архивных фондов и архивных документе на носителях различных видов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе документов личного происхождения;
печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;
учетных документов, архивных справочников, картотек и других материалов, необходимых в работе Отдела.
Обеспечивает временное хранение, комплектование учет и использование документов:
постоянного хранения, образовавшихся в деятельности располагающихся на территории администрации Тамбовского района организаций относящихся к государственной собственности, в ходе реализации отдельных государственных полномочий, переданных Отделу в соответствии с действующим законодательством и заключенными договорами;
документов по личному составу ликвидированных организаций, зарегистрированных и функционировавших на территории администрации Тамбовского района, не имеющих правопреемника или вышестоящей организации.
По согласованию с Администрацией может принимать на временное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы организаций и граждан.
Разрабатывает, и по согласованию с архивным отделом области, представляет на утверждение Администрации списки организаций-источников комплектования Отдела, ведет систематическую работу по их уточнению. Осуществляет прием документов на хранение в Отдел. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе.
Создает и совершенствует научно - справочный аппарат к документам Отдела, при наличии соответствующих технических средств - создает автоматизированные информационно - поисковые системы, банки и базы данных, справочники о составе документов.
Осуществляет организационно - методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и делопроизводством организаций-источников комплектования Отдела, в том числе:
по согласованию с руководством организаций, в соответствии с заключенными Администрацией договорами о сотрудничестве в области архивного дела проводит проверки состояния делопроизводства, сохранности и учета документов в организациях;
рассматривает и согласовывает Положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях и инструкции по делопроизводству;
рассматривает и представляет в архивный отдел области для утверждения описи дел постоянного хранения, для согласования - описи дел по личному составу, номенклатуры дел организаций;
изучает и обобщает результаты работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт;
проводит совещания, семинары и консультации по вопросам организации делопроизводства и архивного дела;
оказывает действие организациям, расположенным на территории администрации Тамбовского района, в обеспечении хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
Отдел информирует органы местного самоуправления, иные заинтересованные лица о составе и содержании архивных фондов и архивных документов Отдела. Исполняет запросы обращающихся на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной информации, выдает архивные справки, выписки, заверенные копии документов. Организует работу пользователей документов. Популяризует архивное дело и архивные документы: оформляет документные выставки, готовит материалы для средств массовой информации, проводит встречи с общественностью, использует иные средства для достижения указанной цели.
Архивному отделу администрации Тамбовского района предоставляется право:
1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
2. Вносить на рассмотрение Администрации предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования архивных документов, заключению договоров с негосударственными организациями о сотрудничестве и внесении их в список комплектования Отдела, - совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве ведомств,
3. Участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией вопросов архивного дела и делопроизводства, в том числе готовить проекты распорядительных документов Администрации.
4. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования Отдела необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории администрации Тамбовского района, рекомендации по вопросам работы ведомственных архивов и организации делопроизводства.
6. Принимать участие в совещаниях, и семинарах, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями.
7. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение законодательства в области архивного дела должностных лиц организаций, независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности, а также физических лиц.
Организация работы архивного отдела администрации Тамбовского района. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности постановлением Администрации. Начальник Отдела и работники Отдела являются муниципальными служащими.
Начальник Отдела:
планирует и организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач;
отчитывается перед Администрацией и в установленном порядке информирует отдел области о работе Отдела и состоянии архивного дела в администрации Тамбовского района.
Начальник Отдела несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Отдел, с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением, и в пределах полномочий, предоставленных Отделу.
Работники Отдела несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями и трудовыми договорами.
Деятельность Отдела организуется в соответствии в правилами и инструкциями об архивном деле, разработанными Федеральным архивным агентством и архивным отделом области, на основе целевых программ, годового плана развития архивного дела в администрации Тамбовского района, утвержденного Администрацией и согласованного с архивным отделом области.
Отдел осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления, научной и культурной общественностью, организациями и гражданами.
При смене начальника Отдела прием передача дел осуществляется специально созданной комиссией, в состав которой ходят представители Администрации и, по согласованию, - архивного отдела области. Акт приема-передачи утверждается Администрацией и представляется в архивный отдел области.
Ликвидация и реорганизация отдела осуществляется Администрацией. Архивный отдел области информируется о произведенных действиях. Архивные фонды и архивные документы Отдела передаются организации правопреемнику, при отсутствии правопреемника место хранения архивных фондов и архивных документов Отдела определяется по согласованию с архивным отделом области.
Отдел при исполнении своих функций взаимодействует с:
Администрацией и ее структурными подразделениями; - архивным отделом области;
органами местного самоуправления администрации Тамбовского района;
органами государственной власти, организациями различных форм собственности, осуществляющими свою деятельность на территории муниципального образования;
средствами массовой информации;
общественными объединениями;
гражданами.
Архивный отдел администрации Тамбовского района - один из старейших в Тамбовском крае. Сегодня в нем сконцентрировано 330 фондов и 21 495 ед. хр. В архиве два архивохранилища, которые безопасны в пожарном отношении, гарантированы от затопления, имеют запасный выход, изолированы от рабочей комнаты. Завершена работа "по сплошному переоборачиванию связок дел в плотную бумагу" и обновлению старых ярлыков на связках. Архивные фонды размещены в порядке возрастания номеров. Архивохранилища оснащены топографическими пофондовыми и постеллажными указателями, имеют схемы расположения фондов на стеллажах.
В соответствии с правилами поддерживаются температурно-влажностный и световой режимы в архивохранилищах, принимаются меры по соблюдению санитарно-гигиенического режима хранения документов, проводится работа по улучшению физического состояния дел. Все изменения в составе и объеме фондов вовремя фиксируются: вносятся в паспорт архива и фондовый каталог, своевременно составляются карточки на новые фонды.
С целью формирования источниковой базы по истории района и Архивного фонда Тамбовской области в список источников комплектования включены 76 учреждений, организаций и предприятий, представляющих 14 отраслей экономики и Тамбовскую территориальную избирательную комиссию. Такой состав довольно полно отражает сложившуюся экономическую структуру и позволяет отбирать на постоянное хранение документы всех ведущих и значимых для района организаций, в том числе и негосударственных, работа с которыми строится на договорной основе. Деятельность архива осуществляется по плану, в соответствии с графиками согласования номенклатур дел, проверок состояния работы с документами в организациях, упорядочения и приема-передачи документов в районный архив.