Характерной особенностью производственных запасов является то, что они полностью потребляются в каждом цикле производства, и поэтому для каждого нового производственного процесса их необходимо заменять новыми.
Для учета материальных ценностей используются следующие активные счета:
20 - «Производственные запасы» по субсчетам: 201 - «Сырье и материалы»;
202- «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия»;
203- «Топливо»;
204- «Тара и тарные материалы»; 205 - «Строительные материалы»;
206- «Материалы, переданные в переработку»; 207 - «Запасные части»,
208- «Материалы сельскохозяйственного назначения;
209- «Прочие материалы»;
22 - «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы»; 28 - «Товары».
Малые предприятия могут учитывать все ценности на счете 20 «Производственные запасы».
Важным условием правильной организации учета и контроля за сохранностью и использованием материалов является надлежащее оформление их поступления, хранения и отпуска.
Основным источником поступления материальных ресурсов на предприятие являются поставщики. Материальные ценности, поступающие от поставщиков, сопровождаются Счетами-фактурами, Товарно-транспортными накладными и другими документами, в которых указывается наименование и количество груза, поставщик и порядок оплаты. Получение материалов непосредственно у поставщиков или у транспортной организации производится материально ответственным лицом, на которого в бухгалтерии выписывается Доверенность. Подпись лица, которому' поручено получение ценностей, заверяется руководителем и главным бухгалтером предприятия. Выданные доверенности должны регистрироваться в специальном Журнале регистрации доверенностей и выдаваться под расписку материально ответственным лицам. Следует иметь в виду, что новая доверенность может быть выдана лицу лишь после того, как оно отчиталось в исполнении поручения по ранее выданной доверенности. В настоящее время доверенности относятся к документам строгой отчетности и учитываются на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета».
Сопроводительные документы поставщиков регистрируются в специальном журнале, где каждому первичному документу присваивается порядковый номер. Причем во всех документах указывается сумма налога на добавленную стоимость, которая в стоимость материала не входит, а записывается отдельной строкой.
Материалы, поступающие на склад, тщательно проверяются на соответствие их качества, количества, ассортимента данным, указанным в сопроводительных документах. Если расхождений не выявлено, то материалы принимаются на склад, а их приход оформляется либо непосредственно на основании документов поставщиков, либо путем выписки Приходных ордеров типовой формы. В случаях, когда наблюдаются расхождения между данными сопроводительных документов и фактическим состоянием груза по количеству и качеству, а также для оформления трутов, которые поступили без сопроводительных документов, составляется Акт приема материалов.
Учет расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей ведется на активно-пассивном счете 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Комбинированным регистром для учета расчетов с поставщиками является журнал 3, в котором ведется синтетический учет по кредиту счета 63. и ведомость 3.3 к нему, в которой ведется аналитический учет по каждому приходному и платежному документу. Записи в ведомости 3.3 отражаются по мере признания обязательств на основании первичных документов.
Синтетический учет материальных ценностей ведется по и\ фактической себестоимости, которая состоит из закупочной цены и транспортно-заготовительных расходов, включающих в себя расходы по транспортировке, наценки, комиссионные и таможенные сборы, расходы по страхованию, а также потери материалов в пути в пределах норм естественной убыли.
При поступлении материалов на предприятие от поставщиков, на их фактическую себестоимость без НДС, дебетуются счета 20 «Производственные запасы», 22 «МБШ, 28 «Товары» и кредитуется счет 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На сумму указанного в сопроводительных документах НДС дебетуется счет 641 «Расчеты по налогам» и кредитуется счет 63.
Если при приеме ценностей по принятому к оплате счету поставщика будет выявлена недостача по его вине или вине транспортной ор1ани-зации, то счета материальных ценностей дебетуются только на сумму фактически принятых материалов, а на сумму недостач дебетуется счет 374 «Расчеты по претензиям». Счет 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в этом случае кредитуется на всю сумму, указанную в сопроводительных документах, независимо от недостачи.
Принятые на ответственное хранение материалы, от оплаты которых пред1фиягие отказалось, учитываются на забалансовом счете 023 «Материальные ценности на ответственном хранении».
На материальные ценности, поступившие от подотчетных лиц, составляются приходные ордера, а на счетах, приложенных к авансовому отчету, проставляется отметка заведующим складом со ссылкой на номер приходного ордера. При этом дебетуются счета учета материальных ценностей и кредитуется счет 372 «Расчеты с подотчетными лицами». На складе кладовщиком каждому виду материальных ценностей присваивается номенклатурный номер, который повторяется во всех первичных документах, отражающих движение этого материала.
Складской учет материалов ведется в Карточках складского учета материалов или книгах. В этих регистрах записи делаются по каждому приходному или расходному документу, и после каждой операции выводится остаток данного вида материалов. Первичные документы сдаются в бухгалтерию для дальнейшего учета и хранения согласно составляемым реестрам.
Выдача материальных ценностей со склада производится материально ответственными лицами по документам, оформленным надлежащим образом. Внутренний отпуск материалов оформляется Лимитно-заборными картами. Накладными-требованиями на отпуск материалов.
Лимитно-заборные карты применяются при систематическом потреблении производственными подразделениями определенных материалов. В такой карте указывается количество данного материала, подлежащего отпуску со склада в цех в течение месяца. Один экземпляр карты передается в цех, другой на склад, где хранятся материалы. При получении материалов в пределах лимита мастер цеха расписывается в Лимитно-заборной карте, находящейся на складе, а кладовщик — в экземпляре, находящимся в цехе, подтверждая факт отпуска материалов. В конце месяца все экземпляры Лимитно-заборных карт передаются в бухгалтерию для их обработки и составления учетных записей.
В случае перерасхода лимита составляется особое требование на отпуск материала, которое подписывается главным инженером или директором, и выписывается накладная склада.
При отпуске материалов в производство дебетуются счета учета затрат на производство: 23 «Производство». 91 «Общепроизводственные расходы» или счет 80 «Материальные расходы» и кредитуются счета учета материальных ценностей.
Сторонним организациям отпуск материалов оформляется приказами, счетами-фактурами и товарно-транспортными накладными. Выдача материалов при этом осуществляется непосредственно представителям покупателя на основании надлежащим образом оформленных доверенностей на право получения ценностей и отражается в учете как реализация товаров.
В бухгалтерии предприятия учет материальных ценностей ведется в накопительных ведомостях по каждому виду материалов, и группе, в которую входят предметы со сроком службы менее одною года или менее одного операционного цикла независимо от стоимости. В эту труппу включаются инструменты, хозяйственный инвентарь, специальное оснащение, специальная одежда и т.п.
Для учета перечисленных выше предметов применяется синтетический счет 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы».
Объекты данной группы не следует путать с малоценными необоротными материальными активами. В группу малоценных необоротных материальных активов входят предметы, срок полезного использования которых превышает один год или один операционный цикл. Такие объекты относятся к необоротным активам, они подлежат амортизации и учитываются на счете 112 «Малоценные необоротные материальные активы». Их износ отражается на счете 132 «Износ прочих необоротных материальных активов». Нормы начисления износа устанавливаются предприятиями самостоятельно.
В отличие от материалов, МБП в процессе производства потребляются постепенно, поэтому необходимо вести учет их наличия в местах эксплуатации. С целью контроля за движение МБП в процессе их использования, правильностью и своевременностью их списания Министерство статистики Украины своим приказом № 145 от 22.05.1996 г. утвердило перечень типовых форм первичных документов по учету МБП.
Так, например, списание морально устаревших, изношенных непригодных к эксплуатации МБП осуществляется по Акту на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов; списание и обмен непригодных к эксплуатации инструментов производится по Акту на списание инструментов и их обмену на пригодные: на каждого работника, получившего под расписку МБП, оформляется Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
Необходимыми условиями обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей являются правильная организация складского хозяйства и контрольно-пропускной системы, а также кадрового обеспечения служб материально-технического обеспечения предприятия.
В ходе проверки необходимо изучить материалы, которые имеются в отделе кадров по вопросам подбора, приема, перемещения и увольнения материально ответственных лиц. По данным трудовых книжек и личных листков требуется установить, не назначаются ли на эти должности лица, имеющие судимости за корыстные преступления, согласовывалось ли их назначение и перемещение с главным бухгалтером предприятия.