Для слежения за движением работников на филиале «Завод Сантехдеталь «ОАО Белсантехмонтаж-2» используются следующие первичные документы:
-приказ (распоряжение) о приеме на работу по ф. Т-1 (приложение A). Он заполняется в одном экземпляре работником ОК или лицами, отвечающими за прием на работу. На основании этого документа в бухгалтерии составляется лицевой счет.
-приказ (распоряжение) о переводе на другую работу по ф. Т-5 (приложение Б). Эта форма применяется при переводе работника из одного подразделения в другое. Она заполняется в 2-х экземплярах для бухгалтерии и ОК.
-приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора по ф. Т-8 (приложение В). Заполняется в 2-х экземплярах при увольнении работника. Документ составляется руководителем ОК, подписывается руководителем предприятия. На основании этого приказа бухгалтерия делает окончательный расчет уволенного работника.
-записка о предоставлении отпуска (вместо приказа (распоряжения) о представлении отпуска по ф. Т-6) (приложение Г). На основании этого документа бухгалтерия делает расчет оплаты, причитающейся за отпуск.
На каждого работника заполняется «личная карточка». На руководителей и специалистов дополнительно оформляется «листок по учету кадров».
Впервые поступившему на предприятие работнику выделяется трудовая книжка, которая хранится в течение работы на предприятии в ОК. Каждому работнику присваивают табельный номер, который указывается в табеле учета рабочего времени и всех документах по заработной плате.
Оперативный учет использование рабочего времени ведут в табеле учета рабочего времени по форме № Т-13а (приложение Д), в котором ежедневно отмечают количество отработанных часов, простои, сверхурочные, отпуска, прогулы, опоздания, выходные и праздничные дни и так далее. На основании этого документа составляется табель учета использования рабочего времени и подсчета заработка (приложение Е). В нем отражается тариф, сумма по тарифу, вредность, праздничные, надбавка, коэффициенты трудового участия (КТУ) и другие выплаты. КТУ устанавливается на заседании совета бригады соответствующим протоколом (приложение Ж), который подписывается председателем совета бригады.
Все начисления производятся аналогично Законодательству Республики Беларусь, никаких особенностей на предприятии нет, выводятся соответствующие машинограммы.
Премии, начисленные руководителям и специалистам отражаются в ведомости начисления производственной премии (приложение З).
Сумма оплаты за отпуск (учебный, трудовой и т.д.) отражается в ведомости расчета сумм за отпуск (приложение И), которая составляется по каждому работнику.
Пособие по временной нетрудоспособности начисляется согласно законодательству и отражается в ведомости начисления пособий по листкам нетрудоспособности (приложение К). Начисление пособий производится на основании подтверждающих документов. При начислении пособия в учете делаются следующие записи:
Д-т сч.69
К-тсч.70 6071840 руб.;
Работникам предприятия в обязательном порядке начисляются премии за стаж работы на основании фиксированных процентов от заработной платы:
от 0 до 1 года-0%;
от 1года до 5 лет-5%;
от 5 до 10 лет-10%;
от 10 до 15 лет-15%;
от 15 и выше-20%;
Эти суммы отражают в специальной машинограмме (приложение Л).
В соответствии с действующим законодательством из заработной платы работников производятся различные удержания и вычеты. В учете делаются следующие бухгалтерские записи:
-на сумму удержаний подоходного налога:
Д-т сч.70
К-т сч.68 14368068 руб.;
Д-т сч.68
К-т сч.51 14368068 руб.;
-на сумму отчислений в ФСЗН:
Д-т сч. 23,26,29,44
К-т сч.69 9360317 руб.;
- на сумму удержаний в пенсионный фонд:
Д-т сч. 70
К-т сч. 69 1742300 руб.;
Удержания по исполнительным листам отражаются в ведомости расчета удержаний из заработной платы по исполнительным листам (приложение М).
Удержания такие как подоходный налог, профсоюзный взнос, пенсионный взнос производятся автоматически и отражаются в расчетных листках (приложение Н) и РТ-5.
Выплата заработной платы на предприятии осуществляется разными способами. Часть работников получает денежные суммы через банк, где у каждого работника открыт свой личный счет, на который перечисляет предприятие деньги. Для перечисления денег с расчетного счета на лицевые счета работников в бухгалтерии составляют “Список для зачисления заработной на лицевые счета” (приложение П) и предается в банк. А также выплата производится на руки по “Платежным ведомостям” (приложение Р) и через карточки в банкоматах.
Сводным документом по начислению заработной платы и удержаний является “Сводная ведомость начислений и удержаний” (РТ-5) (приложение С), которая помогает получить сведения об удельном весе различных начислений в общей сумме заработной платы. Для распределения заработной платы по объектам основного производства, при распределении заработной платы заполняется “Ведомость расчета налогов и отчислений на сумму ФОТ” (вместо РТ-2) (приложение Т). В ней производится начисление налогов от ФЗП. В части начисленной заработной платы эти документы должны совпадать.
Особо тщательно подвергаются контролю расходы на оплату труда, так как они имеют большой удельный вес в себестоимости продукции. Этим занимается отдел труда и заработной платы, который устанавливает нормы выработки, сдельные расценки, тарифные ставки, надбавки, премии и другие виды выплат.
2.8 Учет фонда заработной платы с использованием ЭВМ
Основными предпосылками автоматизации учета труда и заработной платы являются большая трудоемкость сбора, регистрации и обработки информации, сложность выполняемых расчетов, разнообразие форм входной и выходной информации, постоянное совершенствование и изменение систем оплаты труда и методик их расчетов. В практике наблюдаются различные подходы к технологии обработки информации по учету труда и заработной платы: охвату расчетных показателей, содержанию алгоритмов, документированию информационной базы. Расчеты выполняются в строгом соответствии с трудовым законодательством. Основные формулы алгоритмов сводятся к накоплению информации и ее суммированию, таксировке данных, расчету процентных ставок, налогов и т.д.
Функциональная структура комплекса включает следующие задачи:
· расчет начисления сдельной заработной платы на основе данных об индивидуальной или коллективной выработке;
· расчет начисления повременной заработной платы на основе данных табельного учета или другой документации; доплат, премий, надбавок и т.д., заработной платы за первую половину месяца (аванса), отпусков;
· расчет удержаний: подоходного налога, за товары в кредит, по исполнительным листам, ссудам, подотчетных сумм и др.;
· расчет взносов по социальному страхованию и обеспечению отчислений в установленные налоговым законодательством фонды;
· формирование расчетно-платежной документации: расчетных ведомостей и листков, лицевых счетов по табельным номерам работников, платежных ведомостей аванса и расчетов за месяц;
· обобщение расчетов в разрезе структурных подразделений по видам оплат, категориям, группам профессий и корреспондирующим счетам;
· обобщение удержаний по видам и корреспондирующим счетам;
· обобщение операций по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в аналитическом разрезе и по другим группировочным признакам (оборотно - сальдовая ведомость по счету, карточка счета).
Модель автоматизированной обработки данных учета труда и заработной платы представляет собой комплекс действий, направленных на реализацию задач автоматизации учетного процесса. Технология решения задач по учету труда и заработной платы включает в себя следующие этапы:
-настройка алгоритмов расчета начислений и удержаний на особенности предприятия;
- заполнение справочников системы;
- формирование баз данных работающих;
- выписка рапортов о выработке;
- ввод с контролем данных табелей учета рабочего времени и запись в лицевые счета;
- ввод данных рапортов о выработке сдельщиков и расчет сдельной заработной платы, запись расчетов в лицевые счета;
- расчет повременной заработной платы, премий, доплат, запись в лицевые счета;
- перезапись данных начислений и удержаний по табельным номерам в зону оперативной информации и расчет отчислений от заработной платы;
- формирование и выдача на печать выходных документов;
- выдача справочной информации по запросу на экран;
- подготовка файлов (остатков) по аналитическим и синтетическим счетам в следующем периоде;
- ввод изменений в лицевые и при необходимости их корректировка;
- создание файлов по объектам затрат в разрезе цехов;
- запись данных об остатках, выдаче сводных ведомостей расходов по заработной плате.
Информационная база по учету труда и заработной платы состоит из:
· входной (первичной) информации;
· нормативно-справочной информации;
· выходной (результатной) информации;
Основными первичными документами по начислению заработной платы являются наряды на сдельную работу, наряды-задания, табели учета рабочего времени, листки временной нетрудоспособности, протоколы трудового участия членов бригады, справки- расчеты на доплаты, выплату премий, приказы на выделение материальной помощи, на выплату дивидендов и др.
К первичной информации также относятся документы, на основании которых производят удержания из заработной платы. Это заявление на добровольное удержание, приказы о лишении премии, исполнительные листы и др.