В течение 1996-2006 гг. на постоянное хранение в районный архив поступили около 8 тыс. дел организационно-распорядительной документации, а также документы по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников.
К сожалению, исследователи не всегда находят документы по истории района (переданы на хранение в Государственный архив Тамбовской области) или об отдельных личностях. Несовершенство состава документов объясняется переполнением архива в прошлые годы и особенностями его комплектования (пополнялся главным образом управленческой документацией). Однако в последние годы архив стал активнее комплектоваться документами личного происхождения, что связано с повышением интереса краеведов, учителей и учащихся к документам о жизни знаменитых земляков, истории и развития Тамбовского района.
В результате проведенной в 2007 году акции "И твоя судьба принадлежит истории района" в архив приняты документы известных горожан, ветеранов войны и труда Г.И. Мытикова, К.Н. и В.Н. Шадриных, Г.М. Сарилова, А.П. Короткова, Н.Т. Величаева. Архивные фонды освещают их творческую, служебную, общественную деятельность, содержат личную переписку, фотографии. Эта работа проходит в сотрудничестве с районным советом ветеранов войны, действующим при централизованной библиотечной системе клубом "Ветеран", органами социальной защиты населения. Поскольку не все владельцы личных архивов соглашаются расстаться с документами и передать их на хранение в архив, в беседах с ветеранами работники архива разъясняют важность подобных документов как для истории родного края, так и для патриотического воспитания граждан. В ближайшее время архивный отдел администрации Тамбовского района планирует создать совет содействия архиву, куда войдут архивисты, работники районной администрации, музея, библиотеки, ветераны архивной службы и Великой Отечественной войны.
Архивные документы активно используются для привлечения населения, в том числе молодежи, к изучению истории родного края, Тамбовского района. Ежегодно оформляются стенды и выставки вновь поступивших в архив документов и наиболее интересных материалов архивных фондов. Для районной газеты готовятся статьи о знаменитостях района и города. По местному радио звучат передачи с привлечением архивных источников.
На выставке "Архивная служба в Тамбовском районе" демонстрировались фотографии и награды архивистов, помещений архива за разные годы, а выставка "Мой край родной" представила снимки памятников природы района: редкие виды деревьев, документы о достижениях г. Тамбова и Тамбовского района в экономики и охране окружающей среды. Ее организаторы стремились ознакомить жителей района с успехами в области экологической политики, внести свой вклад в патриотическое воспитание населения.
Архивным отделом администрации Тамбовского района подготовлен буклет "Подвиги героев в сердцах народных", изданный к юбилею Победы. В него вошли фотографии и биографии ветеранов Великой Отечественной войны. Из переданных в архив документов ветеранов Тамбовчане узнают о боевом прошлом и подвигах своих земляков на фронте и в тылу.
В последние годы для повышения эффективности использования архивных документов изучаются потребности органов местного самоуправления, учреждений, организаций, промышленных и сельскохозяйственных предприятий в документной информации, ведется систематическое их информирование об архивных документах по актуальным проблемам социально-экономического развития района, а также о юбилейных и знаменательных событиях в истории Тамбовского района, города, сельских Советов, учреждений здравоохранения, культуры, учебных заведений, промышленных и сельскохозяйственных предприятий.
Из архивных документов и периодики выявляются сведения о юбилейных и памятных датах в жизни района, которые передаются районной администрации. Кроме того, архив проводит инициативное информирование организаций о документах архива по их истории и деятельности.
Деятельность по сохранению документального наследия района отражена в фотоальбоме об истории архивного отдела администрации Тамбовского района.
Значительная часть рабочего времени отводится на исполнение запросов социально-правового характера. Если раньше в основном запрашивали сведения о трудовом стаже и размерах заработной платы, то в последнее время в архив все чаще обращаются за правоустанавливающими документами на домовладения и земельные участки. При отсутствии необходимой информации, архивисты консультируют граждан о дальнейших поисках. Архив также информирует пользователей, в том числе работающие с населением организации, о месте хранения нужной документации, что во многом облегчает получение необходимых документов.
Архивный отдел администрации Тамбовского района, финансируется из средств районного бюджета. Поэтому за обеспечение помещениями, пригодными для длительного хранения документов, их техническое оснащение, оборудование, охрану, создание других необходимых условий для работы архива отвечает районная администрация. Архивисты тесно сотрудничают не только с ней, но и с организациями, учреждениями и предприятиями муниципального образования, а по вопросам методического обеспечения обращаются в Управление культуры и архивного дела Тамбовской области, государственный архив Тамбовской области, Центр документации новейшей истории Тамбовской области.
Начало развития архивного программного обеспечения относится к 1990-1995 годам. В этот период были закуплены в архивный отдел Тамбовской области первые компьютеры. Компьютеры были распределены по наиболее информационно-емким участкам. Тогда же началась автоматизация архивного дела в области. Создавались, как правило своими силами, небольшие программные средства управления базами данных. Эти программы так и назывались тогда "База данных такая - то". К таким давним разработкам относятся:
1. Программное обеспечение Архивной службы Тамбовской области 1993-1995 годы (таблица 1).
Таблица 1
Программное обеспечение Архивной службы Тамбовской области 1993-1995 годы
| Наименование | Архивное учреждение | Среда | Разработчик | Дата ввода |
| БД по архивно-следственным делам УФСБ | ГААОСО | 1992 г. | ||
| Учет метрических книг | ГАСО | DOS | ГАСО | 1994 г. |
| Учет организаций источн. комплектования | Управлениеархивами | Excel | . | |
| Учетные карточки коммунистов | ЦДООСО | Access 2 | ЦДООСО | . |
| Фотофоновидеокаталог | ЦДООСО | Access 2 | ЦДООСО | . |
| Электронная опись | ЦДООСО | Access 2 | ЦДООСО | . |
| Электронно-тематический перечень | ЦДООСО | Access 2 | ЦДООСО | . |
| Решения горисполкома | ГАСО | 1994 г. | ||
| БД Решения облисполкома | ГАСО | ГАСО, на основе "Решения горисполкома" | 1994 г. | |
| ЭПК | Управлениеархивами | 1995 г. |
К 2000-2002 годам портфель архивного обеспечения пополнился следующими разработками:
Программное обеспечение Архивной службы Тамбовской области 1995-2000 годы (таблица 2).
Таблица 2
Программное обеспечение Архивной службы Тамбовской области 1995-2000 годы
| Наименование | Архивное учреждение | Среда | Разработчик | Дата ввода |
| Учет дел ведомственных архивов. УИК | ГАСО | ГАСО | 1996 г. | |
| Каталог по истории госучреждений | ГАСО | DOS | ГАСО | 1996 г. |
| Именной каталог | ГАСО | Win, Access2 | ГАСО, Липанов | 1996 г. |
| Учет социальныхзапросов | ЦДООСО | Clipper | Гос. АрхивМичуринска | |
| Регистрация социально-правовых запросов | ГАСО | DOS | ГАСО | 1997 г. |
| СИФ | ГАСО | Win, Access2 | ГАСО | . |
| СИФ и научная библиотека | ЦДООСО | Access 2 | ЦДООСО | . |
| Справочник по адм. - терр. делению | ГАСО | DOS | ГАСО | 1997 г. |
| Указатель фабрик и заводов | ГАСО | Win, Access2 | . | |
| Переработка описи OPISPER v1.3 | ГАСО | DOS | ГАСО | 1998 г. |
| Межфондовые указатели | ГАСО | DOS | ГАСО | 1998 г. |
| Усовершенствование описей OPISUS | ГАСО | DOS | ГАСО | 1997 г. |
| Архивный фонд v2 | Госархивы | FoxPro Windows | Росархив, Москва | 1998 г. |
| Фондовый каталог v1 | FoxPro Windows | Росархив, Москва | 1998 г. | |
| БД ликвидируемых предприятий | ГАСО | Win, Access2 | ГАСО | 1998 г. |
| Именной фотокаталог | ГАСО | Win, Access2 | ГАСО | 1999 г. |
| Учет НСА к описям | ГАСО | 2000 г. | ||
| Картотека решений партийных органов | ЦДООСО | Clipper | НПО Автоматика |
За период 2003-2006 годов в области была проведена областная государственная целевая программа "Развитие архивного дела в Тамбовской области на 2003-2006 годы". В результате ее выполнения компьютерной техникой были оснащены все архивные учреждения области, что дало новый виток в развитии автоматизации архивного дела и, в частности, в развитии архивного программного обеспечения.
Программное обеспечение Архивной службы Тамбовской области 2001-2007 годы приведено в таблице 3.
Таблица 3
Программное обеспечение Архивной службы Тамбовской области 2001-2007 годы
| Наименование | Архивное учреждение | Среда | Разработчик | Дата ввода |
| БД по фильтрац. - проверочным делам УФСБ | ГААОСО | 2001 г. | ||
| Информационно-поисковая система ФОНД | ГАДЛССО | ГАДЛССО | 2002 г. | |
| Архивный фонд v3 | Госархивы | FoxPro Windows | Росархив, Москва | 2002 г. |
| Фондовый каталог v2 | FoxPro Windows | Росархив, Москва | 2002 г. | |
| Кадровый состав учреждений системы Росархива | Управление архивами | Росархив, Консалтинговая группа "Термика" | 2003г. | |
| Административно-территориальное деление Тамбовской области | Borland Delphi7, MS Access 2000 | ЦИТ Айтекс-ру | 2004г. | |
| Планирование и учет работы архивных учреждений | Все архивные учреждения | Borland Delphi7, MS Access 2000 | ЦИТ Айтекс-ру | |
| Экспертно-проверочная комиссия | Управление архивами | Borland Delphi7, MS Access 2000 | ЦИТ Айтекс-ру | 2005г. |
| ОСД - Обеспечение сохранности документов | Borland Delphi7, MS Access 2000 | ЦИТ Айтекс-ру | 2006г. | |
| Научно справочный аппарат ("Архивные справочники") | Borland Delphi7, MS Access 2000 | ЦИТ Айтекс-ру | 2007г. |
К концу 2006 года Архивная служба Тамбовской области подошла со следующим пополнением портфеля архивного программного обеспечения: