Формальна перевірка документа передбачає перевірку дотримання чинних форм, послідовності, повноти і слушності заповнення реквізитів документа, дотримання порядкової нумерації і наявності відповідних підписів.
Арифметична перевірка включає перевірку правильності проставлених цін у документі, зазначених націнок, знижок, зроблених обчислень і таксувань, підрахунок результатів і інших арифметичних дій, виконуваних при оформленні й опрацюванні документа.
Експертна перевірка доповнює формальну й арифметичну і спрямована на виявлення підробок у документах. Зустрічаються різноманітні підробки: дописка тексту, букв, цифр, зачеркивание, часткове або повне видалення написаного тексту, цифрових записів, підробляння підписів і т.п. Вони можуть бути виявлені при уважному огляді документа. Звичайно доброякісний документ має однакові цвіт паперу, друкарський текст або чорнил, каліграфію почерку або шрифт букв, стійкі цифри і букви.
При підробках документи не мають стійких ознак. Там, де замінені букви і цифри, залишаються вм'ятини, місцями змінені цвіт паперу, шрифт цифр і букв, фарбування друкарського тексту або колір чорнила. Букви і цифри виглядають зайво звивистими, нерівними, є порушення в нахилі букв і цифр й інші ознаки підробки.
По каліграфії почерку жіночий почерк можна відрізнити від чоловічого. Це необхідно для виявлення підробок підписів у документах. Наприклад, досліджуючи підпис у платіжній відомості, можна розрізнити ті рядки, де за різних осіб в одержанні грошей розписалася одна особа (наприклад, касир).
Підроблені документи підлягають глибокому вивченню. Для цих цілей використовують інші прийоми їх перевірки (логічна і зустрічна), що дозволяє одержати додаткові докази про підробку документа. Такі документи доцільно спрямовувати в спеціальні лабораторії на криміналістичну експертизу. Її висновок використовується для явного доказу зроблених зловживань.
При логічній перевірці методом зіставлення господарської операції, відбитої в документі, із різноманітними взаємозалежними показниками, подіями, явищами, визначається, чи була об'єктивна можливість її виникнення
Наприклад, приведені в накладною дані про масу й обсяг вантажу співставляються з вантажопідіймальністю або обсягом автомобіля, на якому перевозився вантаж, місткістю тари, зазначеної в накладною; кількість якогось сировини або матеріалу, зафіксованого в інвентаризаційному описі, - із розміром площі, на якій він міг зберігатися, місткостями цистерн, бочок; кількість випущеної готової продукції - із виробничою потужністю устаткування, цеху, комбінату.
Логічна перевірка у взаємозв'язку з іншими методичними прийомами перевірки документів дозволяє виявити приховання розкрадань, приписок виконаного обсягу робіт й інші зловживання.
При нормативно-правовій перевірці установлюється відповідність здійсненої операції чинним правилам, вимогам статуту або установчого документа, законам, чи є відхилення від затверджених норм, кошторисів, лімітів і т.п. При їх наявності складаються розрахунки й аналітичні таблиці, з'ясовуються наслідки і винні особи, визначається збиток, заподіяний неправомірними діями робітників підприємства.
При економічній перевірці з'ясовуються економічна доцільність зробленої операції, її обґрунтованість джерелами фінансування, плановими розрахунками, вивчаються отримані результати від даної операції або її вплив на кінцевий фінансовий результат.
Сутність зустрічної перевірки полягає у вивченні достовірності операцій шляхом зіставлення документів і записів в облікових регістрах, що відносяться до тих самих взаємозалежних операцій.
Звичайно документи складаються в двох і більше примірниках, а окремі операції оформляються додатковими документами. Такі документи знаходяться при звітах (реєстрах) різних матеріально відповідальних робітників. Багаторазово можуть повторюватися і запису в облікових регістрах бухгалтерського обліку. Все це відкриває великі можливості для зустрічної перевірки досліджуваного документа й уточнення достовірності зробленої операції.
При контрольних звіреннях залишок на початок що перевіряється періоду разом із що документується приходом повинен бути дорівнює витраті, що документується разом із залишком на кінець що перевіряється періоду. Початкові і кінцеві залишки звичайно базуються на даних інвентаризаційних описувань.
Контрольні звірення застосовуються переважно там, де ведеться урахування матеріальних цінностей по найменуваннях без указівки сортів, марок, номерів й інших ознак, що мають особливу ціну, при занедбаності аналітичного обліку по окремих сортах, маркам, номерам матеріальних цінностей і у усіх випадках, коли окремі підприємства удають до сумовому урахування матеріальних цінностей.
Контрольні звірення знаходять широке застосування для перевірки правильності оприбуткування і списання у витрату окремих сортів матеріальних цінностей, достовірності аналітичного обліку і т.д.
Обернена калькуляція (обернений рахунок) використовується для перевірки розміру необґрунтованого списання сировини на виробництво при випуску визначеного виду готових виробів. Сутність цього методичного прийому складається в тому, що по фактичному випуску готових виробів обчислюється витрата сировини відповідно до встановлених норм за міжінвентаризаційний період, що співставлюється з фактично зробленими списаннями сировини по первинних документах за цей же час. У результаті цього установлюють факти незаконного списання сировини і матеріалів на виробництво.
У деяких випадках виникає необхідність перевірки слушності списання сировини, матеріалів по випуску готових виробів у зв'язку з уточненими нормами витрат по висновку спеціальної експертизи про дійсні витрати сировини і матеріалів. У цьому випадку фактично випущена кількість виробів за досліджуваний період умножається на різницю між фактично списаною сировиною на одиницю виробу і реальних норм, відповідно до висновку спеціальної експертизи.
При застосуванні перевірки документів за даними рахунків, що кореспондуються, можна виявити документи, по яких зроблені незаконні, недоцільні операції й у ряді випадків виявити зловживання. Це може виражатися в невірній кореспонденції рахунків, невідповідності записів у регістрах бухгалтерського обліку прикладеним документам, відсутності бухгалтерських проводок, згортанні сальдо по окремих рахунках, повторенні кореспонденції в однакових сумах по тому самому документі, у необґрунтованих документами сторнировочних і додаткових записах на рахунках бухгалтерського обліку.
Серед методичних прийомів перевірки документів особливе місце займає аналітична (рахункова) перевірка звітності і балансів. За допомогою цього прийому вивчається обґрунтованість показників звітності і балансів даним аналітичного і синтетичного обліку, узгодженість показників в окремих формах бухгалтерської звітності і балансу, у регістрах бухгалтерського обліку і первинних документів.
Цей методичний прийом звичайно застосовується в сполученні з іншими прийомами контролю, що дозволяє здійснити не тільки технічну (рахункову) перевірку бухгалтерської звітності і балансів, але і вивчити стан розрахункових взаємовідносин із фінансовими органами по платежах податків і зборів у бюджет, із банками по короткостроковому і довгостроковому кредитуванню, а також з іншими підприємствами й організаціями по різноманітних розрахунках.
Крім того, аналітична (рахункова) перевірка звітів і балансів дозволяє провести підготовчу роботу по добору і систематизації звітних матеріалів для виконання аналітичних розрахунків, пов'язаних з оцінкою фінансового стана підприємства.
При вивченні фінансових результатів і стану цілості майна підприємства широко використовується порівняння. З його допомогою фактичні дані, відбиті в звітності, співставляются з базисними періодами, плановими, нормативними й іншими показниками.
Для вивчення фінансових результатів, приведених у балансі і звітності, і розкриття їхньої якісної сторони використовуються відносні розміри, виражені в коефіцієнтах, індексах, відсотках.
У ряді випадків аудит і ревізія пов'язані з вивченням великого потоку документації і бухгалтерських записів. Тому перевірка документів і записів в облікових регістрах не може бути суцільний на всіх ділянках виробничо-господарської діяльності. В умовах великого потоку документації і бухгалтерських записів виникає необхідність у вибірковому вивченні документів і бухгалтерських записів в облікових регістрах. У практичній роботі ревізори використовують різноманітні варіанти нескрізної (вибіркової) перевірки документів: перевірку частини документів за досліджуваний період; перевірку однорідних операцій за декілька місяців, за останній місяць кожного кварталу, за останній квартал або навіть за останні два місяці.
Найбільше прийнятним є перший варіант. При цьому ризик зводиться до мінімуму, тому що можливість помилки може виявитися незначною. Спочатку провадиться розбивка документів на однорідні групи в залежності від утримання і місця їх учинення. Потім провадиться добір документів по заданому інтервалі вибірки. Припустимо, що обсяг дослідження операцій по розрахунковому рахунку за що перевіряється період складає 600 виписок банку з прикладеними до них виправдувальними документами. Заздалегідь заплануємо інтервал вибірки 75 одиниць. Якщо на перевірку взяли першу партію виписок банку в кількості 60 одиниць, то надалі повинні бути перевірені виписки банку з усіма прикладеними документами через кожний інтервал (75 одиниць): 135, 210, 285, 360 і так до кінця всієї сукупності.