2. Помещения и оборудование. Основные требования относительно организации хранения лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечных учреждениях установлены Инструкцией из организации хранения в аптечных учреждениях разных групп лекарственных средств и предметов медицинского назначения. Лекарственные средства, которые нуждаются в особых условиях хранения, должны быть немедленно идентифицированы и размещены в соответствующих помещениях (зонах) хранения согласно требованиям действующего законодательства. Помещение для хранения в аптеке должно быть достаточно просторным, чтобы обеспечить упорядоченное хранение различных категорий материалов и продуктов. Чистым и защищенным. Лекарственные средства в производственных складских помещениях должны храниться на стеллажах, поддонах, подтоварниках, в шкафах, холодильном и другом специальном оборудовании для обеспечения условий хранения лекарственных средств в соответствии с действующими требованиями [11]. При наличии на аптечной базе (складе) иммунобиологических препаратов общий объем холодильного оборудования должен обеспечивать в соответствии с действующими требованиями хранение всего количества указанных лекарств, которое содержится на базе (складе). Лицензиат при хранении лекарственных средств обязан исключить их повреждение (разливание, рассыпание, разбитие), заражение микроорганизмами и перекрестной контаминации. Хранение лекарственных средств требуют особенных температурных условий, контролируемых устройствами для постоянного мониторинга температуры, или термоконтейнерами.
3. Персонал. Применительно к ресурсам действует третий принцип менеджмента – это вовлечение работников. Именно работники всех уровней составляют основу организации. Их полное вовлечение дает возможность организации с выгодой использовать их способности. С одной стороны, управленческое решение руководства о том, что система менеджмента должна функционировать, а с другой стороны – только в том случае, когда весь персонал осознает, что система менеджмента – это не простая совокупность дополнительных бумажек, которые будут стоять на полке. Это должна быть действенная структура, а работать она будет только тогда, когда все поймут, на чем она основана и для чего это делается. В каждой аптеке в том или ином виде система менеджмента качества создана и успешно функционирует – у кого-то на 10%, у кого-то на 90%.
4. Документация Операции, влияющие на качество товаров, должны описываться письменными процедурами. Система менеджмента качества нацелена на то, чтобы систематизировать процессы, посмотреть, все ли из них обеспечены необходимыми ресурсами, документами. Важно знать, на все ли процессы есть документированные процедуры и правила выполнения. Процесс анализа и улучшения нужен для того, чтобы принимать управленческие решения, основанные на фактах, – это седьмой принцип менеджмента стандартов ИСО. Эффективные решение основываются на анализе данных и информации.
7. Возвраты. Наличие в обращении некачественных или фальсифицированных лекарственных средств, исключая те, срок пригодности которых прошёл, не допускается. Выявив факт наличия некачественных, фальсифицированных и тому подобное лекарственных средств, субъект предпринимательства должен составить соответствующий акт и принять меры относительно исключения их из обращения. Исключение из обращения таких лекарственных средств, происходит путем утилизации и уничтожения в соответствии с Правилами утилизации лекарственных. Разработаны порядок работы с письмами Росздравнадора о забракованной и фальсифицированной продукции для специалистов Центра в соответствии с требованиями и по формам, указанным в письме Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития от 28.09.2004. № 4082/04.
5. Оптимизация системы управления качеством фармацевтической деятельности в аптеке
В результате изучения литературы по управлению качеством ЛО можно предложить оптимизировать деятельность аптечных организаций путем внедрения следующих принципов:
Качество управления – понятие многогранное, в него входит множество составляющих, таких как: прозрачность и управляемость процессов, качество информации, возможность оперативного контроля текущей деятельности и многое другое [9, 10]. При этом практически единственным инструментом осуществления управления служат различные документы. Таким образом, очевидный способ изменить качество управления предприятием состоит в повышении эффективности работы с документами.
Управление качеством деятельности аптеки опирается на следующие принципы:
· Достаточный ассортимент и объем по доступным ценам ЛС
Задачей аптеки является не что иное, как предоставление населению ЛС и аптечных товаров в нужном месте и в удобное для посетителей время, для чего определяются потребности, поставщик, составляется заявка, проводится закупка, изучается дозировка.
· Социальная доступность
Проведение исследований по ассортименту в пределах синонимов и аналогов. В аптеке присутствует не одно торговое наименование одного действующего вещества. Торговые названия иногда разнятся на 100–700%, в зависимости от производителя. Аптека закупает различные торговые наименования с различным уровнем, чтобы обеспечить социальную доступность различным социальным группам посетителей. В одной фармакотерапевтической группе можно брать и дорогостоящие, и средне-, и низкостоящие препараты.
Работники аптеки должны предвидеть ожидания потребителя и добиваться соответствия продукта этим ожиданиям. Не всегда это возможно. К примеру, потребитель хочет получить перед покупкой лекарственного препарата консультацию у фармацевта. Но фармацевт – не врач и никакой законодательно закрепленной ответственности за здоровье пациента в нашей стране не несет. Однако не получая ожидаемого, потребитель остается неудовлетворенным.
Система автоматизации аптечного предприятия отличается от систем автоматизации торговых предприятий. У аптек очень много своей специфики, в основном связанной с ценообразованием, которое в России всегда было сложным и запутанным процессом. Ценообразование в аптеке выполняется по определенным законодательным документам и строго регламентировано, есть перечень препаратов, которые не облагаются налогом. На такие медикаменты по–другому формируется розничная цена. Раньше для аптечных работников процесс получения товара и оформления цены был трудоемкий, занимал много времени. Поэтому без автоматизации здесь просто не обойтись.
Системы автоматизации дают возможность работникам аптеки просмотреть данные о том, что есть в наличии, какие медикаменты закончились, и что нужно докупить. Процесс быстрого просматривания реальных остатков — один из главнейших при выборе системы автоматизации.
В любой обычной аптеке, где стоит простой кассовый аппарат, при совершении покупки деньги, которые мы платим в кассу, никак не взаимосвязаны непосредственно с тем товаром, который мы получаем.
И здесь сразу возникает несколько проблем:
- во-первых, в аптеке отсутствует полноценный и детальный учет движения товаров и финансовых средств. Невозможно, например, в любой момент времени сказать, сколько данного товара было продано, осталось в торговом зале или на складе, невозможно автоматически запретить пробивать товар, который уже закончился и т.д.;
- во-вторых, трудно избежать ошибок, которые может допустить кассир;
- в-третьих, отсутствие подробного учета не дает возможности провести статистику и детальный анализ динамики продаж, что мешает более гибко реагировать на изменение спроса.
6. Анализ и пути совершенствования системы управления качеством лекарственных средств в аптеке ООО «МАИР»
ООО "МАИР" работает на фармацевтическом рынке уже более 15 лет в Приморском крае. Ее аптечная сеть объединяет 5 торговых точек и пользуется огромной популярностью - несколько тыс. жителей г. Владивостока имеют карточки постоянных клиентов. Занимает второй этаж 2-х этажного здания. Помещение аптеки новое, действует с мая 2010 года, отвечает всем требованиям НТД и санитарным нормам, работает с 9:00 до 20:00 без выходных. Имеются вывески о наименовании аптеки и о часах работы. Располагается в удобном для посетителей месте, вблизи автобусной остановки.
Своей основной миссией «Маир» считает не столько продажу лекарств, реализацию фармпрепаратов и лекарственных средств, изделий медицинского назначения, сколько оказание фармацевтических услуг на высоком уровне, поэтому компания стремится ориентироваться на клиента, гарантировать качество лекарств, и как можно лучше обслужить покупателя. Все это, наряду с вполне понятным желанием сделать свою работу более эффективной, заставило руководство задуматься о внедрении системы управления качеством.
Работая по системе управления качеством менее года аптека может подвести некоторые итоги. Объективные показатели подтверждают, что внедрение системы управления качеством способствовало оптимизации оборотных средств: повысился объем продаж в аптеках сети, уменьшилось количество малодоходных и неликвидных товаров, а также продуктов с истекшим сроком годности. Увеличилось число постоянных покупателей. Анализ их спроса, пожеланий и предложений позволил практически избавиться от дефектуры. Кроме того, благодаря ориентации персонала на работу с клиентами значительно возросло не только количество покупок в сети, оптимизировалась их средняя стоимость. Специалисты по управлению качеством в настоящее время отмечают, что главным и самым проблемным звеном любой структуры управления являются люди. В нашем случае - специалисты-фармацевты. Те, кто находится в непосредственном контакте с клиентами, посетителями, потребителями. Для внедрения системы менеджмента качества в аптеке были проведены некоторые изменения в организационной структуре и во взаимоотношениях в коллективе. Эффективная система обучения кадров, постоянный контроль над обучением повысили качество работы персонала.