4 программных комплекса регионального значения
НСА Архивные справочники
ОСД - Обеспечение сохранности документов
ЕПК Экспертно-проверочная комиссия
УПП учет плановых показателей работы архивных учреждений
Порядка 65 различных баз данных учетного и информационно-поискового характера поддерживаются этим программным обеспечением.
Архивный отдел Тамбовской области в 2007 году прикладывает усилия и к развитию самого программного обеспечения, и, особенно надо подчеркнуть, к его качеству, т.е. учитывается актуальность разрабатываемых вопросов, доступность, учитывая рассредоточенный характер первичной информации (11 муниципальных архивных учреждений по области), защищенность информации.
Учитывая вышесказанное, архивным отделом Тамбовской области в 2007 году был приобретен мощный компьютер, который будет работать как Интернет-сервер, предназначенный для размещения нормативной и управленческой информации, размещения общих для всех архивных учреждений задач, а также данных сайта архивного отдела Тамбовской области.
В 2007 году предпринята попытка создать новую версию ПК "Учет плановых показателей" с целью слияния планово-отчетной информации на одном сервере, увеличения надежности работы в многопользовательском варианте, снятия ограничений по выборкам, и подключением новой статформы по отчетности.
Статформа недавно утверждена и к 2007 году будет подключена в следующую версию УПП, которая реализует новый подход к Программному обеспечению Управления архивами. База данных УПП теперь поддерживается не Access, а Firebird, т. е в новой версии УПП реализовано полноценное склиент-серверное приложение. Перенос базы данных на Firebird позволяет увеличить скорость обработки данных, увеличить отказоустойчивость всей системы. Также с переходом на Firebird стало возможным подключение и работа удаленных клиентов, т.е. областных архивных учреждений в одной базе данных, на едином сервере. После периода опытной эксплуатации, реально открывается возможность перейти на планирование и учет показателей деятельности архивных учреждений через Интернет, насколько это только реализуемо на местах.
ПК "НСА", "Обеспечение сохранности" были переданы в архивные учреждения области для ознакомления и использования.
В процессе создания находятся ПК "СИФ" и "Информационные справочники". В 2006 году сдана в эксплуатацию расширенная версия программы "ЭПК".
Идет непрерывная доработка, развитие алгоритмов ПК "ЭПК Экспертно-проверочная комиссия" и УПП "Учет плановых показателей"
В октябре 2007 года в госархивах, расположенных в г. Тамбове, прошла проверка технической защиты информации. Комиссию интересовало состояние защиты конфиденциальной информации на рабочих местах, где происходит ее обработка.
Выявлено, что информация о посетителях, исследователях, являющаяся конфиденциальной, должным образом не защищена, в первую очередь должной программой. Разработка программы типа "Стол справок" с учетом обратившихся и тематики востребованной информации становится "горячим" вопросом.
В целом, для архивной службы области требуются также такие новые разработки, как
1. Стол справок, программа, обслуживающая различные разовые обращения за справочной информацией и посещения исследователей читальных залов,
2. Программа, формирующая именные каталоги,
3. Программа, фиксирующая историю административно-территориального деления административно-управленческого района области.
4. Программа, фиксирующая историю госучреждений, находящихся в административно-управленческом районе области,
5. Электронный перечень документов, программа, необходимая для учета документов, предоставляемых для проведения различных выставок и мероприятий.
В 2007 - 2008 годах ожидается поступление от Росархива Программы учета источников комплектований и новая версия ПК "Архивный фонд", "Фондовый каталог".
На сегодняшний день становится актуальным помимо развития компьютерного парка архивных учреждений, создания и развития архивного программного обеспечения и переход на лицензионное системное программное обеспечение компьютеров. Архивный отдел Тамбовской области уже проделал необходимую работу по этому вопросу и в 2007-2008 годах начинает новую Программу по развитию системного программного обеспечения для госархивов.
На сегодняшний день архивное программное обеспечение (ПО) области составляет порядка 70 разнообразных программных средств - это:
и небольшие программные средства для ведения баз данных (БД), разработки 1998-2002 годов. Большая часть которых, как собственно программ, так и отдельных баз данных, поддерживаемых в архивных учреждениях
находится в рабочем состоянии, но требует модернизации (исключая период
2002-2006 гг.), т.к преследует, в основном, только учетную цель; недостаточно сервиса поиска, выборок по условию, нет программного сохранения и восстановления информации, ограничены функции печати.
и современные программные модули с расширенным сервисом для пользователя, формированием различных отчетов по тематике программного комплекса и возможностью страхового копирования формируемых БД.
Структурная схема программное обеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений Тамбовской области приведена в приложении 1.
Тематические базы данных и каталогов архивных учреждений Тамбовской области приведены в приложении 2.
Если рассмотреть имеющееся программное обеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений, то наибольший удельный вес имеет:
1. Раздел Создание информационно-поисковых систем (НСА). Значительная часть этих программ предназначена для создания наиболее востребованных тематических БД информационно-поискового направления - это учетные задачи и созданные на их основе порядка 50 различных БД - различные тематические именные каталоги, картотеки решений партийных и исполнительных органов власти, учет и ведение дел и учетных карточек членов КПСС, каталоги по истории госучреждений и "Указатель фабрик и заводов"; программы по переработка описей; межфондовые указатели и другие.
Этот блок программных средств необходимо пополнить новыми разработками:
1. Программа "АТДСО - Административно-территориальное деление Тамбовской области" - предназначена для ведения тематической базы данных по событиям, связанным с административными единицами Тамбовской области.
В данной программе реализованы следующие возможности:
Формирование и редактирование справочников: административного деления Тамбовской области и указателей, формирующих список указателей при печати книги.
Ведение базы данных: внесение новых записей, редактирование и удаление существующих, сохранение резервной копии базы данных, а также ее восстановление.
Поиск необходимых записей по ключевым полям: административной единице, году в котором происходили события.
Печать книги: вывод базы данных в формат MS-Word, с заданной структурой текста, автоматическим формированием оглавления, сносок и списка указателей.
Ведение справочника пользователей и разграничение их прав на доступ к различным компонентам программы.
2. Программа "НСА" - научно справочный аппарат - предназначена для проведения комплекса работ по составлению научно-справочного аппарата, который включает в себя переработку и усовершенствование описей, составление межфондовых указателей, каталогов, перечней дел, списков фондов государственного архива.
В программе реализованы такие возможности:
Формирование и редактирование фондов, описей дел с привязкой к фондам.
Переработка описей (изменение систематизации дел по заданному правилу).
Составление необходимого научно-справочного аппарата к описи (титульный лист, оглавление, предисловие, предметный, именной, географический и тематический указатели, переводная таблица шифров).
Формирование итоговой записи к описи.
Формирование описи особо ценных дел и описи уникальных дел.
Составление межфондовых указателей, каталогов и перечней дел, по заданному ключу.
Вся отчетность формируется в формате документов Excel на основании шаблонов.
Ведение справочника пользователей, разграничение их прав на доступ к программе.
По разделу Учет использования документов АФ РФ можно привести такие разработки как "Картотека тематики исследований", регистрация, учет и исполнение социальных запросов, "Стол справок".