· Порядок формирования дел в делопроизводстве;
· Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
· Подготовка дел к передаче в архив: оформление дел, составление описей, передача в архив;
· Работа с документами в архиве.
5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Перечень содержит современные типовые документы, образующиеся при документировании общих для всех учреждений, организаций и предприятий функций управления, с указанием сроков хранения документов. Этим перечнем руководствуются при определении сроков хранения и отборе документов на государственное, муниципальное хранение или уничтожение.
Действующие сегодня нормативно – правовые документы и методические разработки регламентируют лишь небольшую часть вопросов документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления. В целом, анализируя эти документы можно сказать, что они предназначены для федеральных органов исполнительной власти, для предприятий и организаций, но никак не для органов местного самоуправления. Для органов местного самоуправления нет специально предназначенного нормативно – методического документа, позволяющего привести правила работы с документами к единообразию. Кроме того, унификация правил ДОУ в муниципальных образованиях необходима для сокращения бюджетных расходов и включения информационных ресурсов органов местного самоуправления в общегосударственное информационное пространство.
ГЛАВА 2. Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края как документ, регулирующий вопросы документационного обеспечения деятельности этого органа местного самоуправления
2.1 Краткая характеристика инструкции по делопроизводству Родинского района Алтайского края
Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края является основным документом, в соответствии с которым осуществляется документационное обеспечение органов управления в администрации. Данная инструкция разработана на основании:
· Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения;
· Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
· ГОСТа Р 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
· ГОСТа Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
· Основных правил работы ведомственных архивов;
· Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Также инструкция по делопроизводству составлена с учетом закона Алтайского края «Об основах местного самоуправления» от 05.12.1995 № 29-ЗС и примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной распоряжением администрации края от 06.09.2005 № 640-р.
Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрации района.[2]Инструкция содержит не только правила работы с документами, но и приложения, в которых представлены образцы распорядительных документов (распоряжение, решение, постановление), информационных документов (письмо, протокол), журналов регистрации разного вида документов и др.
Независимо от того, по каким вопросам подготавливаются проекты постановлений представительного органа, постановлений или распоряжений администрации, необходимо инструкции по делопроизводству тщательно оформить каждое из них с соблюдением правил, установленных ГОСТ Р 6.30-2003. Они должны быть:
· Экономически необходимыми;
· Целесообразными, обоснованными;
· Деловыми, конкретными, краткими;
· Объемом не более четырех машинописных страниц;
· С указанием способа и срока исполнения.
Недопустимо принятие постановлений или распоряжений, содержащих общие декларативные формулировки, не поддающиеся проверке и контролю исполнения. Постановления, распоряжения, другие служебные документы, принимаемые и издаваемые на основании законов, указов, постановлений, решений и распоряжений органов государственной власти, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка.
2.2 Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции согласно инструкции по делопроизводству администрации Родинского района
В соответствии с инструкцией по делопроизводству работа с документом начинается с его регистрации. В зависимости от вида документа он регистрируется либо в журнале входящей документации, либо в журнале исходящей документации. Инструкцией предусмотрены также журналы регистрации для отдельных видов документов (журнал регистрации распоряжений, журнал регистрации постановлений). Кроме журналов данные о документе заносятся и в регистрационно-контрольную карту (далее РКК). Причем регистрация проходит в строго определенном порядке. В приложении к инструкции указывается перечень документов, не подлежащих регистрации (Приложение 1).
Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения. На каждом входящем документе, подлежащем регистрации, на нижнем поле первого листа (справа) проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата его поступления и индекс. Все поступившие документы должны быть рассмотрены в день их поступления руководителем учреждения или его заместителем в соответствии с распределением между ними обязанностей. Результаты рассмотрения каждого полученного документа, указания о его исполнении отражаются в резолюции, которая проставляется в правой верхней части или на любой свободной площади лицевой стороны документа, кроме полей. Резолюция должна содержать указание, кому конкретно поручается исполнение документа, предписываемое действие, способ, порядок и срок его исполнения, личную подпись руководителя и дату её написания. Текст резолюции переносится в журнал регистрации входящей документации, а затем передается исполнителю. Если документ в соответствии с резолюцией руководителя направляется для исполнения нескольким исполнителям, то ответственным за его исполнение является то должностное лицо, к ведению которого относится основной вопрос, или то лицо, которое в резолюции указано первым. Документ передается исполнителям либо поочерёдно, либо одновременно в размноженных копиях.
Документы, по которым поставленные в них вопросы могут быть решены учреждении, не должны пересылаться в подчинённые или другие организации.
При прохождении документа определенного этапа работы в РКК ставится соответствующая отметка или журнале. На исполненном документе исполнитель ставит отметку слева на нижнем поле первой страницы документа «исполнено» и заверяет её своей подписью.
Таким образом входящий документ проходит этап регистрации и рассмотрения.
2.3 Подготовка, оформление и размножение служебных документов
В соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации Родинского района при подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование. Служебные документы пишутся на бланках учреждения. В случае отсутствия бланков документ оформляется с помощью углового штампа с наименованием организации, который проставляется в левом верхнем углу с указанием даты и номера.
Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, соответствующий требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и инструкции по делопроизводству администрации Родинского района. Все реквизиты оформляются в соответствии с вышеуказанными документами.
Согласно инструкции по делопроизводству администрации Родинского района согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, поэтому каждый документ должен быть согласован с заинтересованными лицами и организациями. Оформляется согласование либо визированием проекта документа, либо грифом согласования. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку его подписи и дату согласования. При необходимости может быть указана должность визирующего.
Проекты постановлений и распоряжений администрации района согласовываются исполнителями, руководителями заинтересованных отделов, управлений и комитетов, юрисконсультом, заместителями главы администрации, курирующих соответствующие вопросы.
Документы подписываются должностными лицами учреждения в соответствии с распределением обязанностей. Решения представительного органа подписываются его председателем, при его отсутствии – заместителем председателя. Решения о принятии нормативно – правого акта подписываются председателем районного Совета депутатов, а сам нормативно – правовой акт (положения, правила, порядок, решения и др.) подписывает глава района. Постановления, распоряжения администрации района подписываются главой администрации района, при его отсутствии – заместителем главы администрации, назначенным главой района распоряжением.
В отделах, управлениях, комитетах документы подписываются руководителем, а при его отсутствии – заместителем руководителя. Подписанные постановления, распоряжения регистрируются в журнале. Для каждого вида документа ведется отдельный журнал. Порядковый номер при этом устанавливается в пределах календарного года.