Сводная номенклатура дел министерства подписывается начальником общего отдела, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется - ЭК) архива, в который документы передаются на временное хранение, согласовывается с экспертно-проверочной и методической комиссией комитета по делам архивов Нижегородской области (далее именуется - ЭПМК), и утверждается директором министерства.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.
Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел общего отдела.
Второй используется в общем отделе в качестве рабочего.
Третий - применяется в архиве.
Четвертый - в комитете по делам архивов Нижегородской области, с которым согласовывалась номенклатура дел.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с архивным органом (комитетом по делам архивов Нижегородской области) в случае коренных изменений функций и структуры министерства.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела формируются в министерстве, как правило, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях министерства.
Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется общим отделом.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела, ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок деле проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Все документы отчетного и информационного характера оп исполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Документы коллегий группируются в два дела:
протоколы и решения коллегии;
документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности, о командировании, о награждении, кадровые и др. группируются отдельно.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с правовыми актами Нижегородской области.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Дела министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 17); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 18); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 19); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти - министерство образования.
Нижегородской области;
наименование структурного подразделения;
индекс дела;
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование органа исполнительной власти указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования - Министерства образования Нижегородской области;
наименование структурного подразделения - записывается название
структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел министерства;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел министерства, согласованной с ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области;
дата дела - указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрация (составление) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрации, и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности министерства, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области (до этого он проставляется карандашом).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.