Наряду со сравнительными могут проводиться и аналитические проверки, такие, как анализ изменения отгруженной продукции и изменения дебиторской задолженности, анализ изменения расходов материалов по отдельным подразделениям.
К основным вспомогательным средствам, позволяющим внедрить названные принципы внутреннего контроля на предприятии, относятся:
- Организационный план.
Ознакомившись с организационным планом, аудитор получает представление о том, как на предприятии соблюдается принцип разделения функциональных обязанностей. Однако окончательные выводы можно сделать лишь после детального анализа хозяйственных операций.
- Рабочие инструкции и указания.
Рабочие инструкции и указания определяют задачи и ответственность для каждого рабочего места. Как правило, в подобных документах указываются вид деятельности, способ ее осуществления и исполнитель. Они могут указывать сроки выполнения повторяющихся операций (представление месячной отчетности, напоминание покупки, о неоплаченных счетах) и порядок проверки результатов проделанных операций.
В настоящее время организации получают все больше самостоятельности в ведении бухгалтерского учета. Это касается как оценки производственных запасов, так и отражения хозяйственных операций с помощью бухгалтерских проводок. Сформулированные в учетной политике особенности бухгалтерского учета должны быть дополнены более детальными указаниями, во избежание разного подхода к одному и тому же вопросу внутри предприятия.
- Описание хозяйственных процессов.
Информация, содержащаяся в описаниях, поможет аудитору получить сведения об интегрированных в каждом процессе контрольных механизмах или об их отсутствии, о видах проверок (персональные или машинные) и целях, которые они преследуют.
В связи с более интенсивным использованием ЭВМ на всех этапах деятельности организации появилась и потребность в описании задействованных программ, ведении программной документации и использовании обработанных данных.
- Заготовленные бланки и формуляры.
Единые бланки и формуляры способствуют более точному выполнению требуемых действий сотрудниками и уменьшению вероятности возникновения ошибок. Однако для эффективного использования таких бланков/формуляров необходимо соблюдать следующие условия: использовать бланки различных цветов для разных процессов; указывать на бланке отдельные этапы одного процесса; обработка каждого этапа должна быть отмечена ответственным за это сотрудником (подпись, штемпель); одним из видов контроля будет служить в данном случае проверка работником наличия отметки о выполнении предыдущего этапа и выяснение причин при ее отсутствии; указывать время обработки бланка/формуляра путем его датирования; длительное «залеживание» документа на рабочем месте создает риск его потери, увеличения расходов (штрафов), несвоевременного использования нужной информации.
- Внутренняя ревизия.
Даже самые эффективные внутренние контрольные механизмы не могут гарантировать обнаружения всех ошибок или избежания их. Постоянные изменения в хозяйственной жизни любой организации приводят к необходимости проверять способность системы внутреннего контроля отвечать новым требованиям как в целом по предприятию, гак и по отдельным циклам бизнеса. Эти функции и берет на себя внутренняя ревизия, которая является также составной частью СВК.
Чтобы описать систему внутреннего контроля и, таким образом, установить ее запланированную структуру и состояние, аудитор использует в своей работе следующие подходы:
- Сбор информации. Аудитор собирает все относящиеся к данному объекту проверки материалы: диаграммы, указания, инструкции, описания и т.д. Обычно список необходимых документов посылают клиенту до начала проведения проверки, что помогает намного сократить время, а значит, и расходы на проверку.
- Вопросные листы. Применение вопросных листов — один из наиболее распространенных приемов в деятельности аудитора. С помощью заранее заготовленных вопросов он может получить от клиента более детальную информацию по организации и действию внутренних проверок. Вопросные листы могут разрабатываться в закрытой (ответы: «да», «нет») или в открытой (описание ответа) формах. Преимущество закрытой формы состоит в том, что аудитор получает конкретный ответ на пост поставленный вопрос и не оставляет клиенту возможность «расплывчатым» описанием уйти от ответа. С другой стороны, описывая опрашиваемую тему в вопросном листе открытого типа, клиент может затронуть аспекты, упущенные проверяющим. Для использования преимуществ обеих форм листов вопросы смешивают, например, следующим образом: «Ответьте «да» или «нет», если «нет», то объясните почему».
Вопросные листы может заполнять клиент или сам проверяющий на основании полученной информации. В первом случае следует избегать вопросов с низкой вероятностью объективности ответа, таких, как: «Считаете ли Вы, что руководство предприятия оказывает давление на деятельность внутренней ревизии?» Решение об эффективности контрольного механизма должно приниматься аудитором и фиксироваться им в отдельных рабочих документах.
К общим вопросам, адресованным системе внутреннего контроля организации, можно отнести следующие: существует ли организационный план и список сотрудников отделов; имеется ли описание и четкое разделение функций каждого сотрудника в форме инструкции и указаний; знают ли сотрудники об их существовании; написаны ли инструкции доступным, понятым языком; существует ли на предприятии отдел внутренней ревизии; разработан ли план проведения специальных внутренних проверок, если да, то выполняется ли он; используются ли в бухгалтерском учете компьютерные программы, если да, то составьте их описание (производитель, характеристики); происходит ли сравнение данных аналитического и синтетического учетов, если да, то в какой форме это происходит, с какой периодичностью и как это документируется; каким образом гарантируется, что все проводки делаются только на основании первичных документов; как организовано архивирование первичных документов, насколько трудоемок поиск нужного документа; как происходит исправление ошибочных проводок; информированы ли сотрудники о порядке передачи и приемки дел на время их отсутствия (отпуск, болезнь и т.д.).
- Диаграммы и описание рабочих процессов. Аудитор составляет диаграммы и описывает рабочие процессы, предусмотренные контрольной деятельностью, самостоятельно. Чаще всего они отличаются от подобных документов, составленных клиентом, так как преследуют различные цели: внешняя аудиторская проверка в одном случае, и внутренняя организация хозяйственной деятельности предприятия — во втором.
Диаграммы схематично, а описания более подробно отражают порядок прохождения документов через различные структуры компании, перечень задействованных в обработке этих документов подразделений и сотрудников, а также вид выполняемых ими операций и механизм проверки. Эффективное использование этого метода требует наличия солидного опыта работы. После составления диаграмм и описания целесообразно обсудить их с ответственными сотрудниками и тем самым подтвердить правильность понимания и отражения аудитором организации рабочих процессов на предприятии. В противном случае возможны неправильные выводы, а следовательно, и конфликтные ситуации.
Результаты описания существующей системы внутреннего контроля закрепляются аудитором в рабочих документах и позволяют определить наличие и запланированное предназначение контрольных механизмов. Так как описание СВК очень трудоемко, то при повторяющихся ежегодных проверках используют материалы и записи прошлых лет, которые только актуализируются с учетом происшедших изменении.
2) оценка целесообразности контрольных механизмов;
По завершении описания существующей системы внутреннего контроля аудитор приступает к оценке используемых в данной системе контрольных механизмов. Его задача — оценить целесообразность внутренних проверок в конкретных ситуациях. При этом он исходит из того, что система функционирует так, как это было запланировано руководством.
На данном этапе в центре внимания аудитора должны быть как отдельные компоненты СВК (разделение функциональных обязанностей, инструкции, указания), так и взаимодействие этих компонентов.
Если по ситуации и по числу работников на предприятии требуемое разделение функциональных обязанностей в организации не предусмотрено, это является слабым местом СВК, что необходимо учесть при общей оценке системы. Если же оно предусмотрено, то аудитору следует оценить реальную возможность соблюдения этого принципа в течение длительного времени при неизменной численности персонала. Кроме этого, он проверяет сохранение данного принципа в случаях замены (отпуск, командировка, болезнь).
Каждую инструкцию, относящуюся к системе контроля, аудитор проверяет на предмет полноты, профессиональной правильности и понятности изложения. Установленные при такой проверке недостатки требуют безотлагательного исправления. Ошибочные инструкции не ведут однозначно к ошибочным действиям персонала, но это должно быть обязательно проверено аудитором.
По каждой внутренней проверке проверяющему необходимо ответить на вопрос: способствует ли она обеспечению правильности и полноты годовой бухгалтерской отчетности, что является ее целью, и эффективна ли она? Только тот контроль вносит свой вклад в достижение данной цели, который проводится на нужном месте, в нужное время и должным образом.