Перечень обязательных реквизитов бланков строгой отчетности приведен в п. 6 Положения по применению бланков. Перечислим их:
а) сведения об утверждении формы бланка;
б) наименование, шестизначный номер и серия;
в) код формы бланка по Общероссийскому классификатору управленческой документации;
г) наименование и код организации или индивидуального предпринимателя, выдавших бланк, по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
д) идентификационный номер налогоплательщика;
е) вид услуг;
ж) единица измерения оказания услуг;
з) стоимость услуги в денежном выражении, в том числе размер платы, осуществляемой наличными денежными средствами либо с использованием платежной карты;
и) дата осуществления расчета;
к) наименование должности, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, место для личной подписи, печати (штампа) организации или индивидуального предпринимателя.
Что касается бланков, предназначенных для расчетов наличными за проезд наземным пассажирским транспортом общего пользования, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты (п. 6 Положения по применению бланков):
а) наименование, шестизначный номер и серия;
б) код формы бланка по Общероссийскому классификатору управленческой документации;
в) наименование организации или индивидуального предпринимателя, выдавших бланк;
г) вид транспортного средства, на котором оказывается услуга по перевозке пассажиров;
д) стоимость услуги в денежном выражении.
3.3. Как отразить приобретение бланков строгой отчетности
в учете
В бухгалтерском учете бланки строгой отчетности отражаются за балансом - на счете 006 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке, например 1 руб. за каждый бланк. А фактические затраты на приобретение бланков учитываются как расходы будущих периодов на одноименном счете 97.
Израсходованные бланки списываются со счета 006. Одновременно с этим организация списывает фактическую стоимость этих бланков со счета 97 на расходы по обычным видам деятельности.
В налоговом учете стоимость бланков строгой отчетности можно отнести к материальным расходам. Такая статья затрат предусмотрена пп. 6 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ. Материальные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль фирмы следующим образом. Если используется метод начисления - в момент подписания с типографией акта приемки-передачи услуг (п. 2 ст. 272 Налогового кодекса РФ). Если применяется кассовый метод - в момент оплаты бланков строгой отчетности (пп. 1 п. 3 ст. 272 Налогового кодекса РФ).
Пример 2. В августе 2006 г. турфирма "Лучший отдых" заказала в типографии 1000 бланков строгой отчетности по форме ТУР-1 "Туристская путевка". Стоимость заказа составила 590 руб. (в том числе НДС - 90 руб.). В том же месяце было израсходовано 18 бланков. Отметим, что турфирма занимается только внутренним туризмом, то есть она сможет возместить из бюджета весь "входной" НДС по бланкам.
В учете турфирмы будут сделаны следующие проводки (учет бланков ведется в условной оценке в размере 1 руб. за бланк):
Дебет 006
- 1000 руб. (1000 шт. x 1 руб/шт.) - оприходованы полученные из типографии бланки;
Дебет 97 Кредит 60
- 500 руб. (590 - 90) - отражены расходы по приобретению бланков;
Дебет 19 Кредит 60
- 90 руб. - отражен НДС;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"
Кредит 19
- 90 руб. - возмещен НДС из бюджета;
Дебет 60 Кредит 51
- 590 руб. - оплачены услуги типографии по изготовлению бланков строгой отчетности;
Кредит 006
- 18 руб. (18 шт. x 1 руб/шт.) - списаны использованные бланки;
Дебет 20 Кредит 97
- 9 руб. (500 руб. : 1000 шт. x 18 шт.) - списаны расходы по использованным бланкам строгой отчетности.
В целях налогообложения прибыли турфирма "Лучший отдых" применяет кассовый метод. Поэтому расходы по изготовлению бланков строгой отчетности в размере 500 руб. будут учтены в целях налогообложения прибыли в августе 2006 г.
Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие "упрощенку", также могут учесть расходы на печать бланков строгой отчетности в целях налогообложения. Основание - пп. 5 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ. И поскольку при "упрощенке" применяется кассовый метод, то расходы признаются в том периоде, когда бланки будут оплачены.
3.4. Правила заполнения
Графы бланков строгой отчетности заполняются четко и разборчиво. При этом в незаполненных графах ставится прочерк (п. 8 Положения по применению бланков).
Так же как и в кассовых документах, в бланках строгой отчетности не допускаются подчистки, поправки и исправления. Если же бланк был испорчен или неправильно заполнен, его нужно перечеркнуть и приложить к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в который он был выписан (п. 15 Положения по применению бланков).
3.5. Учет, хранение и уничтожение
Организации и индивидуальные предприниматели должны вести книгу по учету бланков строгой отчетности по их наименованиям, сериям и номерам. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.
Хранение и выдачу бланков строгой отчетности, а также прием от населения наличных денежных средств согласно оформленным бланкам руководитель организации или индивидуальный предприниматель должен поручить одному из своих работников. Он также принимает бланки в момент их поступления в присутствии комиссии, назначенной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). Эта комиссия проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляет акт приемки бланков. Этот акт, который утверждает руководитель организации или индивидуальный предприниматель, является основанием для принятия бланков на учет ответственным работником.
Организация (индивидуальный предприниматель) должна обеспечить условия для хранения бланков строгой отчетности: бланки хранятся в металлических шкафах (сейфах) или в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение.
Вместе с инвентаризацией кассы также проводится инвентаризация бланков строгой отчетности, что прописано в п. 20 Положения по применению бланков.
Кроме того, необходимо предусмотреть контроль за использованием бланков строгой отчетности (п. п. 21, 22 Положения по применению бланков). Важно помнить, что выдавать бланки и контролировать их использование должны по возможности разные сотрудники организации.
При этом следует также хранить копии использованных бланков, которые подтверждают, какие суммы наличных денег были по ним получены. Срок хранения использованных бланков - пять лет. После этого нужно провести инвентаризацию использованных бланков строгой отчетности. А через месяц после инвентаризации создать комиссию по уничтожению бланков. Списание бланков должно производиться по акту, который составляет комиссия и утверждает руководитель организации (индивидуальный предприниматель). В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки.
3.6. Ответственность за нарушения при использовании
бланков строгой отчетности
Если при расчетах наличными без кассового аппарата организация (индивидуальный предприниматель) не выдает бланк строгой отчетности или выдает его на меньшую сумму, такое нарушение приравнивается к расчетам наличными денежными средствами без ККМ. Ответственность за данное правонарушение предусмотрена ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях. За него грозит штраф в размере:
- для должностных лиц (индивидуальных предпринимателей) - от 30 до 40 МРОТ (от 3000 до 4000 руб.);
- для юридических лиц - от 300 до 400 МРОТ (от 30 000 до 40 000 руб.).
Если же организация (индивидуальный предприниматель) нарушает правила или сроки хранения использованных бланков строгой отчетности, то ее оштрафуют на 20 - 30 МРОТ. Такой размер штрафа предусмотрен ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
4. АУДИТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
Аудит кассовых операций проводится для того, чтобы проверить, как организация исполняет кассовую дисциплину. В задачи аудита кассовых операций входят:
- проверка своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами;
- правильное документальное оформление операций с денежными средствами;
- контроль за сохранностью денежных средств и документов в кассе;
- своевременное проведение инвентаризации денег в кассе, выявление ее результатов и отражение на счетах бухгалтерского учета.
При аудите кассовых операций проверяют:
- правильность документального оформления кассовых операций;
- сохранность наличных денег в кассе;
- соблюдение установленного лимита остатка денег в кассе;
- правильность применения контрольно-кассовой техники при наличных расчетах с населением и с юридическими лицами;
- полноту и своевременность оприходования денег и отражение данных операций в бухучете;
- правильность списания денег в расход и отражение данных операций в бухучете;
- порядок хранения свободных денег в кассе организации.
4.1. Как проводится аудит?
Чтобы проверить правильность документального оформления кассовых операций, можно использовать определенный перечень вопросов. Его мы привели в таблице.
Перечень типовых вопросов для проверки
документального оформления кассовых операций
| Вопрос | Ответ | Примечание |
| 1 | 2 | 3 |
| Наличные деньги в кассу принимаются по приходным кассовым ордерам | Нет | Нарушение п. 13 Порядка ведения кассовых операций в РФ |
| Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера | Нет | Нарушение п. 14 Порядка ведения кассовых операций в РФ |
| Приходные кассовые ордера подписаны главным бухгалтером | Да | - |
| Документы на выдачу денег подписаны руководителем и главным бухгалтером | Да | - |
| Имеются ли полномочия у лиц, фактически подписывающих приходные и расходные кассовые документы, в случае отсутствия подписей руководителя и главного бухгалтера? | Да | Указать реквизиты организационно- распорядительного документа, на основании которого подписываются приходные и расходные документы |
| Все предусмотренные реквизиты в приходных и расходных документах заполнены | Нет | Привести примеры кассовых документов в пределах выборки, в которых не заполнены предусмотренные реквизиты |
| Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в журнале | Нет | Нарушение п. 21 Порядка ведения кассовых операций в РФ |
| Деньги из кассы выдавались лицам, не состоящим в списочном составе | Да | Указать, на основании каких документов была произведена выдача денежных средств лицам, не состоящим в списочном составе |
| Составлялись отдельные расходные кассовые ордера по каждому лицу или отдельные ведомости на основании заключенных договоров | Нет | Нарушение п. 16 Порядка ведения кассовых операций в РФ |
| Деньги выдавались лицам, не указанным в расходных кассовых ордерах, без оформления доверенности | Да | Нарушение п. 16 Порядка ведения кассовых операций в РФ |
| Форма доверенности оформляется с указанием информации о наименовании документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, номера, кем и когда выдан документ | Да | Указать, на основании каких документов были выданы денежные средства по доверенности |
| В приходных и расходных кассовых ордерах (в заменяющих их документах) есть подчистки, помарки или исправления | Да | Нарушение п. 19 Порядка ведения кассовых операций в РФ |
| Кассовая книга пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью; количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера организации | Нет | Нарушение п. 23 Порядка ведения кассовых операций в РФ |
| В кассовой книге есть подчистки и исправления | Да | Привести примеры исправлений в кассовой книге |
| Исправления заверены подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего | Нет | Привести примеры исправлений в кассовой книге |
| Кассовая книга пронумерована с начала года | Нет | Привести примеры, доказывающие нарушение нумерации в кассовой книге |
| Отчеты кассира передаются вместе с приходными и расходными ордерами в бухгалтерию | Да | - |
| Формы кассовых документов соответствуют требованиям законодательства | Нет | Привести примеры форм кассовых документов, не соответствующих требованиям законодательства |
| Контроль за правильным ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера организации | Да | Указать реквизиты организационно- распорядительного документа, на основании которого на главного бухгалтера возложен контроль за правильным ведением кассовой книги |
Аудит кассовых операций начинается с проверки сохранности наличных денежных средств в кассе. Аудитор должен установить, проводится ли инвентаризация кассы перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально-ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара или других случаях, предусмотренных законодательством.