Як виконавець указується назва організації, підрозділу, службова особа із зазначенням у Д. відмінку посади, прізвища та ініціалів. Якщо в одному пункті перераховуються кілька осіб, то їхні прізвища вказуються за абеткою.
Якщо розпорядча частина значна за кількістю пунктів, то її оформляють у вигляді таблиці.
В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу (відповідно до службової ієрархії).
9. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання (службова записка, паспорт, рапорт, заява тощо).
10. Посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч).
11. Візи (якщо є) “Проект наказу внесено…”, “Проект наказу погоджено…”.
Проект наказу погоджується:
- із заступником керівника установи (підприємства);
- з куратором питань, розглянутих у документі;
- з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;
- з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу з чинними правовими актами та розпорядженнями керівників установ.
Окрім обов’язкових реквізитів, накази щодо особового складу залежно від їх змісту укладаються за певними вимогами:
1. У наказах про призначення, зарахування на роботу вказують: а) на яку посаду; б) до якого структурного підрозділу (відділу); в) вид прийняття (переведеннями, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за сумісництвом); г) особливі умови (з прийняттям відповідальності, зі скороченим робочим днем та ін.); ґ) умови платні (відповідно до штатного розкладу).
2. У наказах про переведення на іншу роботу зазначають: а) з якої посади на яку; б) вид, термін (постійно, тимчасово); в) мотивування (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу, дільниці, філії та ін.).
3. У наказах про надання відпустки вказують: а) вид відпустки:
- основна, тарифна;
- додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві; у зв’язку із зупиненням виробництва чи реорганізацією підприємств; як винагорода чи заохочення;
- навчальна, академічна;
- у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю; хворобою; лікуванням; після операційною реабілітацією; пологами (декретна) тощо;
- без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами; за власний рахунок; б) загальна кількість робочих днів; в) дата (з якого числа, місяця, року до якого числа, місяця, року включно); г) період, за який надається відпустка (для основної, тарифної і додаткової).
4. У наказах про звільнення зазначають: а) дату звільнення; б) мотивування (вихід на пенсію; власне бажання; порушення закону, статуту підприємства; ліквідування організації, установи та ін.) із зазначенням відповідної статті КЗпП чи інших кодексів, законів, статутів.
Начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова особа зобов’язані ознайомити зі змістом наказу осіб, прізвища яких фігурували в документі, а ті повинні розписатися в оригіналі, зазначивши дату ознайомлення.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником установи, закладу, підприємства.
Характеристика пред’являється при вступі середніх і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.
У кожній правильно написаній характеристиці повинно вказуватися по- перше – прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, національність, освіта (розташовують у стовпчик справа); по-друге – дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін.); по-третє – власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, стосунки у трудовому колективі. Вказується згадка про нагороди або заохочування; по-четверте – висновки, де зазначено призначення характеристики; по-п’яте – посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (при потребі – інших відповідальних осіб). Дата укладення документу (ліворуч).
Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою.
Характеристика видається на руки або надсилається до підприємства, установи (організації), які її запитали.
Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.
Автобіографія (від грец. Autus – сам, bios – життя, grapho – пишу) – опис свого життя.
Автобіографія подається при вступі до навчального закладу чи на роботу.
Цей документ пишеться довільно. Заголовок може складатися з одного слова “автобіографія”, яке розміщується посередині рядка. Кожне нове повідомлення в автобіографії повинне починатися з абзацу. Зліва під текстом ставиться дата написання, справа – підпис автора.
Тип мовлення автобіографії – розповідь від першої особи. При цьому не слід зловживати займенник я. Необхідно уникати прикметників, що виражають ознаку. Кожен, хто пише автобіографію, основну увагу має приділяти фактам, не вдаючись до міркувань з приводу окремих життєвих ситуацій, опису подій.
Всі відомості з автобіографії подаються в хронологічній послідовності, щоб уявити життєвий шлях, ділову кваліфікацію і громадську активність людини .
Незважаючи на довільний виклад тексту, автобіографія має такі реквізити:
1. Назву виду документа.
2. Прізвище, ім’я та по батькові (у Н. відмінку однини).
3. Дата народження: число, місяць (літерами), рік.
4. Місце народження: село, селище, місто (у Н. відмінку), район (у Р. відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у Н. відмінку). Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження.
5. Відомості про навчання: повне найменування навчальних закладів (як вони називалися у час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом).
6. Перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі та ін.
7. Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад).
8. Нагороди, стягнення, заохочення.
9. Відомості про громадську роботу.
10. Короткі відомості про склад сім’ї (без займенників).
Якщо неодружені:
- батько, мати (прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, посада та місце роботи);
- сестри, брати, якщо вони не мають своєї сім’ї (прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, місце навчання, роботи, посада).
Якщо одружені:
- дружина, чоловік (прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання );
- діти (прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання).
11. Повна домашня адреса, номер телефону.
12. Дата укладання (ліворуч).
13. Підпис укладача (праворуч).
Список використаної літератури
1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. сучасні ділові папери: Навч. посібник – К.: АСК, 2000- 174с.
2. Колоненко П.П., Кадомцева Л.О., Мацько Л.І. Українська мова: Навч.посібник – К.: Либідь, 1991- 376с.
3. Бабич М.Д. Історія української літературної мови: Навч. посібник –Львів: Світ, 1993. – 376 с.