Содержание формы «Журнал-Главная» позволяет исключить составление оборотной ведомости по синтетическим счетам. Данная форма учета применяется на небольших предприятиях.
Наряду с такими достоинствами, как простота, наглядность учетных регистров, форма «Журнал-Главная» имеет значительные недостатки: наличие мемориальных ордеров, выступающих как промежуточное звено между первичными документами и учетными регистрами; громоздкость аналитического учета; дублирование учетных записей в различных регистрах; трудности во внедрении машинного способа обработки учетных данных и, как следствие, постоянное отставание аналитического учета от синтетического.
Отмеченные недостатки в значительной мере устраняются при использовании журнально-ордерной форты учета, которая является продолжением журнальных форм учета.
Отличительными признаками ее являются:
1. Принцип накопления учетных данных первичных документов и их систематизация путем составления накопительных и группировочных ведомостей.
2. Основные учетные регистры — журналы-ордера и ведомости. Журналы-ордера ведутся по кредитовому признаку, т. е. экономическое событие регистрируется в данном учетном регистре по кредиту одного счета по вертикали с дебетом другого по горизонтали. Кредитовый признак раскрывает большие возможности в установлении причины экономических событий. Дебетовые обороты счета, который кредитуется, отражаются в тех журналах-ордерах, где будут записаны данные, корреспондирующие с дебетом этого счета.
В ведомостях записи осуществляются по дебетовому признаку одного счета в корреспонденции с кредитом другого счета. Тем самым раскрывается причинно-следственная связь конкретной хозяйственной операции. Поэтому записи как в журнале-ордере, так и в ведомости производятся по шахматному принципу, т. е. в один рабочий прием сумма операции записывается по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Исключением является регистрация записей по счетам денежных средств «Касса», «Расчетный счет» и «Валютный счет», по которым одновременно с журналами-ордерами по кредиту этих счетов составляются ведомости по их дебету. Такая методология обусловлена целесообразностью отражения в одном месте кассовых и банковских операций, достаточно специфичных по своему содержанию (поскольку они относятся к наиболее ликвидным оборотным активам организации) и потому требующих надлежащего контроля за их движением. Не зря в странах с развитой рыночной экономикой эта часть имущества фирмы рассматривается как рабочий капитал, т. е. по своей природе характеризующийся наибольшей степенью ликвидности.
3. В журналах-ордерах заранее указывается корреспонденция счетов, а в некоторых из них и номенклатура статей аналитического учета.
4. Появляется новый учетный регистр — листок-расшифровка (разработочная таблица). Его назначение — расшифровывать (группировать) по счетам и статьям аналитического учета суммы, относимые в дебет или кредит соответствующих счетов. Записи в листок-расшифровку осуществляются по дебетовому признаку на основании однородных документов итогами за день или несколько дней. На каждый дебетуемый счет открывается отдельный листок-расшифровка на месяц. Итоги его в конце месяца отражаются в соответствующих ведомостях или журналах-ордерах.
5. В одном журнале-ордере, как правило, объединяются несколько экономически взаимосвязанных синтетических счетов. Например, журнал-ордер № 3 ведется по кредиту двух счетов: «Специальные счета в банках» и «Переводы в пути».
6. Строение отдельных журналов-ордеров по ряду счетов обеспечивает совмещение синтетического и аналитического учета при помощи линейной (позиционной) записи, что способствует составлению отчетности в более сжатые сроки.
7. Итоги учетных регистров по окончании месяца записывают в Главную книгу в порядке, обратном составлению журналов-ордеров, т. е. Главная книга ведется по дебетовому признаку. Поэтому итог по дебету каждого счета, для которого предусмотрен отдельный развернутый лист, набирается с кредита нескольких счетов различных журналов-ордеров. Итог по кредиту данного счета записывается одной суммой из соответствующего журнала-ордера за отчетный месяц. Это дает возможность по окончании месяца уточнить полноту и правильность разноски хозяйственных операций. Обороты за месяц по дебету всех счетов, занесенных в Главную книгу, исходя из сущности двойной записи должны быть равны итогу оборота по кредиту этих счетов. Очевидно, что такое строение Главной книги позволяет отказаться от ежемесячного составления оборотной ведомости по синтетическим счетам, характерной для мемориально-ордерной формы учета.
8. Основные принципы журнально-ордерной формы учета в большой степени согласуются с возможностями вычислительной техники.
9. Повышается уровень организации управления и расширяются границы анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Форма Главной книги, применяемой в журнально-ордерной форме учета.
Главная книга открывается на год и содержит только месячные обороты, а также начальные и конечные остатки по каждому счету.
Общая схема журнально-ордерной формы учета предусматривает организацию документооборота.
Как видим, входная информация с первичных учетных документов либо подвергается группировке в накопительных ведомостях, либо сразу записывается в соответствующие журналы-ордера. В первом случае такая процедура необходима, если в отчетном месяце было большое количество однородных хозяйственных операций. После необходимой группировки и подсчета итогов информация в таком виде переносится в журналы-ордера, где формируется вся информация по синтетическим счетам, а в некоторых из них, кроме того, и в аналитическом виде. В связи с этим карточки аналитического учета открываются в развитие только отдельных счетов, данные о которых не представлены в журналах-ордерах, поскольку в некоторых из них нет возможности совместить аналитический и синтетический учет. В конце отчетного периода эта информация служит основанием для заполнения оборотных ведомостей по счетам аналитического учета. Итоги их сверяются с результатами Главной книги. С данными Главной книги сверяются также цифры Кассовой книги.
Информация, содержащаяся в Главной книге и других учетных регистрах, в дальнейшем используется для составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности.
Перечень типовых учетных регистров журнально-ордерной формы учета имеет два блока.
Первый блок включает 16 журналов-ордеров, около 20 ведомостей и 15 разработочных таблиц. Он определяет состав единой журнально-ордерной формы учета и предназначен для больших предприятий. Областью его применения являются предприятия и организации промышленности, строительства, науки, снабжения и сбыта.
Второй блок учетных регистров рекомендован к применению на небольших предприятиях и организациях. Он включает 8 журналов-ордеров и 6 ведомостей.
Организации вправе приспосабливать применяемые регистры к своей сложившейся практике постановки бухгалтерского учета, одновременно соблюдая отраслевую специфику и не нарушая при этом общие методологические принципы учета.
Планом счетов называется систематизированный перечень счетов, который отражает экономическую группировку информации о хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. В настоящее время на всех предприятиях применяется единый план счетов бух. учета фин.-хоз. деятельности предприятия, утвержденный приказом министерства финансов РФ № 56 от 1 ноября 1991 года с учетом изменений и дополнений. Для банков и бюджетных организаций имеется свой план счетов.
План счетов состоит из 9 разделов, где расположены балансовые счета и отдельный раздел забалансовых счетов.
Группировка балансовых счетов осуществляется в соответствии с классификацией счетов по экономическому содержанию.
1 раздел. Основные средства и другие долгосрочные вложения. В этот раздел включаются счета соответствующие группировке счетов по экономическому содержанию. Помимо счетов в плане счетов имеется шифр счетов, предназначенный для внедрения автоматизации БУ.
2 раздел. Производственныые запасы.
3 раздел. Запасы и затраты на пр-во.
4 раздел. Готовая продукция, товары к реализации.
5 раздел. Денежные средства.
6 раздел. Расчеты.
7 раздел. Фин. результаты и использование прибыли.
8 раздел. Капитал и резервы.
9 раздел. Кредиты и финансирование.
Забалансовые счета: шифр трехзначный.
001 Арендованные основные средства.
002 Товарно-материальные ценности принятые на ответственное хранение.
003 Материаы, принятые в переработку.
004 Товары, принятые на комиссию.
005 Оборудование, принятое для монтажа.
006 Бланки строгой отчетности.
007 Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов.
008 Обеспечения обязательств и платежей полученные
009 Обеспечения обязательств и платежей выданные. и т.д.
Руководствуясь централизованно установленным счетным планом, предприятие должно разработать свой собственный рабочий план сетов. При этом из всей совокупности синтетических счетов выбирают те, которые действительно необходимы на данном предприятии для отражения коммерческой и финансово – хозяйственной деятельности и формирования полной и достоверной картины имущественного и финансового положения предприятия. Выбор производят исходя из состава имеющегося на предприятии имущества, видов и особенностей совершаемых сделок, характера деятельности. При необходимости в рабочий план счетов могут вводиться дополнительные счета первого порядка. Основанием для введения таких синтетических позиций может служить появление нового вида имущества или хозяйственных операций. Для введения дополнительных счетов используются свободные коды.