Интегрированные бухгалтерские системы предоставляют пользователям, как правило, более широкие возможности и обеспечивают ведение учета по всем основным участкам. Их отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность. Интегрированные бухгалтерские системы также позволяют организовать работу в локальной сети. При этом на каждом компьютере, как правило, работает вся система, а для разделения учета используются лишь определенные ее возможности.
Программы класса “Бухгалтерский конструктор” предоставляют пользователям возможность изменять методику учета, корректировать учетную политику предприятия, которая предполагает, например, выбор определенных правил оценки запасов товарно-материальных ценностей (ЛИФО, по средневзвешенным или учетным ценам и др.), варианта начисления износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов (исходя из сроков службы и стоимости, в соответствии с нормативными или сметными ставками, в размере 50 или 100 % стоимости при передаче в эксплуатацию) и т.д.
Бухгалтерский комплекс представляет собой систему из отдельных взаимосвязанных АРМ (АРМ «Финансы», АРМ «Заработная плата», АРМ «Склад», АРМ «Торговый зал» и др.), каждое из которых предназначено для автоматизации отдельного участка бухгалтерского учета. Работа отдельных АРМ может быть организована как на одном компьютере, так и на разных машинах, объединенных в локальной вычислительной сети. Совместная работа различных АРМ обеспечивается чаще всего через АРМ главного бухгалтера. Такая организация работы системы позволяет глубже проработать отдельные участки учета и требует меньшей доработки системы конечными пользователями, так как обладает широкими функциональными возможностями.
Программы класса «Бухгалтерия-офис», помимо учетных функций, решают аналитические задачи, оптимизируют сбыт продукции, управляют закупками сырья, обеспечивают организацию делопроизводства на предприятии, а в некоторых системах — и правовую поддержку бизнеса (благодаря возможности совместной работы со справочными правовыми системами, которые поставляются отдельно от основного модуля). Система предоставляет широкие возможности в области менеджмента и маркетинга, поэтому бухгалтерская составляющая здесь может не быть главенствующей. Больше внимания уделяется взаимосвязи всех составных частей системы и возможности эффективного управления предприятием.
Системы учета международного уровня позволяют организовать учет и провести анализ в соответствии с некоторыми международными стандартами учета (GAAP, IASC). Поскольку совместить отечественные методики с международными сложно, такие системы позволяют сформировать лишь наиболее распространенные формы внутрифирменной отчетности (Income Statement, Cash Flow) и произвести анализ хозяйственной деятельности по набору ограниченных показателей с использованием несложных методик (например, “Break Event Point”). Интерфейс таких программ организован, как правило, на русском и английском языках.
Международные системы, как и программы класса “Бухгалтерия-офис”, не только представляют пользователю широкие возможности в области организации традиционного бухгалтерского учета, но и позволяют обеспечить управление проектами, системой закупок и продаж и т.д. Кроме возможностей генерации отчетов, настройки меню пользователя и т.п. международные системы могут содержать специфические и несвойственные отечественным программам сервисные возможности. Например, работа программы по таймеру позволяет выполнить длительную обработку данных, резервное копирование и формирование объемных ежедневных отчетов в ночное и нерабочее время.
Альтернативой представленной выше классификации программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета служит подход, в соответствии с которым программы могут классифицироваться на работающие «от проводки» и «от документа».
В первом случае учет ведется, как правило, с использованием одного или нескольких журналов хозяйственных операций, предназначенных для регистрации проводок, во втором — ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения экранных форм с реквизитами первичных документов (кассовых ордеров, авансовых отчетов и т.д.). По введенным данным формируются проводки. Наиболее последовательно подход работы «от проводки» реализован в пакете «Финансы без проблем», в большинстве же других программ есть возможности непосредственного ввода в журнал хозяйственных операций документов, по которым формируются проводки. В различных пакетах эта функция реализована более или менее универсально: если в «1С: Бухгалтерии» производится заполнение условных полей стилизованной таблицы, то в «Инфо-Бухгалтере» генератор отчетов выводит на экран документ, по форме соответствующий типовой форме первичного документа.
Как известно, для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете используются различные учетные регистры. На современных предприятиях применяются четыре основные формы учета:
- мемориально-ордерная;
- журнально-ордерная;
- упрощенная;
- автоматизированная.
Программные продукты по автоматизации бухгалтерского учета составляют автоматизированную форму учета, возникшую на основе немашинных форм. Поэтому принципы ее организации, хотя и отличаются от других, все же имеют некоторое сходство. Это в первую очередь относится к программам по автоматизации бухгалтерского учета, в которых используются принципы, лежащие в основе организации упрощенной формы учета. Такие программные продукты можно назвать универсальными программами.
Универсальные бухгалтерские программы состоят из одного-двух модулей. Входящие в них функции позволяют автоматизировать любой раздел бухгалтерского учета, но не подразделяются по участкам бухгалтерского учета. На освоение программы и процесс автоматизации учета с ее помощью бухгалтер тратит незначительное время.
Универсальные программы обычно покрывают потребности всей бухгалтерии на малых предприятиях с простым учетом. Их возможностей, как правило, достаточно и для автоматизации практически всего учета на средних предприятиях. Но в дополнение к такой программе могут потребоваться специальные программы для автоматизации бухгалтерских функций, которые ведутся на данном предприятии специфическим образом. На крупных предприятиях универсальные программы часто применяются как инструмент главного бухгалтера, а также для автоматизации тех участков, где нет сложного документооборота, например, для учета расчетов с подотчетными лицами.
Естественно, ответа на вопрос, какие программы — универсальные или функциональные — лучше, не существует. Он зависит от целого ряда условий. Зачастую на практике среднее или крупное предприятие, использующее универсальную программу, затем приобретает в дополнение к ней и функциональную. Функциональная программа в таком случае может использоваться для автоматизации отдельных участков бухгалтерского учета. Необходимость в этой программе возникает и тогда, когда по некоторым участкам имеется большой документооборот, или же требуется вести сложный специфический учет.
4. Таблица «Ведомость учета брака»
| Месяц | Ф.И.О. | Таб.№ | % брака | Сумма з\п | Сумма брака |
| Январь | Иванов | 245 | 10% | 3265 | 326,5 |
| Февраль | Петров | 289 | 8% | 4568 | 365,4 |
| Март | Сидоров | 356 | 5% | 4500 | 225,0 |
| Апрель | Паньчук | 657 | 11% | 6804 | 748,4 |
| Май | Васин | 568 | 9% | 6759 | 608,3 |
| Июнь | Борисова | 849 | 12% | 4673 | 560,7 |
| Июль | Сорокин | 409 | 21% | 5677 | 1192,1 |
| Август | Федорова | 386 | 46% | 6836 | 3144,5 |
| Сентябрь | Титова | 598 | 6% | 3534 | 212,0 |
| Октябрь | Пирогов | 4569 | 3% | 5789 | 173,6 |
| Ноябрь | Светов | 239 | 2% | 4673 | 93,4 |
| Декабрь | Козлов | 590 | 1% | 6785 | 67,8 |
| Максимальная сумма брака | 3144,5 | ||||
| Минимальная сумма брака | 67,8 | ||||
| Средняя сумма брака | 643,1 | ||||
| Средний процент брака | 12% | ||||
Список литературы
1. Ветрова, А.О. О «полезностях» MicrosoftExcel // Бухгалтер и компьютер, 2001, № 12.
2. Гребенюк, Е.И., Гребенюк, Н.А. Технические средства информатизации. – М.: Академия, 2006
3. Ефимова, О., Морозова, В. Курс компьютерной технологии: Учебное пособие. – М.: АБФ, 1998.
4. Королев, Ю.Ю. Классификация программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета // http://www.k-press.ru/cd.asp
5. Михеева, Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. – М.: Академия, 2005.
6. Михеева, Е.В. Практикум по информатике. – М.: Академия, 2006.
7. Михеева, Е.В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности. – М.: Академия, 2004.
8. Шафрин, Ю. Информационные технологии. – М.: Издательство «Лаборатория базовых знаний», 2000.
9. http://www.cons-plus.ru/