Вузьке значення зводилося до ділового паперу, письмового посвідчення, історичного джерела.
У 1980-х — початку 1990-х років використовується і найширше тлумачення, згідно якому документом можна вважати будь-який матеріальний об'єкт, що несе інформацію: від письмового документа грамплатівок і кінофільмів до витворів мистецтва (архітектурних споруд, графіки, живопису, скульптури), від зразків мінералів, гербаріїв, історичних реліквій до виробів промисловості і техніки і так далі Кордони поняття сталі погано помітні, що ускладнило його використання.
Спочатку книгознавці і документалісти, а потім і інформатики приступили до обґрунтування нового широкого значення терміну «документ», пов'язаного з поняттями «інформация» і «коммуникація». Істотний внесок в уточнення і розвиток поняття документ як одного з основних в документознавстві, інформатиці, документалістиці, бібліотекознавстві і бібліографознавстві внесли Г. Г. Горобців, Р. С. Гиляревський, С. П. Шулік, А. І. Міхайлов, А. Б. Соколов, Ю. Н. Столяров, А. І. Чорний, Г. М. Швецова-Водка і ін.
Документалісти і інформатики першими відмовилися від найширшого значення документа обмеживши його вміст обов'язковими атрибутивними елементами: наявність інформації і матеріального носія (Г. Г. Горобців). У 1960-е роки А. І. Міхайлов, А. І. Чорний і Р. С. Гіляревський вводять функціональну ознаку документа. Згідно їх визначенню, документ — це матеріальний об'єкт що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передачі у просторі та часі.
У Росії на початку 1990-х років практично одночасно, уточнюючи сенс поняття «документ», О. П. Шулік (бібліографознавстві), А. В. Соколов (інформатика), Ю. Н. Столяров (бібліотекознавство) запропонували трактувати його як матеріальний об'єкт — носій соціальної інформації. І це ж час в Україні вивчали об'єм і вміст поняття «документ» С. Г. Кулешов і Г. М. Швецова-Водка. Вони прийшли до висновку, що документи — це матеріальні об'єкти, які спеціально створюються з метою зберігання і поширення (передачі) у просторі та часі осмисленої соціальної інформації створеною людиною для використання в суспільній діяльності. Завдяки ученим, документ почав розглядатися як одне з важливих джерел інформації і засобів соціальної комунікації [10, c.24-30].
С. Г. Кулешов вважав ,що розвиток документальної форми фіксації інформації припадає на V-ІV тис. до н. е. і пов'язане з потребами економічного життя найдавнішої держави у світі — Шумеру. Ці прадокументи мали вигляд глиняних бірок зі знаками, що позначали предмети та їх кількість, котрі пересилалися з одного населеного пункту в інший. Бірки мали отвори і прив'язувалися до цих предметів або до тари, в якій ті відправлялися. Деякі дослідники пов'язують систему знаків, що фіксувалася в цих "супроводжувальних" документах з початковим етапом розвитку шумерського письма [1, с. 69-71, 324-328]. Розвиток шумерської державності привів до формування у III тис. до н.е. різних напрямів документальної фіксації інформації, яка відбивала майже всі сфери діяльності життя шумерського суспільства. Глиняні шумерські таблички — це викладені оповідною формою "історичні" події, ведення судових процесів, положення окремих законів тощо.
З накопиченням юридичних та господарських документів виникла необхідність їхнього спеціального зберігання в державних установах та храмах.
У Стародавньому Єгипті часів Старого Царства одним терміном позначалися бібліотека й архів [12, с. 24]. Наявність такого єдиного місця зберігання підтверджується найдавнішим переліком шкіряних книг, що знаходились у скринях давньоєгипетського храму міста Едфу [16, с. 10–11]. Список, розділений на дві частини — священної та світської літератури, був зафіксований на стіні цієї культової споруди. Він виконував функцію каталогу, своєрідної інвентарної книги, слугував списком рекомендованої літератури для навчання жерців, що проводилось у цьому храмі. Тут крім літератури священного, міфологічного та "наукового" змісту, є й "управлінські" документи — інвентар храму, книга про управління храмом, книга храмового персоналу. У період Середнього Царства бібліотеки та архіви позначаються різними термінами. В адміністративному центрі Стародавньої Хеттії місті Хаттаусі у середині II тис. до н. е. знаходився архів, де були зібрані документи, що утворилися в результаті економічної та зовнішньополітичної діяльності держави за 150 років [2, с. 48].
Первісна внутрішня форма шумерських юридичних документів певною мірою була оповідною, тому що описувала хід судового процесу і тільки як додаток зазначалися окремі види рішень суду за якісь злочини. Згодом ці постанови починають існувати окремо і формуються у звичний стандартизований виклад рядків закону, де кожній провині відповідає конкретне покарання, і такі записи є вже традиційними у вавилонську добу.
З самого початку зародження документальної форми фіксації інформації вона мала вже ознаки підтвердження справжності, офіційності, відповідної юридичної сили за наявності відбитку на бірці (а згодом — табличці) печатки власника. Існує думка, що зображення на печатках часів пізнього неоліту, які часто мали піктографічний характер, передували і певною мірою сприяли зародженню писемності. Печатки на глиняних документах в шумеро-вавилонському суспільстві були настільки розповсюдженим явищем, що це дало підставу фахівцям зробити висновок, що тільки найбідніші верстви населення їх не мали (ставили відбиток пальця на документі). Процедура затвердження документа печаткою була розповсюджена чи не на всьому Стародавньому Сході, що створювало прецедент офіційності, справжності, власницької ознаки як характеристики будь-якого документа. Одночасно усвідомлювались значення та роль печатки, оскільки вже у Стародавньому Вавилоні занотовувалися у спеціальній табличці факти загублення печатки власниками.
На думку К. Г. Мітяєва виникнення документа було пов’язане з потребами у нових носіях інформації, що компенсували недоліки живого слова як засобу її передачі [13, с. 122].
Фахівець з історичного джерелознавства масової документації Б.Г.Литвак вважає, що документ виник як фіксатор незвичайного у буденному житті (11, с. 51).
Відомий дослідник у галузі дипломатики С. М. Каштанов пов'язує появу документів із створенням писемного права у різних його формах в процесі утворення державної влади (7, с. 16).
Можна зробити висновок, що за тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося і до теперішнього часу застосовуються визначення, що то додають йому найширший сенс, то звужують його розуміння до одного якого-небудь виду документа. Оперуючи поняттям «документ», необхідно всякий раз уточнювати, яке саме значення в нього вкладається, для вирішення теоретичних або практичних завдань.
1.2 Поняття «книга», «документ» «видання», їх співвідношення
Поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що слугують об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.
Поняття «документ» широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документно-комунікаційної сфери.
За тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося. До сьогоднішнього часу застосовуються різні визначення, які надають йому найширшого значення, або звужують його розуміння до одного якого-небудь виду.
Визначення загального значення поняття «документ» є головним завданням теоретичного документознавства (документології).
На міжнародному рівні загальним визнано визначення «документа» як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблене та затверджене Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO) за участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради архівів, Міжнародної організації з інтелектуальної власності.
Згідно стандарту ISO, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування відомостей, за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звука і т. п. Таке визначення дозволяє перерахувати до документів усі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передавання інформації в суспільстві.
В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в деяких Державних стандартах (ДСТУ). Так, в ДСТУ 2392-94. «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення» документ трактується як «записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності» [3, с.3].
ДСТУ 3017-95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення» під документом розуміє «матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі» [4, c.3].
ДСТУ 2432:2004 дає таке визначення поняття «документ» . «Документ матеріальний об'єкт із інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі» [6, c.3].
До поняття документ звертаються багато вчених. Так, провідний науковець С. Г. Кулешов під документом розуміє «запис інформації, що відповідає характеристикам певного жанру чи номіналу, зафіксований на матеріальному носії, основною функцією якого є збереження та передавання інформації у часі та просторі» [9, c.3].