Податкова накладна - виписується в трьох екземплярах (оригінал та перша копія видається покупцю, друга копія видається продавцю). В ній зазначаються такі реквізити: дата виписки податкової накладної; порядковий номер; продавець та покупець, їхні індивідуальні податкові номер, місце знаходження, номери телефонів, номери свідоцтв про реєстрацію платників податку; умова продажу; форма проведених розрахунків; дата відвантаження; номенклатура поставки товарів продавця; одиниця виміру; кількість; ціна без ПДВ; обсяг продажу без ПДВ, що підлягають оподаткуванню за ставками; загальна сума коштів, що підлягає оплаті; ПДВ; загальна сума з ПДВ; підпис і прізвище особи, яка склала податкову накладну; підписи і прізвища: директора, головного бухгалтера і платника ПДВ; печатка продавця; дата отримання податкової накладної; підпис посадової особи покупця.
Відомість 3.3 по розрахунках з постачальниками та підрядниками в якій зазначаються такі реквізити: порядковий номер операції; реєстраційний номер розрахунку; постачальник; залишок на початок місяця по дебету чи кредиту; з кредиту рахунку № 63 в дебет рахунків; суми за товар, що не надійшов; суми акцепту по рахунках постачання; відмітки про оплату; залишок на кінець місяця по дебету чи кредиту; а в кінці місяця збиваються підсумки по колонкам та ставиться дата закінчення відомості і підписи виконавця.
Картка складського обліку, в ній зазначають такі реквізити: назву підприємства; номер складу, стелажу, комірки; номер запису; одиницю виміру; марку, сорт матеріалу; облікову ціну, номенклатурний номер; найменування матеріалу; дата запису; номер документа; порядковий номер запису згідно складської картотеки; від кого отримано або кому відпущено; прибуток, видаток та остача запасів; контроль (підпис, дата). Даний документ заповнюють до кінця.
Довіреність - це бланк суворої звітності, і дійсний протягом десяти днів. Довіреність призначена для оформлення права окремої посадової особи виступати довіреною особою підприємства при отриманні запасів. В довіреності зазначають такі реквізити: її номер; адреса підприємства - одержувача, його назва, ідентифікаційний код ЄДРПОУ; підприємство-платник і його адреса, рахунок МФО, назва банку; по яке число дійсна; дата видачі; кому видано (посада, ПІБ); документ, що засвідчує особу, серія, номер, дату видачі і ким виданий; які цінності має отримати.
Накладна на внутрішнє переміщення матеріалів (див. дод.6), застосовується для обліку руху матеріалів в середині підприємства. Використовується для оперативного обліку на складах, аналітичного та синтетичного обліку руху запасів в бухгалтерії. В даній накладній зазначають такі реквізити: підприємство; вид операції; цех, відділ, склад-відправник; склад, об’єкт-отримувач; шифр затрат; номер накладної; кореспондуючий рахунок; номенклатурний номер; найменування, сорт, розмір запасів; одиниця виміру; кількість (відправлено, прийнято); ціна; сума; порядковий номер запису по складській картотеці; особа, яка здала, дозволила та прийняла матеріали.
Підписка, дає матеріально-відповідальна особа в тому, що всі прибуткові і видаткові документи включені в звіт. Проведення інвентаризації оформляють інвентаризаційним описом де вказують: номер по порядку; назву цінностей, їх фактичну кількість, а в бухгалтерії проставляють ціну і суму. Після закінчення перевірки зазначають загальну кількість порядкових номерів, загальний підсумок цінностей у вартісному вимірнику цифрами та прописом, ставлять підписи всі члени комісії, після цього матеріально-відповідальна особа дає підписку в тому, що інвентаризація проведена в її присутності і претензій до комісії не має.
Реєстр приймання-здачі документів, складається в одному примірнику матеріально-відповідальною особою і передається до бухгалтерії підприємства разом з первинними документами і необхідними додатками. В реєстрі зазначають такі реквізити: дату (за який місяць); підприємство; номер накладної; номер по порядку; кому видано (від кого отримано); одиницю виміру; найменування запасів їх кількість; кількість даних документів; підпис бухгалтера та хто прийняв.
Відомість обліку залишків матеріалів на складі, складається на основі матеріальних звітів матеріально-відповідальної особи і показує рух матеріальних цінностей на складі за день. В ній зазначають такі реквізити: дату складання; код матеріалу; найменування матеріальних ресурсів; одиниця виміру; ціна; залишок на початок (кількість і сума); прибуток (кількість і сума); видаток (кількість і сума); залишок на кінець (кількість і сума); всього по складі.
При вибутті запасів на підприємстві ВАТ “Рівнеазот” використовують такі документи:
товарно-транспортна накладна;
лімітно-забірна картка;
вимога;
накладна на відпуск матеріалів на сторону;
рахунок.
Товарно-транспортна накладна, призначена для обліку поставок запасів та розрахунків за їх перевезення автотранспортом. Використовується для кількісного та якісного обліку запасів. Складається в чотирьох екземплярах (1-2 грузоодержувачу, 3-4 автотранспортному підприємству). В ній зазначають такі реквізити: номер накладної; марку та номер автомобіля; автотранспортне підприємство; прізвище ім’я по батькові водія; постачальник і покупець; місце навантаження та розвантаження; інформація про вантаж (номенклатурний код, назва продукції, товару, одиниці виміру, кількість, ціна, сума, вага та ін); посада, ПІБ вантажовідправника та вантажоодержувача.
Лімітно-забірна картка, призначена для оформлення відпуску матеріалів, які систематично споживаються при виготовленні продукції, а також для поточного контролю за дотриманням встановлених лімітів відпуску запасів на виробничі потреби. Використовується для оперативного обліку на складі, аналітичного і синтетичного обліку відпуску запасів в межах затвердженого ліміту. В ній зазначають такі реквізити: її номер; дата відпуску; вид операції; склад; цех одержувач, шифр затрат, номенклатурний номер; найменування, сорт, розмір запасів; одиниця виміру; ліміт; ціна; сума; порядковий номер; залишок ліміту; підпис завскладу; в кінці ставлять підписи: начальник відділу забезпечення, начальник цеху, завскладу.
Вимога, заповнюється при разовому відпуску запасів для виробничих та господарських потреб. В ній зазначають такі реквізити: номер вимоги; назву підприємства; дату; склад; цех, відділ одержувач; кореспондуючий рахунок; номенклатурний номер; через кого, хто запросив та хто розрішив; назва, сорт, марка запасів; одиниця виміру; кількість; ціна; сума; порядковий номер запису; хто відпустив та получив.
Накладна на відпуск матеріалів на сторону, застосовується для оформлення відпуску матеріалів виробничим одиницям, обיєднання чи стороннім організаціям. В ній зазначають такі реквізити: назву підприємства; номер накладної; вид операції, склад; кореспондуючий рахунок; дата; кому відпускаються; на якій основі; через кого; номер по порядку; назва, сорт, розмір; одиниця виміру; кількість; ціна; сума; порядковий номер запису; всього відпущено; на яку суму (прописом); підпис особи яка дозволила відпуск матеріалів; підписи: Головного бухгалтера, особи яка відпустила матеріали, особи яка получила матеріали.
Рахунок, в ньому зазначають такі реквізити: підприємство постачальник, його адресу, розрахунковий рахунок та банк; платника та його адресу, розрахунковий рахунок та банк; номер рахунку; дата; вказуються доповнення; найменування; одиницю виміру; кількість; ціна; сума; підписи: директора, Головного бухгалтера, особи яка здала товар і яка отримала.
Аналітичний облік виробничих запасів ведеться в розрізі їх найменувань або однорідних груп. Кожна з груп виробничих запасів поділяється за видами, сортами, марками, типами розмірами. Кожному найменуванню, сорту, розміру виробничих запасів присвоюється коротке числове позначення (номенклатурний номер), яке записують до спеціального реєстру - номенклатури-цінника, де також вказують одиницю виміру і по можливості, облікову ціну запасу.
Кодування номенклатури-цінника здійснюють за змішаною порядково-серійною системою, використовуючи семи і восьмизначні коди. Перші два знаки вказують на синтетичний рахунок, третій на - субрахунок, один або два наступні знаки означають групу виробничих запасів, решта - знаки, які характеризують виробничі запаси. Інформація, що міститься у номенклатурах-цінниках, належать до умовно-постійної. Її записують на машинних носіях і багаторазово використовують для одержання необхідних вихідних даних.
На кожному з документів руху виробничих запасів повинно бути вказано не тільки найменування запасу, а й номенклатурний номер, що дозволяє уникати помилок під час заповнення прибуткових і видаткових документів та здійснення записів у складському і бухгалтерському обліку виробничих запасів. Аналітичний облік виробничих запасів ведеться на складах за допомогою карток складського обліку, які розміщуються в картотеці за технічними групами виробничих запасів відповідно до номенклатури-цінника.