ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДПРИЯТИЯ (НА ПРИМЕРЕ СЕКРЕТАРИАТА ООО «ВИТУС»)
В докладе рассматривается состав и организация работы в автоматизированной системе «Документум», в структурированном справочнике, содержащем в себе все основные сведения о сотрудниках и руководстве ИК с наименованием их должностей, подразделений и контрагентах с которыми ведет переписку «ВИТУС».
Ключевые слова: коммерческое предприятие, ВИТУС, секретариат, документационное обеспечение.
Инвестиционная компания «ВИТУС» является активным членом Национальной ассоциации участников фондового рынка (НАУФОР), НП Профессиональных участников фондового рынка Уральского региона, НП «Фондовая биржа «Санкт-Петербург» и ЗАО «Московская межбанковская валютная биржа».
Различные формы управленческой деятельности в ИК обеспечиваются изданиями соответствующих документов:
- организационная деятельность – издание организационно-правовых документов. К ним относят – Устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила;
- распорядительная деятельность – издание распорядительных документов (Приказы, Распоряжения). Они содержат решения направленные от руководителя к сотрудникам фирмы и содержат информацию исполнительно-распорядительного свойства, вытекающей из функций управления (ввести в действие инструкцию по организации делопроизводства в организации; утвердить правила работы с документами в ООО);
- плановая деятельность – издание плановых документов (план работы секретариата на год; перспективный план работы структурного подразделения «ВИТУСа»).
В деятельности «ВИТУС» создаются организационно – правовые документы, определяющие ее статус, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности фирмы, статус ее подразделений и работников, их права, обязанности. К этим документам относят: устав организации, положение об организации, положения о структурном подразделении (секретариат), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (технология управления документооборотом в ИК; инструкция секретаря по работе с посетителями компании), должностные инструкции работников (начальника секретариата, документоведов, помощника генерального директора, технических секретарей). Основная часть организационно - правовых документов (Устав, Положения об организации, Должностные инструкции, Положение о структурном подразделении) имеют неопределенный срок действия. Это выражается в том, что эти документы действуют до их отмены или до утверждения в ООО взамен них новых. Эти документы составляют правовую основу деятельности «ВИТУС».
Виды распорядительных документов, издаваемых в организации, устанавливаются ее учредительными документами – уставом или положением.
Современное состояние управления отражается в оперативных документах – это группа информационно-справочных документов, в ИК они представлены - справками, докладными и служебными записками, протоколами, переписка. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления. Своеобразием многих видов этих документов заключается в том, что их авторами являются сотрудники компании. Они движутся по схеме: исполнитель, руководитель структурного подразделения, генеральный директор компании.
Комплекс информационно-справочных документов в ООО «ВИТУС» представлен: справками (о размере заработной платы; о стоимости ЦБ; информация о выводе с брокерского счета именных акций; о заключении договора доверительного управления; об отсутствии счетов в банках); списками (список владельцев акций; список владельцев предоставивших свои ЦБ для управления ИК); служебными записками (о возложение обязанностей по организации работы; о ходе заполнения справочников в системе; о сроках заработной платы); заявлениями (об увольнении; о переводе сотрудника на другую должность); протоколами (оперативного совещания; о закрытии операционного периода; по итогам выполнения планов мероприятий и бюджетов за апрель 2007 года и планированию на май 2007 года; заседания наблюдательного совета ОАО АКБ «Перминвестбанк»); коммерческими предложениями (об участии в выставке; о предоставлении помещений); перепиской (письмо-запрос на предоставления сведений владельцев ЦБ; просьба о предоставлении проекта договора на оказание услуги IPVPN; информационное письмо об открытии нового операционного периода).
Документооборот в ООО «ВИТУС» представлен различными документопотоками: входящий, исходящий и внутренний. В документооборот Общества входят документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его структурных подразделений и отдельных сотрудников
При определении динамики изменения объема документооборота в ООО «ВИТУС» необходимо руководствоваться следующей таблицей:
Таблица 1.
| №п/п | Источник определения количества документов (журналы регистрации, папки) | 2006г. | 2007г. | 2008г. | 2009г. |
| 1 | Входящие документы | 3789 | 4578 | 5342 | 4305 |
| 2 | Исходящие документы | 3856 | 4562 | 5206 | 4028 |
| 3 | Внутренние документы | 3297 | 4325 | 5158 | 3989 |
| 4 | Остальные документы | 1025 | 1986 | 2300 | 1008 |
| 5 | Всего документов | 11967 | 15451 | 18006 | 13330 |
Большим достижением в организации работы предприятия ИК стало внедрение в практику - электронной системы работы с документами, данные процессы внутри компании «ВИТУС» регламентируются следующими документами: «Внутренняя инструкция по работе с документами»; «Регламент работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и документооборота в ИК».
Таким образом, рассмотрев состав и организацию работы в автоматизированной системе «Документум», можно сделать вывод, что она представляет собой структурированный справочник, содержащий в себе все основные сведения о сотрудниках и руководстве ИК с наименованием их должностей, подразделений и контрагентах с которыми ведет переписку «ВИТУС». Все потоки документов (входящий, исходящий, внутренний) представлены в информационном хранилище, которое состоит из регистрационных форм и прикрепленным к ним виртуальных образов документов. В системе организован быстрый поиск нужного зарегистрированного документа и организация долговременного хранения созданных документов. «Документум» позволяет организовывать работу с документами на новом уровне, что положительно сказывается на деятельности сотрудников секретариата и компании в целом. Данная система позволяет организовать следующие виды работ: информационно – справочную работу с минимальными затратами времени; автоматизированный контроль за сроками исполнения документов; регистрацию документов на нескольких рабочих местах одновременно. Все основные сведения и операции, которые были произведены с теми или иными документами, функционирующими в секретариате, находят свое отражение в электронных регистрационных карточках, что, несомненно, повышает качество, оперативность, эффективность работы сотрудников ИК при регистрации, поиску и дальнейшей работы с необходимыми документами. Программа позволяет зафиксировать и отследить все важные этапы движения документов от их создания или поступления в «ВИТУС», до уничтожения.