В дело
Сидорова
дата
или
В дело
Сидорова
дата
«Отметка о поступлении документа в организацию» помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа.
Элементами реквизита выступают: наименование организации; порядковый номер, который может дополняться индексом структурного подразделения и даты поступления документа, а при необходимости времени, например:
| ОАО «Российские просторы»КанцелярияВх. №8325/101.09.2006 |
«Идентификатор электронной копии документа» служит отметка, необходимая для поиска документа. Включает в себя имя файла на магнитном носителе. Дату и другие сведения.
Реквизит проставляется в момент подготовки документа, располагается в левом нижнем углу документа, например:
С:/ПисьмоПросьба.rtf01.11.2006
Оформление бланка письма.
Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации – авторе документа, от имени которого издается документ.
Стандартные форматы бланков – А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм).
В зависимости от расположения реквизитов установлены два варианта бланков: угловой и продольный.
Поля не менее: 20мм – левое; 10мм – правое; 20мм – верхнее; 20мм – нижнее.
Меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.
Пример оформления бланка письма организации (угловое расположение реквизитов)
ЭмблемаСТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ«КРАСНЫЙ ПРОСПЕКТ»Красный проспект, д.28,г. Новосибирск, 630099Тел.:222 23 15, 223 72 18,факс: 223 7 72, e-mail:sacha@sts.ruОКПО_____,ОГРН____,ИНН/КПП____________________№_____________На №_____________ от __________ |
Пример оформления бланка письма организации (продольное расположение реквизитов)
Эмблема
СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ
«КРАСНЫЙ ПРОСПЕКТ»
Красный проспект, д.28,
г. Новосибирск, 630099
Тел.:222 23 15, 223 72 18,
факс: 223 7 72, e-mail:sacha@sts.ru
ОКПО_____,ОГРН____,ИНН/КПП____
________________№_____________
На №_____________ от___________
Организации, осуществляющие внешнеэкономическую деятельность, имеющие деловые связи с иностранными партнерами, разрабатывают бланки писем на двух языках: государственном языке и языке партнера.
Расположение наименования организации располагается следующим образом: слева – наименование на русском языке, справа – на иностранном языке, например:
| Торгово-промышленная палата российской федерацииИльинка ул.,д.6,г.Москва,Россия, 103684Тел.:921 08 11, Факс: 411126e-mail:ОКПО_________ОГРН_________ИНН__________ КПП______________________№_____________На № ________ от ___________ | THE CHAMBER OF COMMECE AND INDUSTRYIlyinka str., 6. Moscow.Russia, 103684Tel.:921 08 11, Facs: 411126e-mail |
Правила расположения реквизитов
Первая строка текста начинается с абзаца на расстоянии 1,25см от левой границы текстового поля.
При подготовке письма на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посредине верхнего поля страницы без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. Письмо печатается шрифтом TimesNewRoman.
Размер шрифта: текст – 14, отметка об исполнителе – 10, идентификатор – 8, расстановка страниц – 12. Реквизиты «адресат», «текст», «заголовок», «подпись» печатаются через один междустрочный интервал.
В официальной переписке применяется официально - деловой стиль. Деловой стиль – это совокупность речевых средств, функция которых – обслуживание сферы официально – деловые отношения.
Особенности информации делового стиля:
Официальной по своему характеру, что подчеркивает неличностный характер отношений, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения.
Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;
Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения;
Объективной и достоверной;
Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения – побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;
Полной и достаточной для принятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительной переписки, приводя к потере времени и средств.
Виды деловых писем
| Письма – приглашения | письма с приглашением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но может быть и всему коллективу. |
| Гарантийные письма | составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий, например: оплата за работу, товары, услуги, сроки поставки, оплата аренды. |
| Инструктивные (циркулярные) | такие письма направляют вышестоящие организации и ведомства, издают в них указания своим подведомственным учреждениям и организациям. |
| Письма - просьба | существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени организации, предприятий, учреждений.Выражаются обычно словами:Просим оказать содействие…; Просим выслать в наш адрес…; Прошу ликвидировать задолженность… и т.д.Цель данного письма – убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы и поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие основания. |
| Письма - ответы | Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы, на которую дается ответ, далее излагается результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ или констатируется сам отказ. |
| Благодарственные письма | В партнерских отношениях нужно не только просить, но благодарить за оказанные услуги, за совместное проведение мероприятий и т.д. |
| Сопроводительные письма | Составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов и причины их отправлению |
| Договорные письма | В данном письме говориться о конкретном документе – договоре, как разновидность сопроводительного письма. |
| Письма - предложения | Структура похожа на структуру письма-просьбы: изложение сути вопроса, предложение о сотрудничестве, могут быть приложены доказательственные материалы. В письме уместна формула вежливости. Можно разделить на несколько видов:Предложения о сотрудничестве;Извещения;Рекламные письма (информационные). |
| Письма - напоминания | Содержит указание на приближение или истечение срока какого-либо обязательств, проведения мероприятий или других договоренностей. |
| Письма - подтверждения | Содержит подтверждение о получении какого-либо отправления (письма, факса, товаров, ценностей), о том что ранее составленный документ остается в силе, может также подтверждать какой-либо факт, действие. |
Ниже приведет пример делового письма – приглашения, с указанием реквизитов, а также схемы расположения реквизитов на формате А4 углового и продольного бланков.
| ОАО «Росинтер»Пятницкая ул., д.21, Москва, 115209Тел.: (495) 931 11 17,факс: (495) 931 00 27,e-mail: msm@inter.msk.ru,http://www.msk.ruОКПО________, ОРГН_________,ИНН/КПП___________________01.02.2006 № 115-3/1На № _______ от ___________ | Генеральному директору Научно-технического центра «Информсистема»О.С.ЕфремовуСергеевой В.К.Отправить факс о согласии до 04.02.2006Еремеев02.02.2006 |
Уважаемый Олег Святославович!
Приглашаем Вас принять участие в работе семинара «Современный офис», проводимого компанией «Росинтер», который состоится 05.02.2006 в Государственной Думе (Георгиевский переулок, д.2 , в аудитории 830 нового здания). Начало семинара в 11:00, предполагаемая продолжительность – 4 часа.
В программе семинара: рассмотрение вопросов автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронных архивов предприятий и организаций. Просим Вас подтвердить участие в семинаре до 04.02.2006, заявку необходимо выслать по факсу 931 00 27.
Приложение: 1. Программа семинара «Современный офис» на 1л. в 1экз. 2. Программы выставки «Технические средства автоматизации делопроизводства» на 5л. в 1 экз.
| Председатель оргкомитета | Личная подпись | П.В.Нестеров |
М.М. Макарова
931 00 17
| Отправлен факс 03.02.2006 № 93 В дело № 1-17 Сергеева 04.02.2006 | «ИнфСист» Вх. № 00075 025.02.2006 |
2. Раскройте особенности оформления организационно-распорядительных документов финансового характера
ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядительных документа (далее ОРД) трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управление, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».
Классификация ОРД:
Организационная документация (учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);
Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
Информационно-справочная документация, которую условно можно разделить на:
оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т.п.)
справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и.т.д.)