По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
Это специальные объекты баз данных, реализованных в последних версиях СУБД Microsoft Access (начиная с Access 2000). Правда, более корректно их называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Эта база данных не обязательно должна быть базой данных Microsoft Access. Страницы доступа, созданные средствами Microsoft Access, позволяют работать также с базами данных Microsoft SQL Server.
Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модулисоздаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.
3. Использование MS Access 2007 при ведении бухгалтерского учета затрат на производство на предприятии ООО «Вектор»
3.1 Создание новой базы данных
Новая база данных совершенно пуста – в ней нет никаких таблиц, форм, отчетов или каких-либо других объектов. Основной составной частью базы данных в СУБД Access является таблица – хранилище всей информации об объектах предметной области. БД считается созданной, если в ней размещена хотя бы одна таблица.
Создание БД включает три этапа: создание файла БД, описание таблицы и загрузка таблицы. Для создания файла базы данных необходимо выполнить следующие действия:
Кнопка office – Создать – задаем имя файла «Курсовая работа» – ок.
В результате на диске буден создан файл с начальным размером 64 Кбайта, в которой резервируются участки для размещения таблицы, запроса и других компонентов БД. В дальнейшем по мере добавления новых таблиц, запросов и т.д. размер файла будет увеличиваться порциями по 32 Кбайта. Признаком завершения первого этапа является появление на экране окна базы данных.
Второй этап создания базы данных состоит в разработке структуры – описании таблицы. Если окно базы данных на экране отсутствует, что говорит о закрытом состоянии базы данных, ее необходимо открыть. Для этого используем алгоритм:
Кнопка office – Открыть – Курсовая работа – ОК.
Вместо кнопки office можно воспользоваться кнопкой на ленте «Открыть» или использовать сочетание клавишь ctrl+o.
3.2 Создание таблиц в базе данных, списков для ввода данных
Если в какое-либо поле надо вводить повторяющиеся данные, то эти данные можно предварительно оформить в виде списка и настроить таблицу таким образом, чтобы в процессе заполнения таблицы можно было выбирать значения из этого списка.
Например, если требуется вводить список затрат на производство, то в режиме конструктора при выборе типа поля «затрат на произвлдство» выбираю тип «Мастер подстановок». В диалоговом окне задаю «будет введен фиксированный набор значений» и «Далее», ввожу значение списка (Код ЗП) переходя по столбцу вниз с помощью клавиши со стрелкой и «Далее», ввожу имя столбца подстановки «Наименование ЗП» и «Готово».
Открыл таблицу для заполнения, когда курсор оказался в поле «месяц», то в нем появился указатель списка, нажав на этот указатель, выбрал нужное значение из развернувшегося списка и нажал Enter.
Сформировал таблицу «Выборка по стоимости», используя список значений поля таблицы с именем «Код ЗП».
При заполнении таблицы значения полей: «Код ЗП», «Дата произведения затрат», скопировал из таблицы «Справочник затрат на производство» (отметил копируемые поля, Главная – Копировать, пометил поля, в которые копирую данные тоже вместе с именами, Главная – Вставить).
Связал эту таблицу с ранее созданными таблицами по полю «Дата произведения затрат»:
1) Выбрав кнопку «Схема данных» или выполнил команду «Сервис» – «Схема данных»;
2) в диалоговом окне щелкнул правой клавишей мыши на свободном месте;
3) выбрал команду «Добавить таблицу»;
4) из списка выбрал таблицу «Справочник затрат на производство» и нажал «Добавить»;
5) связал эту таблицу с таблицей «Сумма затрат» по полю «Код ЗП».
3.3 Создание отчета в БД «Учет затрат на производство»
Расчетная затрат на производство по дням, для этого выполним последовательно:
Создание – Мастер отчетов – Выбрал запрос «Наименование ЗП» – Выбрал поля: «Код ЗП», «дата произведения затрат», «сумма затрат» – Далее – Далее – Задал сортировку по полю «дата произведения затрат» от 1.05.2010 до 20.05.2010 – Далее – выбрать макет «табличный» и ориентацию «книжная» – далее – Выбрал стиль «выделенный». Далее – задал имя отчета «Затраты на производство» – Готово.
Перед тем как вывести на печать я сделал предварительный просмотр для этого я сделал следующее: кнопка office – печать – предварительный просмотр. Убедившись что меня все устраивает я вывел отчет на печать следующим образом: кнопка office – печать выбрал нужный принтер и отправил на печать. Если принтер то один можно воспользоваться функцией быстрая печать для этого в разделе «печать» выбрать пункт «быстрая печать.
Заключение
Современное человеческое общество живет в период характеризующийся небывалом ростом объема информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к общественной сфере. Наибольший рост объема информации находится в промышленной торговле.
Переход к рыночным отношениям в экономике и научно технический прогресс чрезвычайно ускорил темпы внедрения во все сферы социально экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации.
В настоящее время существует множество систем управления базами данных (СУБД) и других программ выполняющих сходные функции. Среди них программа Access заслуживает особого внимания. К достижениям Access можно отнести интеграцию с другими средствами Microsoft Access, возможность работы и корпоративных сетях.
Области применения Access ясны. Во-первых пользователями этой системы являются непрограммирующие профессионалы. Таких пользователей привлекает легкость изучения программы, возможность решить большинство проблем без программирования, а так же средства быстрого создания приложений.
Примером может служить создание базы данных для расчета с персоналом по прочим операциям. Данная база данных состоит из:
– набор таблиц в которых отражены основные данные, необходимые для расчета с персоналом по прочим операциям, справочник сотрудников, прочие операции за месяц;
– запросов, в которых отражен порядок расчета с персоналом по прочим операциям, исходя из оклада;
– порядок расчета по прочим операциям исходя из данных таблиц.
Другая сфера применения этой СУБД – предприятия, имеющие локальную сеть. Access хорошо зарекомендовал себя при использовании в сети.
Таким образом, из выше сказанного следует, что выбранная тема курсовой работы очень актуальна.
Список литературы
1. Адриан Кинг Microsoft office изнутри: Пер. с англ. – СПБ.: Питер, 2007. – 512 с.
2. Бусленко Н.П., Калашников В.В., Коваленко И.Н. Лекции по теории больших систем. – М.: 2006. – 312 с.
3. Вейкас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2007: Пер. с анг. – СПб.: Питер, 2008 – 864 с.
4. Управление базами данных / О.П. Глудкин, Н.М. Горбунов и др.: Под ред. О.П. Глудкина. – М.: Прикладные программы 2007 600 с.
5. Горев А., Ахаян Р., Макашаринов С. Эффективная работа с СУБД. – СПб.: Питер, 2008 – 704 с.
6. Гост 6. 38 – 90. Унифицированные системы документации. Система ОРД.
7. Документы. Делопроизводство. – М.: ПРИОР, 2005 – 144 с.
9. Зельднер Г.А. Пешков А.А., Юдаков В.В. Компьютер на связи! М. 2007.
10. Карпов Т.С. Базы данных: Модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер. 2007. – 304.с
11. Нольден Маттиас Знакомьтесь: Microsoft Access: Пер. с нем. – К.: Торгово-издательское бюро BHV, 2007. – 336 с.
12. Романычева Э.Т., Соколова Т.Ю., Шандурина Г.Ф. Компьютерная графика. – М.: ДМК Пресс 2007 – 592 с.
13. Руководство программиста по Visual Basic для Microsoft Access 2007: Пер. с англ. – М.: ДМК Пресс, 2008 – 544 с.
14. Смилянский Г.Л. Какая АСУ эффективна? (Руководителю об автоматизированных системах управления). – М.: Экономика, 2006 – 304 с.
15. Толковый словарь по вычислительным системам / Под ред. В. Иллингуорта и др./ Пер. с англ. – М.: Машиностроение, 2007 – 560 с.
16. Фаронов В.В. Программирование на персональных ЭВМ в среде Турбо – Паскаль. – М.: Изд – во МГТУ, 2004 – 580 с.
17. Харвей Г. Access для «чайников». – К.: Диалектика, 2008 – 288 с.
18. Харитонова И., Михеева В. Microsoft Access 2007. – СПб.: БХВ – Петербург, 2008–1088
19. Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 158 с.
20. План и корреспонденция счетов бухгалтерского учета: Методическое пособие / Рук. авт. колл. А.С. Бакаев. – М.: Инвест-Фонд, 2007.
21. Алексей Ерохин. Access 2007. – М.: 2008
22. План счетов. – М.: ИНФРА – М. 2008
23. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 352 с.
24. Пояснение к плану счетов. ИНФРА-М, 2007.