При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплексность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается. Сроки хранения документов по обращениям граждан определяются утвержденной номенклатурой дел.
По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению по акту.
2.7 Составление номенклатуры дел и формирование дел
В целях правильной группировки документов, установления единообразия в формировании дел, их учета и сроков хранения составляется и утверждается индивидуальная номенклатура дел. Для этого используются примерные номенклатуры дел и рекомендации по их применению. Индивидуальная номенклатура дел согласовывается с отделом по делам архивов. При составлении номенклатуры дел должно быть учтено, что документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения. В номенклатуре необходимо учитывать все документы, образующиеся в результате деятельности районного Совета депутатов и администрации. Номенклатура дел ежегодно, не позднее 15 декабря, уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января нового года. Формированием документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль над правильным формированием дел в администрации района осуществляет заведующий орготделом.
Формированию подлежат все исполненные служебные документы, списанные «В дело». При этом:
· проверяется правильность отнесения документов в то или иное дело, а также правильность оформления документов: наличие дат, подписей, заверительных надписей на копиях и др.;
· устанавливается последовательность группировки документов внутри дела;
· изымаются лишние дубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки;
· в дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел. Документы представительного органа, указанные в примерных номенклатурах и рекомендациях по их применению, могут формироваться в дела за период его полномочий. Неисполненные документы подшивать в дела запрещается.
Каждое дело должно содержать не более 100 листов. Если документов больше, то заводится второй том дела, ему присваивается тот же индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.
2.8 Порядок хранения документов и передачи дел в архив
Дела с момента их создания в делопроизводстве и до сдачи в ведомственный архив хранятся в рабочих комнатах или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность документов. Дела помещаются вертикально, корешками наружу в запирающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Сотрудники аппарата администрации района хранят у себя только те документы, которые находятся у них на исполнении и которые они ведут в соответствии с номенклатурой дел. При этом запрещается делать на документах лишние надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию.
В случае необходимости дела выдаются сотрудникам во временное пользование. Для осуществления контроля ведется тетрадь выдачи дел во временное пользование.
Завершенные дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственный архив администрации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в ведомственный архив по усмотрению руководства администрации.
Документы, отражающие основную деятельность представительного органа и администрации, отнесены к постоянному сроку хранения, так как являются документальными памятниками истории и культуры народа и частью Архивного фонда Алтайского края. [3] Администрация обеспечивает полную сохранность документов постоянного срока хранения в ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение. По окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного срока хранения для подготовки их к описанию и последующей передаче на государственное хранение.
При описании дел на обложке каждого из них указывается полное название представительного органа или администрации, ниже – номер и название структурного подразделения или направление деятельности, индекс дела по номенклатуре, его заголовок, даты начала и окончания дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр. На обложках дел постоянного хранения вверху проставляется также название архивного учреждения, в которое будет передано дело на государственное хранение.
В делах постоянного хранения и по личному составу листы должны быть пронумерованы простым карандашом. Номер листа ставится в верхнем правом углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. В конце каждого дела постоянного срока хранения вкладывается лист с заверительной надписью.
Описание документов представительного органа и администрации производится ежегодно. Дела, формируемые в течение срока полномочий представительного органа, избирательной комиссии, включаются в опись по году их завершения в делопроизводстве.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной курсовой работе мы рассмотрели вопросы документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления на примере администрации Родинского района Алтайского края. Документационное обеспечение администрации осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, которая в свою очередь разработана на основании законодательных и нормативно-методических актах, которым мы также дали краткую характеристику в данной курсовой работе.
Документационное обеспечение администрации непосредственно зависит от управленческих решений, процесс документирования которых требует:
· информационной поддержки, то есть обеспечением принимаемого решения необходимой информацией (документами),
· согласования с заинтересованными лицами;
· редактирования документа;
· правильного изготовления;
· удостоверения;
· отправки;
· контроля исполнения документа.
Все эти моменты мы подробно рассмотрели и охарактеризовали.
Также в курсовой работе была затронута актуальная на сегодняшний день тема – проблема совершенствования документооборота в органах местного самоуправления.
Органы местного самоуправления с недавних пор не входят в систему государственной власти, поэтому в условиях поиска эффективных форм местного самоуправления, развития правового регулирования, роста объемов информации, развития информационных технологий повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ИСТОЧНИКИ
1. Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации [Электронный ресурс]: закон Российской Федерации. – М.: Консультант Плюс: Высшая Школа, 2005. – 1 элекрон. опт. диск (CD-ROM).
2. Об информации, информатизации и защите информации [Электронный ресурс]: закон Российской Федерации. – М.: Консультант Плюс: Высшая Школа, 2005. – 1 элекрон. опт. диск (CD-ROM).
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения. – М.: 2003.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003.
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России,1998.
6. Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края.
ЛИТЕРАТУРА
1. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технологии работы. Более 120 документов: - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло [и др.]. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 456 с.
2. Ларьков, Н. С. Документоведение / Н. С. Ларьков, - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427, [5] с.
3. Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления / М. Ю. Рогожин, - М.: РДЛ, 2004.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧНЬ
документов, не подлежащих регистрации в журнале входящей корреспонденции администрации
Родинского района Алтайского края
1. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и конференциях.
3. Сводки и информация, присланные для сведения.
4. рекламные извещения и плакаты.
5. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
6. Бухгалтерские документы.
7. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени).
8. Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, на которых ставится круглая печать
1. Акты (списания выполненных работ, экспертизы и др.).
2. Архивные справки, архивные копии.
3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и др.).
4. Договоры (о материальной ответственности, аренде помещений, о производстве работ и др.)
5. Задания (на проектирование объектов, строительство и др.).