку.
Роль керівника ревізійної групи викладають в акті (довідці) на. підставі перевірених даних і фактів, що випливають з;
- наявних оригіналів документів (зокрема вилучених в установленому порядку іншими органами державного фінансового контролю або правоохоронними органами) установи, яка ревізується; даних про результати проведених зустрічних перевірок;
-наслідків інвента¬ризацій, контрольних обмірів;
-даних перевірки якості послуг, відповідності робіт (послуг) чинним стандартам, цінам і тарифам, а також інших даних.
У складанні акта (довідки) ревізії (перевірки) повинна бути дотримана об'єктивність, ясність і вичерпність опису виявлених фактів порушень.
Не допускається внесення до акта (довідки) ревізії чи перевірки різного роду висновків, пропозицій і не підтверджених документами даних про фінансово-господарську діяльність бюджетної установи, а також даних зі слідчих матеріалів (протоколів допитів) і покликань на свідчення посадових осіб, які вони дали перед слідчими органами.
В акті ревізії (перевірки) ревізори не повинні давати правову та/або морально-етичну оцінку дій посадових і матеріально відповідальних осібустанови, кваліфікувати їхні наміри або оцінювати дії як «розкрав кошти», «привласнив державне майно», «сфабрикував», «злочинець», «шахрай» та ін.
Керівництву бюджетної установи треба знати, що складений акт (довід¬ка) про результати ревізії (перевірки) вручається для ознайомлення та підпису керівникові або головному бухгалтеру, а за їх відсутності - іншим посадовим особам, які мають право підпису фінансових документів, одним із зазначених способів:
— особисто під розписку;
— через канцелярію (загальний відділ) з позначкою на примірни¬ку акта органу ДКРС дати реєстрації в журналі вхідної кореспонденції бюджетної установи та підпису посадової особи канцелярії (загального відділу), яка здійснила реєстрацію;
— рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням. Керівник, головний (старший) бухгалтер та інші особи, яким надано
право підпису фінансових документів, знайомляться та підписують акт упродовж не більше трьох робочих днів з дати його вручення (надходження).
За наявності заперечень або зауважень до акта ревізії (перевірки) керівник, головний (старший) бухгалтер чи інші особи підписують акт (довідку) із застереженням про це перед своїми підписами та не пізніш як через п'ять робочих днів з дня його вручення (надходження) подають зауваження письмово органу ДКРС, який проводив ревізію (перевірку).
Якщо впродовж цього п'ятиденного терміну заперечення чи зауваження до акта (довідки) не надійдуть, то контрольно-ревізійний підрозділ має право вжити належних заходів з реалізації матеріалів ревізії або перевірки (передати матеріали до правоохоронних органів, інформувати органи влади чи господарського управління, винести рішення про фінансові санкції та адміністративні штрафи тощо).
У виняткових випадках за письмовим зверненням керівника установи термін подання заперечень чи зауважень може бути продовжено керівником контрольно-ревізійного органу, за дорученням якого проводилася ревізія (перевірка).
Після підписання акта ревізії (перевірки) із зауваженнями ревізори за потреби невідкладно беруть додаткові пояснення від посадових осіб, причетних до виявлених ревізією (перевіркою) порушень чи зловживань.
Правильність об'рунтувань, фактів, викладених у запереченнях або зауваженнях, поданих до підписаного акта, ревізори повинні ретельно перевірити і в термін не пізніше 15 робочих днів з дня отримання заперечень дати щодо них письмовий висновок, який затверджує керівник контрольно-ревізійного підрозділу (відділу в районі, місті, управління в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві та Севастополі, відповідного управління ГоловКРУ України).
У разі відмови посадових осіб від ознайомлення та/або підписання акта (довідки) за наслідками ревізії або перевірки посадові особи державної контрольно-ревізійної служби засвідчують це відповідним актом за своїми підписами в день передачі акта на ознайомлення й підписання.
Одразу ж після складання акта про відмову від підписання контрольно-ревізійний підрозділ має право вжити належних заходів з реалізації матеріалів ревізії (перевірки) з обов'язковим зазначенням у супровідних листах на адресу органів влади, господарського управління чи правоохоронних органів факту відмови від ознайомлення з актом і від його підписання.
Реалізація матеріалів ревізії (перевірки) є завершальнимдуже важливим етапом ревізійного процесу.
Дані про недостачі та крадіжки грошових коштів та матеріальних цінностей відображається в звіті.