Інвентаризація активів (стр. 8 из 15)

Ефективність інвентаризаційної роботи значно зростає, якщо задачею її буде не тільки виявлення, але ї попередження порушень. Ефективність багато в чому залежить від дієвості інвентаризаційної роботи, тобто від спільної, узгодженої розробки заходів зі сторони керівників, спеціалістів і бухгалтерської служби по усуненню виявлених недоліків і попередження їх можливого виникнення в подальшому.

Принцип гласності полягає в тому, що результати проведених інвентаризаційслід обов'язково обговорювати на виробничих нарадах або зборах колективу даного підприємства. Гласність ставить діяльність інвентаризаційної комісії під безпосередній контроль колективу підприємства, підвищує відповідальність членів комісії за достовірність здійснення контролю.

Принцип обов'язковості інвентаризації полягає в тому, що її проведення регламентується законодавством. Результат інвентаризації повинні мати доказову силу для юридичного підтвердження його підсумків, тому принцип документального відображення результатів контролю є також одним з не менш важливих.

Принцип доцільності полягає в тому, що інформація, яка отримується після проведення інвентаризації, новина мати конкретний економічний зміст, бути потрібною і корисною для прийняття управлінських рішень.

Розглянуті принципи відображають основні тези, найважливіші ідеї, що формують підґрунтя інвентаризаційної роботи. Роль і значення даних принципів слід розглядати комплексно, враховуючи щільний взаємозв'язок та взаємообумовленість охоплених ними фактів. Лише за умови дотримання всієї сукупності принципів гарантується якість та результативність інвентаризаційної роботи.

2.3. Особливості відображення результатів інвентаризації активів і зобов'язань підприємства в умовах функціонування АРМ бухгалтера

Особливістю практики проведення інвентаризації активів і зобов'язань с те, що перевірка в натурі товарно-матеріальних цінностей заснована на застосуванні ручної праці, Виконання великого обсягу робіт при знятті фактичних залишків з об'єктів майна є трудомісткою ділянкою, тому що необхідно перевірити десятки і сотні тисяч одиниць елементів об'єкту, їх якість і ціну, провести таксування І підрахунки підсумків я інвентаризаційних описах. Даний вид робіт призводить до втоми членів комісії і матеріально відповідальних осіб, а також до помилок і розрахунків. Часто це використовується нечесними матеріально відповідальними особами для приховування нестач і розкрадань, В окремих випадках намагання скоротити строки інвентаризації при ручному способі її оформлення і обробки призводить до неякісного та несвоєчасного її проведення, і, відповідно, до не виявлення фактів розкрадань та зловживань. У зв'язку з цим в процесі інвентаризації постає проблема використання обчислювальної техніки і комп'ютерних програм.

При комп'ютеризації бухгалтерського обліку інвентаризація майна та фінансових зобов'язань зберігає свій зміст, хоча комп'ютеризація вносить певні зміни, як до порядку облікового контролю, так і до проведення інвентаризації [2].

Виділимо два основні варіанти комп'ютеризації обліку.

При першомуваріанті комп'ютеризації підлягають окремі ділянки облікової роботи. Підприємство обладнують набором автоматизованих робочих місць (АРМ), кожне з яких призначене для вирішення певного облікового завдання, АРМ здійснюють автономну обробку інформації без використання інформації з інших АРМ. Інформаційні зв'язки між автономними АРМ, що надає можливість навмисних викривлень, зловживань. Отже, необхідний додатковий контроль та дублювання інформації, що забезпечується організаційнимиметодами.

За другим варіантом відбувається системна комп'ютеризація обліку, яка передбачає об'єднання АРМ в єдину комп'ютерну мережу. В цьому випадку весь обсяг інформації в мережі стає доступним всім користувачам. Тому під час системної комп'ютеризації розрив будь-якого інформаційного ланцюга сигналізує про аварію та локалізує ЇЇ джерело. Крім того, стає можливою безпосередня коаліція (порівняння) облікових даних, В умовах системного комп'ютерного обліку підвищується інтеграція процесів контролю, що дозволяє забезпечити взаємозв'язок об'єктів контролю при перевірці господарських операцій і процесів.

Штриховий код - це особлива система кодування символьної інформації про товари або інші товарно-матеріальні цінності у вигляді послідовності темних та світлих смут, яка може бути прочитана автоматичним цифровим пристроєм.

Штрихове кодування базується на наступних елементах:

- штриховому коді;

- апаратних його нанесення і зчитування:

- автоматизованої системи розпізнавання товару по коду;

- комп'ютерної системи бухгалтерського обліку, що здатна працювати із кодованою інформацією.

Штрихове кодування є домінуючою технологією автоматичної ідентифікації, а символ штрихового коду - найбільш важливим компонентом цієї технології. Він є основою даних для автоматичної обробки.

При здійснені ідентифікації елементів об'єкту інвентаризації 95% часу витрачається на перевірку його комплектності, цілісності упаковки тощо. Можливості комп'ютерів дозволяють забезпечити порівняння фактичних залишків товарів з обліковими даними на підставі введеної в машину інформації про облікові і фактичні залишки товарів. При введені такої інформації на цій стадії виключаються показники ціни і вартості. Такі показники вводяться на кінцевій стадії інвентаризаційного процесу - виведення результатів інвентаризації, з метою виявлення нестач, надлишків, їх пересортування, природного убутку і остаточного визначення кінцевих результатів інвентаризації. При цьому використовується постійна картотека цін на товари, де кожному номенклатурному номеру (номеру по прейскуранту, артикулу), сорту товару відповідає прейскурантна роздрібна ціна.

Методика проведення інвентаризації активів і зобов'язань за допомогою комп'ютерної техніки може бути представлена у вигляді наступної схеми (див. рис. 2.6).

Отже, можна майже повністю комп'ютеризувати процес проведення інвентаризації товарів, тобто штучних предметів, на яких можна поставити штрих коди. Таке проведення інвентаризації розв'язує відразу декілька проблемних питань, а саме дотримання об'єктивності, точності результат», термін проведення, зменшення обсягу трудових затрат. Недоліком проведення інвентаризації шляхом сканування штрих-кодів є те, що сканер не може визначити повторно просканований один і той же товар.

Автоматизований контроль при обліку наявності ТМЦ повинен забезпечувати можливість занесення описів фактичної кількості товару на ту дату, коли було закінчено "зняття залишків" з урахуванням руху (надходження) і відпуску під час проведення інвентаризації. Відомість про нестачі і лишки повинна формуватись автоматично і будуватись на підставі порівняльних відомостей.

Заслуговує на увагу спосіб автоматизації інвентаризації товарів методом "стандартних партій". Такий метод інвентаризації товарів може використовуватись в тому випадку, якщо товар затарений в мірну тару з маркуванням або пломбами постачальника. За даних умов товар не потрібно важити і поштучно перераховувати. Попереднє затарювання певних товарів в мірну тару дозволяє значно скоротити строки інвентаризації.

Однак при цьому все ж таки потрібно втручання інвентаризаційної комісії в цей процес механізації з тим, щоб визначити, по-перше, цілісність упаковки і, по-друге, вміст упаковки (етан, якість затареного товару), В цьому випадку проводиться часткове (вибіркове) перерахування товарів при огляді тари, що дозволяє скоротити затрати часу на підрахунок в 2,5 рази порівняно з інвентаризацією цінностей звичайним шляхом.

Рис. 2.6. Комп'ютеризований сегмент інвентаризаційного процесу

Практика показує, що можна автоматизувати не тільки обробку інвентаризаційних матеріалів, але і весь процес проведення Інвентаризації і порівняння її даних з обліковими.

Існує багато сучасних комп'ютерних програм щодо проведення інвентаризації.

Широкі можливості для створення різних комплектів алгоритмів під кожну облікову модель мають "1С; Бухгалтерія 7.5", "1С; Бухгалтерія 7/7". Інвентаризація здійснюється на підставі документа "Порівняльна відомість". Вибір одиниць об'єкту інвентаризації може здійснюватись або шляхом вибору їх з каталогу, складеного на всі одиниці об'єкту, або по штриховому коду за допомогою пристрою для зчитування штрихових кодів.

В умовах застосування комп'ютерної техніки і програм бухгалтерського обліку, таких як „1С: Бухгалтерія 7.5", є можливість побудувати структуру аналітичного обліку по субрахунку „Недостачі з втрати товарів", яка дозволить мати будь-яку інформацію для потреб управління.

Розглянемо застосування програми „1С: Бухгалтерія 7.5" на наступному прикладі. За результатами проведення інвентаризації були виявлені такі факти недостач (табл. 2.2).

Таблиця 2.2

Журнал господарськихоперацій

№з/п	Дата	Зміст господарської операції	Сума, грн.		Кореспонденція рахунків
			Дт					Кт
			1	2	3	4		5		6
1	03.02. 2001	Виявлено недостачу рушників махрових при транспортуванні понад норм природного убутку. Експедитор Чурков І.В.	48.00		947		282
2	31.03. 2001	Виявлено недостачу махри 1 сорту при зберіганні в межах норм природного убутку. Комірник Савельєва С. А.	12.50		947		282
3	31.03.	Виявлено недостачу в торговельному залі хусток. Продавець Козлова Ш.	24.00		947		282
	2001
4	31.03.2001	Виявлено недостачу штапельної тканини понад норм природного убутку. Продавець Козлова Н.І.	7.00		947		282
			5	31.03. 2001	Виявлено недостачу тканини білизняної при зберіганні понад норм природного убутку. Комірник	10.5		947		282
Савельєва С. А.
6	31.03.2001	Виявлено недостачу банних рушників в торговельному залі. Продавець Дяткова Д. А.	9.80		947		282
7	31.03. 2001	Виявлено недостачу меблево декоративних тканин при зберіганні понад норм природного убутку. Комірник Савельєва С.А.	21.00		947	282
8	31.03. 2001	Виявлено махру, що не підлягає реалізації, з причин втрати споживчих властивостей. Комірник Ткачук Т. К.	4.40		947	282
9	31.03.2001	Виявлено рушники, термін реалізації яких минув. Комірник Савельєва С. А. 1		35.00	947	282
10	31.03.2001	Виявлено недостачу ворсової тканини при зберіганні. Комірник Ткачук Т.К.		41.00	947	282

Аналітичний облік по рахунку „Недостачі і втрати від псування цінностей" будується в п'яти незалежних розрізах.