Командирование работников на автотранспорте нанимателя
Направление в служебную командировку
При направлении работников в служебную командировку на автомобильном транспорте нанимателя необходимо оформить следующие документы:
Кроме того, при направлении в командировку за рубеж необходим паспорт (при направлении в дальнее зарубежье - визы).
Возмещение расходов на командировки
Работникам, отправляемым в командировку на автотранспорте нанимателя, возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится в общем порядке, подробно рассмотренном нами ранее. При этом необходимо отметить, что в соответствии с п. 2 постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (далее - Постановление № 7) водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, оплата расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных) должна производиться в размере не менее 40% от установленных этим документом норм. Если локальным нормативным актом, утвержденным руководством организации, устанавливаются нормы возмещения суточных указанной категории водителей в меньшем размере, то это является ухудшением положения работников по сравнению с законодательством о труде. Напомним, что согласно ст. 7 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) локальные нормативные акты, содержащие условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными.
Подтверждением для выплаты иностранной валюты при командировках в страны, при пересечении границы которых отметка в паспорте не делается, являются путевой лист с отметками о въездах (выездах) в организации, командировочное удостоверение (если организация, в которую работник командируется, согласна «засвидетельствовать» его приезд и отъезд), а также сопроводительные документы на перевозимый груз. Согласно разъяснениям, полученным в Министерстве труда и социальной защиты Республики Беларусь, к числу таких документов могут относиться товарно-транспортные накладные, квитанции об оплате за проезд по платным дорогам и др. Если из сопроводительных документов время пересечения границы узнать не удается, то на основании указанных отметок оно может быть определено расчетным путем с учетом маршрута и графика движения автотранспорта. При этом пересечение границы определяется по местному времени Республики Беларусь.
Кроме того, в соответствии с п. 53.6 Положения № 55 работникам, командированным на автотранспорте нанимателя, выдаются авансы в иностранной валюте на следующие расходы по:
Если расходы водителя, связанные с командировкой, превысили сумму аванса, выданного ему в валюте, то возмещение произведенных им расходов производится в той валюте, в которой выдан аванс. При отсутствии данного вида валюты наниматель может произвести возмещение расходов как в другой иностранной валюте, так и белорусскими рублями по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату составления авансового отчета.
При выполнении международных перевозок также возмещаются расходы:
Все вышеуказанные расходы возмещаются в размере фактически произведенных сумм расходов на основании подтверждающих документов, представленных в оригинале, и относятся на затраты по производству и реализации продукции (работ, услуг) в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
Автотранспорт, на котором работник направляется в заграничную командировку, совсем не обязательно должен принадлежать организации на праве собственности. Он может быть и арендованным. Кроме того, согласно гл. 36 Гражданского кодекса Республики Беларусь автотранспортное средство может быть предоставлено организации во временное безвозмездное пользование, а ст. 106 ТК предусматривает возможность использования работниками принадлежащих им на праве собственности автотранспортных средств для нужд нанимателя.
Каждый из перечисленных случаев использования автомобиля имеет свои особенности налогообложения и бухгалтерского учета, но в любом из них действует общее правило, установленное п. 6.1 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35: командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Аналогичные требования введены и п. 53.1 Положения № 55: командированному работнику возмещаются расходы по проезду до места командирования и обратно при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции, проездные билеты).
Следовательно, расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, использованных при поездке в командировку как за границу, так и в пределах Республики Беларусь на автомобиле, используемом для служебных поездок, подлежат возмещению при представлении подтверждающих документов в оригинале.
Использование личного автотранспорта работника для командировки
Что касается использования личного автотранспорта работника для нужд нанимателя, то, вообще говоря, по такому договору может использоваться как легковой, так и грузовой автомобиль. Однако осуществлять перевозки на грузовом автомобиле работника нанимателю все же не стоит. Поясним сказанное.
Согласно п. 13 Правил дорожного движения, утвержденных Указом Президента Республики Беларусь от 28.11.2005 № 551 «О мерах по повышению безопасности дорожного движения», водители механических транспортных средств, принадлежащих юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, транспортная деятельность которых подлежит лицензированию, обязаны, кроме прочих документов, иметь при себе и предъявлять работникам ГАИ и Транспортной инспекции Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь лицензионную карточку на транспортное средство и транспортные документы.
В соответствии с Инструкцией о порядке выдачи и использования лицензионных карточек на транспортные средства, утвержденной постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 30.10.2003 № 50, для получения лицензионной карточки на автотранспортное средство (в случае, когда это транспортное средство не находится в собственности лицензиата) необходимо представить в Транспортную инспекцию Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь заверенные в установленном порядке копии документов, подтверждающих право владения или пользования ими.
Поскольку договор об использовании личного автомобиля в целях нанимателя не предполагает права владения данным автомобилем юридическим лицом или пользования им (в гражданско-правовом смысле), то и получение лицензионной карточки в этом случае является невозможным. Следовательно, для осуществления грузоперевозок (лицензируемой деятельности) организации следует заключить с работником договор аренды транспортного средства.
С учетом сказанного в дальнейшем мы будем говорить только об использовании личного легкового транспорта работника для нужд нанимателя.
Как было указано выше, работнику, направляемому в служебную командировку на автомобиле, расходы по приобретению горюче-смазочных материалов возмещаются в полном объеме в размере стоимости, указанной в представленных подлинных документах. Но означает ли это правомерность их отнесения на себестоимость в том же размере?
Согласно разъяснению Министерства экономики Республики Беларусь от 05.09.2001 № 13-13/4898 и Министерства финансов Республики Беларусь от 05.09.2001 № 15-9/700 «О порядке включения в себестоимость продукции (работ, услуг) затрат по специальным и служебным легковым автомобилям» (далее - Разъяснение) к расходам на содержание служебного легкового автотранспорта, кроме специального, в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.05.1999 № 638 (далее - Постановление № 638) относятся:
В п. 1 Разъяснения сказано, что Постановлением № 638 установлена обоснованность включения юридическими лицами и их обособленными подразделениями в себестоимость продукции (работ, услуг) расходов на содержание только одной единицы служебного, кроме специального, или используемого для служебных поездок личного легкового автотранспорта в пределах установленных норм. Расходы же на содержание служебного, кроме специального, легкового автотранспорта и на использование для служебных поездок личного легкового автотранспорта сверх установленного количества и норм согласно Разъяснению осуществляются за счет прибыли, остающейся в распоряжении юридических лиц и их обособленных подразделений.
Следует отметить, что данная норма Разъяснения устарела и уже не соответствует действующему законодательству.
Во-первых, внесены изменения в само Постановление № 638. Согласно его положениям юридические лица и их обособленные подразделения включают в затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при ценообразовании и налогообложении (а не в себестоимость, как раньше), расходы на содержание только одной единицы служебного, кроме специального, или используемого для служебных поездок личного легкового автотранспорта в пределах установленных норм. Во-вторых, такой категории, как «прибыль, остающаяся в распоряжении предприятия», в действующем законодательстве больше не существует.
Следовательно, об ограничениях, связанных с отнесением расходов на содержание только одной единицы служебного, кроме специального, или используемого для служебных поездок личного легкового автотранспорта, можно говорить только при определении налогооблагаемой прибыли и ценообразовании, а для целей бухгалтерского учета расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, использованных при служебной командировке на легковом автомобиле, относятся на себестоимость в полном объеме в размере стоимости, указанной в представленных документах. Разумеется, если при этом не нарушены линейные нормы расхода топлива и нормы расхода смазочных материалов, установленные Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь для конкретного автомобиля. Для определения точных норм расхода топлива на автомобили, коэффициентов корректирования линейных норм расхода топлива в зависимости от условий их эксплуатации, а также норм расхода смазочных материалов организациям следует руководствоваться Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 31.12.2008 № 141 и вступившей в силу с 1 марта 2009 г.