Комп`ютеризовані методи аудиту (стр. 2 из 3)

Оперативна інформація користувачу для контролю господарських операцій (інвентаризація цінностей, перевірка списання природних втрат, виконання інших контрольно-аудиторських процедур) видається міні-, мікро-ЕОМ на АРМ аудитора відповідно до запиту згідно із заданими диспетчером програмами. Функціонально-структурну схему обробки економічної інформації персональною, міні-, мікро-ЕОМ в умовах АРМ аудитора подано на рис. 3.

З наведеної структурної схеми видно, що вхідна інформація, а також формуляр-запит аудитора при контролі господарської діяльності вводяться в систему інтегрованої обробки економічної інформації на персональній, міні – або мікро-ЕОМ через клавіатуру дисплея. Крім того, у систему обробки вводиться із машинних накопичувачів вхідна інформація на гнучких магнітних дисках, яка зберігається у базах даних із минулих звітних періодів, а також законодавча, нормативно-довідкова та ін.

Рис. 3. Структурна схема обробки економічної інформації персональної міні- і макро-ЕОМ в умовах АРМ аудитора, ревізора.

Таким чином, повністю автоматизується контроль договорів поставок сировини і матеріалів, формування собівартості продукції, робіт і послуг, виконання плану реалізації продукції та інших господарських операцій.

Перевірка господарських операцій, зафіксованих на машинних носіях обліково-економічної інформації, створює умови для підвищення аналітичності даних при виконанні контрольно-аудиторських процедур без додаткової трудомісткості. Крім того, створюється можливість перманентного проведення внутрішнього аудиту фінансово-господарської діяльності підприємства. Цьому сприяє використання баз даних, сформованих засобами обчислювальної техніки.

Загальногалузевими керівними методичними вказівками про надання юридичної сили документам на магнітній стрічці і паперовому носії, що створюються засобами обчислювальної техніки, визначено умови використання їх на підприємствах і в організаціях, а також надання цим документам юридичної сили, що особливо важливо для проведення аудиту фінансово-господарської діяльності підприємства.

Документ має юридичну силу, якщо він записаний на магнітній стрічці, виготовленій і розміченій відповідно до вимог державного стандарту, і закодований згідно із загальнодержавним класифікатором техніко-економічної інформації.

У документі мають бути такі реквізити: найменування організації, яка здійснює запис документа на магнітній стрічці; дата складання документа; місцезнаходження організації – створювача документа; код оператора, яким записано документ на магнітній стрічці. Виходячи із галузевої належності підприємств і організацій, міністерства і відомства можуть встановлювати також інші реквізити.

Документ на магнітному носії можна використовувати без перетворення у людино-читану (візуальну) форму на підприємствах для контролю господарських операцій, які застосовують в обробці економічної інформації електрони)' обчислювальну техніку. Підприємства зобов'язані вести облік, транспортувати і зберігати документи на магнітних носіях відповідно до встановлених міністерствами і відомствами порядку та умов, які забезпечують збереження даних, записаних на магнітному носії, і захист їх від несанкціонованого доступу.

Обов'язкові реквізити на магнітному носії можна розміщувати або позиційним способом, або за допомогою міток, – які дають змогу однозначно ідентифікувати реквізити. Такі реквізити, як найменування і місцезнаходження організації, що створила документ на магнітному носії, зазначають нанесенням ідентифікованого коду за загальнодержавним класифікатором підприємств і організацій, а також системою позначень об'єктів адміністративно-територіального поділу України.

Особливу увагу при проведенні аудиту приділяють правильності заповнення реквізиту «Код оператора, який записав документ на магнітному носії», щоб ідентифікацією можна було встановити конкретну особу, відповідальну за достовірність даних на магнітному носії. Належність коду конкретній особі реєструють у порядку, встановленому міністерством, відомством за підпорядкованістю АСОІ, а також створенням технічних умов, які виключають можливість викривлення коду.

Документ на магнітному носії записують на основі даних, зафіксованих у первинних документах, одержаних по каналах зв'язку від автоматично реєструючих пристроїв або у процесі автоматизованого розв'язання задач на ЕОМ. Це потребує точного додержання встановленого технологічного режиму обробки даних та запису їх на магнітному носії, а також забезпечення юридичної сили первинних документів. Добуті дані по каналах зв'язку автоматично реєструючих пристроїв і записані в документах на магнітному носії мають юридичну силу за умови засвідчення ідентифікації і достовірності передавання інформації підписами осіб, відповідальних за справність обладнання і збереження даних.

Документи на магнітному носії створюють також на підставі даних, добутих у процесі автоматизованого розв'язання задач. Надання їм юридичної сили зумовлено достовірністю даних і відповідністю алгоритму перетворення даних способам обробки.

Первинна документація, яка використовується для обліку, контролю й аудиту господарської діяльності підприємств, перенесена в документ на магнітному носії, а також документи на ньому, створені засобами обчислювальної техніки, в тому числі замінені після внесення змін, зберігаються протягом строків, встановлених для цих документів міністерствами, відомствами, разом з державними архівними органами. В окремих випадках для візуального контролю дозволяється перетворення у людино-читану форму документа, створеного на магнітному носії, а також проміжних даних, добутих у процесі створення цього документа. Так, щороку ЕОМ можуть видавати машинограми (відомості) обліку заробітної плати робітників і службовців, необхідні для оформлення пенсій, обліку трудового стажу тощо.

За оригінал документа на магнітному носії приймають перший за часом запис на ньому, зафіксований у встановленому порядку. До нього належать усі первинні документи, якими оформляють господарські операції на підприємстві. Автентичні (відповідні оригіналу) записи, зроблені у документі на магнітному носії пізніше за часом, називаються дублікатами.

Документи, переписані з оригіналів або дублікатів на інші носії (магнітні касети, диски) з повною аутентичністю, називаються копіями. Копії документа на магнітному носії, записані машинним способом на паперовий носій (людино-читані копії), мають юридичну силу за умови автентичності їх, а також додержання інших вимог до первинних документів, що фіксують господарські операції, у тому числі вказівку на те, що оригінал має форму документа на магнітному носії, завіреній штампом або печаткою, відповідні підписи працівників обчислювального центру, який видав людино-читану форму документа.

Застосування в обліку і контролі господарської діяльності підприємств документів на магнітних носіях пов'язано із частим внесенням змін у оригінал документа. Зміни треба вносити на основі спеціально складеного повідомлення, яке містить: найменування організації, яка створила оригінал документа на магнітному носії; зміст змін; посилання на підставу для змін; час внесення змін; відповідні підписи; штамп або печатку організації, яка створила оригінал документа на магнітному носії. Як правило, зміни, внесені у документи, що використовуються в обліку і контролі господарської діяльності, повинні підписуватися головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою.

Первинні документи-оригінали, автентичні із створеними на їх основі документами на магнітному носії, повинні бути вилучені із системи обліку господарської діяльності. Для того щоб уникнути повторного використання їх в обліку, на кожному документі ставлять штамп «Анульований», «Замінений документом на магнітному носії, інвентарний номер…». Для усунення трудомісткості штамп дозволяється ставити на титульному листі папки, пачки, в якій зброшуровані анульовані документи. Анульовані документи-оригінали знищують після закінчення строку архівного зберігання їх.

При проведенні аудиту необхідно особливо ретельно перевірити на підприємстві порядок погашення (анулювання) документів-оригіналів, перезаписаних на магнітному носії.

Практика показує, що погашення штампом анульованих документів треба доручати працівникам обчислювального центру, які здійснюють контроль випуску вихідних машинограм.

Машинограма має юридичну силу, якщо вона створена на паперовому носії в людино-читаній, друкованій формі засобами обчислювальної техніки відповідно до порядку, встановленого технологічним процесом обробки даних, відповідає стандарту на уніфіковані системи документації. Машинограми, що використовуються в обліку, контролі й аудиті господарської діяльності підприємств, повинні мати необхідні форми засвідчення – підписи працівників інформаційно-обчислювального центру, що контролюють достовірність випуску вихідної інформації, і працівників бухгалтерії – головного бухгалтера або уповноваженої особи. Обов'язковими реквізитами машинограми є найменування і місцезнаходження організації, яка створила машинограму (обчислювальна установка), дата створення (видавання машинограми).

Машинограми, які мають юридичну силу, використовуються також при плануванні діяльності підприємства, матеріально-технічному постачанні, оперативному управлінні, статистиці за умови додержання необхідної форми засвідчення – підписів осіб, відповідальних за достовірність наведених даних.

У тих випадках, коли в машинограму вносять виправлення, зроблені від руки, необхідно, щоб особа, яка вносить виправлення, зазначила підставу для зміни даних, дату, посаду і засвідчила правильність виправлень своїм підписом. Кожне виправлення машинограми перевіряють при проведенні ревізії, аудиту.