Підставою для оприбуткування та оплати придбаного товару також є документ, що підтверджує його якість.
Підставою для обліку імпортних товарів та їх руху є документи інофірми-постачальника, транспортно-експедиційних компаній по навантажувально-розвантажувальних і транспортних послугах, документи на послуги по зберіганню товару, розрахункові документи про сплату мита, зборів і податків.
Оприбуткування імпортних товарів на складі покупця проводиться на підставі зовнішньоекономічного договору купівлі-продажу, вантажної митної декларації, приймального акту і акту експертизи торговельно-промислової палати, комерційних документів (рахунків-фактур, invoice, що підтверджують митну вартість товару); транспортних накладних (CMR, залізничної накладної, авіанакладної, коносаменту, товарно-транспортної накладної, пакувальних листів). При купівлі товару за іноземну валюту обов'язково повинна складатись довідка бухгалтерії про наявність курсових різниць при перерахуванні заборгованості. [39]
При виявленні недостачі або дефекту товарів приймання не припиняється, а складається рекламаційний акт, в якому зазначаються наступні реквізити: особи, які беруть участь у прийманні; дата, час початку і закінчення приймання, місце складання акту; номер контракту, місця партії; найменування, адреса, країна постачальника; найменування товару, номер коносамента, номер накладної та інших документів; найменування покупця; кількість товару по кожній позиції асортименту; невідповідність якості, комплектності та іншим даним супровідних документів; стан тари, упаковки і маркування тари. [36]
Рекламаційні акти складаються окремо по кожному іноземному покупцю на кожну партію товару, що надійшла по одному транспортному документу.
Одержувач складає рекламаційний акт в 10-денний строк з дня надходження товару, а по відношенню до товарів, на які іноземним постачальником надаються гарантії, протягом 5 днів з дня виявлення дефекту.
Рекламаційні акти та інші документи направляються іншій стороні відразу ж після оформлення рекомендованим листом в 4-х примірниках рекламаційного акту (довантажити товари, виправити виявлені дефекти тощо).
Документи, що оформлюються при перерахуванні коштів, залежать від форми розрахунків: платіжне доручення, акредитив, інкасо, ВКО та інші платіжні документи.
Треба відмітити, що важливим аспектом щодо принципів формування в обліку інформації про кредиторську заборгованість та вимог до розкриття її в фінансовій звітності є прийняття Положення(стандарту): бухгалтерського обліку (П(С)БО) 11 «Зобов'язання» затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 8 жовтня 1999р. №237. [7]
Згідно з Положенням Національного банка України «Про безготівкові розрахунки в господарському обігу України» банк на договірній основі здійснює касово-розрахункове обслуговування своїх клієнтів, списує грошові кошти з рахунків підприємств у черговості, яку визначає керівник підприємства. [4]
Підприємство самостійно обирає форму розрахунків з іншими підприємствами, організаціями й установами.
В Україні безготівкові розрахунки можуть здійснюватися за такими формами: платіжні доручення; платіжні вимоги-доручення; чеки; акредитиви; векселя.
Підприємство самостійно обирає форму розрахунків з іншими підприємствами, організаціями та закладами.
Банк на договірній основі здійснює розрахунково-касове обслуговування своїх клієнтів, перераховуючи грошові кошти з рахунків підприємств у послідовності, встановленій керівником підприємства згідно з Положенням "Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України". [14]
Нині найбільш поширеним видом розрахунків на ВАТ "СПМК - 33" є розрахунки за допомогою платіжних доручень (додаток Е).
Платіжне доручення являє собою бланк встановленої форми, який підприємство подає до обслуговуючого банку для перерахування визначеної суми зі свого рахунку. Банки приймають до виконання доручення протягом 10 календарних днів з дати його заповнення. Доручення приймаються до виконання тільки на суму, яка може бути сплачена готівкою з рахунку підприємства або за рахунок кредиту. Доручення на перерахування грошових коштів у дохід бюджету або позабюджетних фондів приймаються банками незалежно від наявності грошових коштів на рахунку клієнта. У разі відсутності грошових коштів доручення обліковуються на забалансовому рахунку. [29]
З використанням платіжних доручень здійснюються також "розрахунки по планових платежах", які проводяться у разі, якщо між підприємствами здійснюються постійні й рівномірні поставки продукції (робіт, послуг). У цьому разі розрахунки здійснюються виходячи з планових поставок за обумовлений період. Але нині постійні зв'язки між підприємствами різко скорочено (тому обсяг розрахунків за допомогою планових платежів також значно зменшився).
Платіжні доручення приймаються для здійснення попередньої оплати за товари (роботи, послуги), а також для завершення розрахунків на підставі актів звірення взаємної заборгованості суб'єктів господарювання. [18]
Перерахування сум за допомогою платіжних доручень супроводжується оформленням банком кредитового авізо (письмове повідомлення, яке надсилає банк своєму клієнтові або іншому банку, про виконання операції), яким списується визначена сума з рахунку платника. При цьому здійснюються необхідні проводки у документах аналітичного й синтетичного обліків. Авізо може бути поштовим і телеграфним. У країнах
СНД використання телеграфного авізо відмінено у зв'язку із зловживаннями у цій сфері.
Іншим платіжним документом, який обслуговує безготівковий оборот, є платіжна вимога-доручення. Це комбінований документ: верхня частина -вимога постачальника (одержувача грошових коштів) покупцеві (платникові) сплатити вартість поставленої продукції, виконаних робіт, наданих послуг, нижня - доручення платника своєму банкові перерахувати з його рахунку вказану суму. Зазначений документ разом з відвантаженим товаром або після надання послуг надсилається постачальником покупцеві, котрий у порядку акцепту рахунку-фактури (погодження на його оплату) заповнює другу частину документу (доручення) власними реквізитами і здає до свого банку для оплати, тобто доручає банкові списати визначену суму зі свого рахунку для оплати і перерахувати її постачальникові. Подальший шлях проходження розрахункових документів такий же, як і при використанні платіжних доручень. [17]
Відповідно до п. 19 Положення № 22005/116 платіжна вимога-доручення може використовуватися також, для здійснення попередньої оплати, яка у принципі передбачає оплату за відвантажені товари, тобто має місце елемент невизначеності відносно попередньої оплати. Для більшої гарантії ефективніше використовувати платіжні доручення.
У безготівковому обігу широко використовуються також чеки.
Чек - це письмове розпорядження чекодавця банку, який веде його рахунок, сплатити чекодавцю зазначену у чеку суму грошових коштів. В Україні нині чеки використовують юридичні особи при розрахунках між собою. Розрахунки чеками між фізичними особами не здійснюються.
Бланки чеків брошуруються в окремі чекові книжки, які банки видають своїм клієнтам за їх заявами.
Розрізняють чекові книжки двох видів: лімітовані й не лімітовані. Основна різниця між ними полягає в тому, що джерелом лімітованих чекових книжок є лімітований чековий рахунок, відкритий клієнтом у банку, на який зараховуються грошові кошти з розрахункового (поточного) рахунку, відкритого у цьому ж банку клієнтом. Джерелом не лімітованих чекових книжок є позикові рахунки, на яких ведеться облік виданих клієнтові кредитів. Але сьогодні використовуються лише лімітовані чекові книжки, що регламентується зазначеним вище Положенням. На обкладинці такої чекової книжки банк проставляє граничну суму-ліміт (цифрами прописом) і засвідчує її підписом уповноваженої особи банку та печаткою. Крім загальної суми, банк може проставити на кожному: чеку граничну суму, на яку він може бути виписаний. Термін дії чекової книжки визначається установою банку за узгодженням з підприємством. Гарантована оплата чека забезпечується шляхом депонування чекодавцем грошових коштів з основного рахунку підприємства на лімітований і наявністю грошових коштів на ньому. За тимчасової відсутності грошових коштів на цьому рахунку банк може гарантувати оплату чека. Але до його випуску у платіжний обіг банк повинен надати кредит і оформити його кредитним розпорядженням під наявні обов'язки чекодавця. [31]
Термін дії виписаного чеку - 10 робочих днів без урахування дня його заповнення. Чек виписує чекодавець і проставляє такі реквізити:
- суми - цифрами у спеціальній зоні правої частини чека і прописом - у центральній частині чека;
- мотив для перерахування над графою "сума прописом";
- найменування одержувача платежу в полі "кому";
- дату, місце заповнення на спеціальних полях чека.
Видані чеки чекодавець реєструє на спеціально відведених сторінках наприкінці чекової книжки. Чекотримач здає до банку чеки з реєстром. Реєстр має містити такі реквізити:
- найменування банку платника (чекодавця), його номер, найменування і номер банку, де відкрито кореспондентський рахунок банку платника, номер коррахунку;
- номер рахунку чекодавця
- сума чека;
- номер чека.
Реєстр підписується і засвідчується печаткою чекотримача згідно з карткою зразків.
При поданні виписаного для оплати чека банкові одержувача він має бути засвідчений підписом посадових, осіб чекодавця та його печаткою, що підтверджує факт одержання товару або надання послуг.
Після закінчення терміну дії чекової книжки невикористана сума ліміту повертається на розрахунковий рахунок власника книжки. За його дорученням ліміт витрат по книжці може бути доповнений. На підприємствах чекові книжки мають зберігатися як бланки суворої звітності.