Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления.
К политической примыкаетидеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.
К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.
Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности.
Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.
Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.
В-третьих, функции документа можно разделить на:
функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации)
функции постоянно действующие(все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.
Как уже отмечалось ранее, документ может выполнять и нести одновременно несколько функций. Например, у устава, инструкции, договора главными функциями являются управленческая и правовая. В управленческой функции данные документы выступают как средство управленческой деятельности. Правовая функция имеет особую значимость для данных документов, особенно для устава. Данная функция является первостепенной для любого устава, он наделен ею изначально. Так же можно утверждать, что устав обладает и мемориальной функцией, так как выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, коммуникативной функцией, так как выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, информационной функцией, потому что необходимость зафиксировать информацию – причина появления любого документа.
Несомненно, что для организации ООО «Русский модерн» в целом актуальны, в первую очередь, управленческая, правовая, учетные функции.
Таким образом, можно сделать вывод, что функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.
В ОП ООО «Русский модерн» выделяют две основные группы документов: документы по организации работы обособленного подразделения, документы, образующие в процессе основной деятельности обособленного подразделения.
К первой группе документов относятся организационно-правовые документы, такие как, положение об отделе, приказы, распоряжения, указания руководства организации, регламентирующие структуру обособленного подразделения.
ООО «Русский модерн» - строительная организация, существующая на рынке уже более пяти лет, занимающаяся строительством, отделочными работами, установкой натяжных потолков. В декабре 2005 года было создано обособленное подразделение ООО «Русский модерн», которое взяло на себе полностью обслуживание населения натяжными потолками, т.е. ОП ООО «Русский модерн» является филиалом, специализирующимся на установке натяжных потолков.
Секретариат ООО «Русский модерн» является самостоятельным структурным подразделением организации, осуществляет функцию документационного обеспечения управленческой деятельности и подчиняется непосредственно руководителю организации. Располагается секретариат в головном офисе. В ООО «Русский модерн» функцию службы секретариата выполняет главный бухгалтер и по совместительству секретарь. То есть офис-менеджер обособленного подразделения занимается только документационным обеспечением своего филиала.
Таким образом, вторую группу документов составляют документы, образующие в процессе основной деятельности обособленного подразделения, такие как группа документов, сопровождающих процесс оформления заказов (договора, расчеты, заказы для дилеров, для клиентов и др.), группа документов учетного характера (ведомости, отчеты и др.).
Автор рассмотрит вторую группу документов подробнее.
При поступлении на работу офис-менеджер заполнил разработанную секретарем организации анкету (см. Приложение №1), прошел собеседование и, прежде чем приступить к работе, подписал трудовое соглашение с директором ООО «Русский модерн» (см. Приложение №2).
В ООО «Русский модерн» не разработаны должностные инструкции.
В ОП ООО «Русский модерн» работает два человека – директор обособленного подразделения и офис-менеджер (секретарь).
В обособленном подразделении ООО «Русский модерн» не используется ни одна классификация документов в чистом виде. Возможно, это происходит от того, что филиал работает только в одной достаточно узкой сфере, устанавливает натяжные потолки. Но и данная деятельность должна обеспечиваться документами.
Для установки потолков необходима бригада рабочих. В ОП ООО «Русский модерн» работает две бригады рабочих, специализирующихся на установке натяжных потолков. Бригада состоит из двух рабочих, каждый из них заключил трудовое соглашение с директором ООО «Русский модерн».
При поступлении конкретного заказа на установку натяжного потолка от клиента, между ОП ООО «Русский модерн» и бригадой заключается договор подряда (см. Приложение №3). Так же, в свою очередь, между клиентом и ОП ООО «Русский модерн» заключается договор подряда. (см. Приложение №4) и рассчитывается смета (см. Приложение №5)
Бригада выезжает на замеры и на месте оформляет бланк заказа для клиента, как правило, от руки. Задачей офис-менеджер является перевод рукописного вида в электронный. Необходимо этого для того, чтобы в дальнейшем осуществить заказ полотна у дилеров, как правило, заказ офис-менеджер отправляет факсом или с помощью электронной почты. (см. Приложение №6).
После того как потолок установлен, оформляется акт сдачи-приемки выполненных работ. (см. Приложение №7).
Оформлением всех документов занимается офис-менеджер, говорить о какой-то конкретной классификации при такой организации документов, практически не приходится. Частично используется видовая классификация. Например, договора, заключаемые между рабочими и клиентами, являются организационными документами, а, к примеру, акт сдачи-приемки выполненных работ, как и гарантийные письма (см. Приложение №8) являются организационно-информационными документами, впрочем, как и получаемые от дилеров факсы и электронные письма. Используется классификация по способу документирования: в работе приветствуются и рукописные и электронные документы.
Таким образом, можно сделать вывод, что в обособленном подразделении ООО «Русский модерн» существует классификация, образованная на основе видовой классификации и классификации по способу документирования, в целом же документы ОП ООО «Русский модерн» условно классифицируются на две группы: документы, организующие работу обособленного подразделения и документы, образованные в процессе деятельности обособленного подразделения.
Итак, классификация документов – одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем.
До сих пор разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения.
Выяснилось, что классификация документов является методом познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.
Немаловажную роль для классификаций играет и знание функций. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.
Существует различные классификации документов. Наиболее распространенными являются видовая классификация, классификация по способу документирования, классификация документов по направлению и т.д.
Но как таковые классификации в чистом виде не используются в работе организации, и это является и недостатком и одновременно достоинством. Примером тому служит организация документов в ОП ООО «Русский модерн». ОП ООО «Русский модерн» - недавно созданное молодое подразделение и на первое время выбрал наиболее оптимальную для своей работы организацию документов с использованием видовой классификации и ряда других классификаций. В обособленном подразделении ООО «Русский модерн» можно выделить две основные группы документов. Первая группа, документы, организующие работу данного обособленного подразделения, вторая группа, документы, образованные в процессе профессиональной деятельности обособленного подразделения.