Іноземний досвід ведення бухгалтерського обліку
1. Баланс (balance sheet)
Баланс є однієї з основних форм звітності, що дає подання про фінансовий стан підприємства. Порядок розташування статей і ступінь їхньої деталізації в різних країнах різні. Як приклад ми розглянемо американську практику, коли в активі статті розташовуються по ступені убування ліквідності, а в пасиві - по ступені зменшення терміновості платежу. Підкреслимо, що певної форми балансу в США не існує, і пропонована модель носить узагальнюючий характер. При розборі облікових проблем, пов'язаних з конкретними статтями, ми будемо по можливості проводити порівняння з міжнародними стандартами й практикою Великобританії, якщо вони істотно розрізняються. Однак у цілому трактування й підхід до визначень досить близькі.
В американському балансі актив складається із двох більших розділів:
Поточні йди оборотні активи
Необоротні активи
Під активами маються на увазі засоби компанії, які їй належать або на які вона має право використання, а також ті, які мають можливу майбутню цінність.
До складу оборотних активів включаються кошти, легкореалізовані цінні папери (короткострокові фінансові інвестиції), дебіторська заборгованість, запаси й предоплачені витрати (витрати майбутніх періодів, які повинні бути списані на витрати протягом року з дати складання балансу).
Необоротні активи містять у собі довгострокові інвестиції, основні засоби, нематеріальні активи й відкладені витрати (витрати майбутніх періодів, які повинні бути списані на витрати протягом декількох облікових періодів).
Під оборотними активами розуміються засоби, які передбачається перетворити в гроші, спожити, використати або продати протягом одного року починаючи з дати складання балансу або операційного циклу, якщо він більше тривалий. Міжнародні й англійські стандарти обмежуються визначенням "протягом одного року", не специфізуя операційний цикл.
Розглянемо докладніше статті, що становлять оборотні або поточні активи.
2. Кошти
Кошти компанії можна розділити на дві категорії: кошти в касі і кошти в банку. У балансі всі кошти компанії звичайно показуються одним рядком. Це пов'язане з тим, що компанії воліють тримати якнайменше готівки на руках, і основним платіжним засобом є чеки. Готівка, що тримається в сейфі, використається в основному для дрібних платежів і називається "дрібна каса". До коштів відносяться монети, банкноти, валюта, і депозитні рахунки в банках, на використання яких немає ніяких обмежень. Якщо використання коштів обмежене, то вони, як правило, класифікуються як інвестиції. Крім того, до коштів ставляться:
- банківські перекладні векселі - - переказний вексель, виданий банком на банк;
- грошові перекази - чеки, виписані банком одержувачеві платежу замість отриманих від кого-небудь коштів;
- чеки, підписані касиром банку - чек, виписаний касиром банку на цей же банк, тобто зобов'язання банку;
- чеки, засвідчені банком - чек з підписом банку про гарантії платежу;
- персональні чеки - чеки, видані фізичними особами;
- ощадні рахунки.
Кошти відбиваються у звітності по оголошеній або фактичній вартості. Банківські овердрафти виключаються зі складу коштів й у звітності показуються як короткострокові зобов'язання. Інформація про так званих компенсаційні залишки (сума грошей, що компанія зобов'язана тримати на рахунку в банку як гарантія оплати послуг банку і яку вона не має права використати) обов'язково повинна бути розкрита в примітках до фінансової звітності.
Основні проблеми, зв'язані з грошовими засобами- це проблеми не облікові, а управлінські: організація контролю за схоронністю й використанням коштів, поділ обов'язків таким чином, щоб крадіжка грошей була неможлива без змови декількох осіб, планування надходжень і виплат коштів і т.д.
Серед облікових проблем можна виділити проблему класифікації коштів, процес вивірки виписок з банківського рахунку й облік дрібної каси на підприємстві.
Існує ряд активів, які схожі на кошти, однак класифікуються інакше. Нижче наведена таблиця класифікації коштів, еквівалентів коштів (часто відбиваються у звітності разом з коштами зі специфікацією в примітках) і не грошових статей.
Вивірка виписки з банківського рахунку звичайно виробляється один раз на місяць. Така процедура необхідна, оскільки залишок по рахунку "Кошти", відповідно до бухгалтерських записів, звичайно не збігається із залишком по банківській виписці. Причини такого розходження полягають у наступному:
1) деякі операції, що пройшли в облікових записах компанії, можуть ще не пройти в облікових записах банку, наприклад видані чеки (чеки, видані й відбиті в облікових регістрах компанії, але не пред'явлені до оплати в банк), депозити в шляху (відправлені в банк, але не отримані вчасно, або прийняті банком, але не знайшли відбиття в записах банку при підготовці виписки з рахунку);
2) деякі банківські операції ще не знайшли відбиття в бухгалтерських записах компанії, наприклад збір за обслуговування, чеки, по яких не можуть бути отримані гроші, зароблені відсотки, - чеки інших підприємств або фізичних осіб, отримані компанією й передані нею в банк, оплата по яких не змогла бути отримана, коли банк пред'явив їх до оплати банку підприємства (фізичної особи), що виписали чек. Банк змінює залишок по рахунку компанії й повертає їй такий чек, щоб вона сама спробувала одержати по ньому гроші. Відповідно на момент виписки з рахунку такий чек ще нс пройшов у бухгалтерських записах компанії.
Таблиця "Класифікація коштів, еквівалентів коштів і негрошових статей ‘
| Активи | Класифікація | Коментарі |
| Кошти (cash) | кошти | не повинне бути ніяких обмежень натакі обмеження існують, то відбиваються як інші активи |
| Дрібна каса (petty cash) | кошти | |
| Короткострокові свідчення (short-term papers)" | грошові еквіваленти | тільки для тих цінних паперів, строк погашення яких менше 3 місяців, оскільки ризик невеликий |
| Короткострокові свідчення | Короткостроковісвідчення | для тих цінних паперів, строк погашення яких 3—12 місяців |
| дебіторська заборгованість | передбачається, що гроші будуть отримані | |
| Боргові розписки (10 VY | дебіторська заборгованість | передбачається, що гроші будуть отримані |
| витрати (travel advances) | заборгованість | передбачається, що працівниками |
| Поштові марки (postage on hand, stamps) | передплачені інші витрати | можуть бути також класифіковані як запаси канцелярських при належностей |
| Компенсаційний залишок (compensating balance) | включається - у кошти або відбивається окремо | розкривається в примітках; у випадку юридичної регламентації відбиваються як інші активи |
| Банківський овердрафт (bank overdraft) | поточні (короткострокові) зобов'язання | якщо існують інші рахунки в цьому ж банку, на яких досить засобів для покриття овердрафта, і в компанії є таке право, то зменшується величина коштів в активі |
Процес вивірки складається із двох етапів. Перший містить у собі коректування залишку коштів, відповідно до банківської виписки. До нього додаються депозити в шляху (одночасно проводиться перевірка коректувань минулого місяця) і віднімаються видані, але не пред'явлені до оплати чеки (одночасно проводиться перевірка виданих чеків, які були оплачені банком). Отримана сума являє собою скоректований залишок коштів. Другий етап - це коректування залишку, відповідно до облікових записів, і відбиття в обліку відповідних проводок. Із сальдо рахунку коштів (відповідно до облікових записів) віднімаються всі дебетові меморандуми й додаються всі кредитові меморандуми з наступним відбиттям у Журналі операцій і на рахунках. Наприклад, на рахунках повинні бути відбиті наступні пророблені банком операції:
1) банк нарахував відсотки на залишок по рахунку:
Д Кошти До Доход у вигляді відсотків
2) банк від імені компанії одержав гроші за векселем, включаючи відсотки:
• Звичайно будь-яке відрахування з рахунку оформляється дебетовим меморандумом, будь-яке надходження - кредитовим; банк може знімати гроші з рахунку компанії, наприклад, у рахунок оплати послуг по типографській печатці чекових книжок або з доручення підприємства одержувати оплату по векселях і зараховувати отримані гроші на рахунок компанії й т.д.
Примітки до таблиці
Короткострокові свідчення - цінні папери, строк погашення яких менше року. Більш докладно розглянуті в розділі короткострокових інвестицій.
Відстрочені чеки — чеки, по яких кошти не можуть бути отримані раніше зазначеної дати, що не збігає з датою виписки.
Боргові розписки - просте підтвердження заборгованості, що зобов'язує особу, яка брала позику віддати гроші позикодавцеві і є для останнього підставою для одержання грошей (не еквівалентно векселю).
Д Кошти
До Векселя до доручення
До Доход у вигляді відсотків
3) банк зняв з рахунку належну йому плату за одержання грошей за векселем:
Д Витрати на послуги банку
До Кошти
4) банк повернув NSF-чек:
Д Рахунку до одержання
До Кошти
5) банк зняв з рахунку належну йому плату за обслуговування:
Д Витрати на послуги банку
До Кошти
Отриманий скоректований залишок повинен збігатися з виправленим залишком з банківської виписки.
Цікава система ведення дрібної каси. У компанії звичайно існують регулярні витрати, сума яких невелика, тому виписувати чеки досить незручно (покупка поштових марок, оплата таксі, дрібні збори й т.п.). Для цих цілей безпосередньо на підприємстві тримається деяка сума готівки, за які відповідає матеріально відповідальну особу. Установлюється фіксований розмір "фонду дрібної каси", що періодично відшкодовується (наприклад, один раз у тиждень) на точну суму витраченого, що приводить його знову до встановленої фіксованої величини. При видачі готівки виписується ваучер, на якому вказуються дата, сума й призначення витрат. В ідеалі залишок наявних, і загальна вартість ваучерів повинні в сумі становити фіксовану величину фонду дрібної каси. Якщо при поповненні дрібної каси виявляються невеликі розбіжності, то вони відбиваються на рахунку "Недолік / надлишок коштів". При дебетовому сальдо цього рахунку наприкінці звітного періоду воно включається до складу загальних операційних витрат, при кредитовому в інші доходи.