Главному Бухгалтеру
ООО «Канцлер»
Л. А.Антипиной
При направлении документа нескольким однородным организациям их следует указывать следующим образом:
Главным редакторам
районных газет
Главам муниципальных
Образований
При адресовании документов лицам, имеющим звание (ученое или военное) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или учебная степень, например:
Командиру войсковой части 7425
генерал-майору внутренних войск
Г.А.Новикову
В состав реквизита «адресат» при необходимости может входить полный адрес, который указывается составителем документа в случае направления корреспонденту, не входящему в утвержденный в организации перечень рассылки писем. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005г. №221:
наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия и инициалы для физических лиц);
наименование улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта(города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Например:
ОАО «Электросталь»
Добролюбова ул., д.7,
г. Севастополь,320009
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатам не указывают.
При направлении документа в большее количество адресов составляют список рассылки, который подписывает исполнитель.
Реквизит «адресат» выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.
«Резолюция» - это реквизит, фиксирующий указание должностного лица по исполнению документа. Резолюция включает следующие элементы: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей) содержание поручения, срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату, например:
Иванову Н.В.
Подготовьте приказ по данному
вопросу к 08.08.2006
Личная подпись
дата
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается лицо, указанное первым в «резолюции». Ему предоставлено право созыва соисполнителей и координация их работы.
Реквизит «резолюция» оформляется на лицевой стороне первого листа документа в верхней правой его части на свободном от текста месте.
Этот реквизит может оформляться на отдельном бланке должностного лица с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому он относится.
«Заголовок к тексту документа» - обязательный реквизит документа, выражающий содержание текста документа и необходимый для регистрации и поиска документа. Он должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «О чем?», например: «О выделении…, Об изменении…» или «О ком?»: «О Сергеевой М.В.».
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
Заголовок. Состоящий из двух и более строк, печатается через один междустрочный интервал.
Заголовок пишется с прописной буквы от левой границы текстового поля, без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.
«Отметка о контроле документа» делается на письмах, исполнение которых контролируется. Обозначается буквой «К» или штампом «контроль». Располагается в правой верхней части документа и бланка резолюции (если резолюция оформлена на отдельном бланке).
«Текст документа» - главный реквизит, ради которого составляется документ.
Текст документа можно оформлять в виде таблицы, связанного текста, разбивать на абзацы, разделы, пункты.
В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывается их реквизиты: «наименование документа», «наименование организации» - автора документа, «дата документа», «регистрационный номер документа», «заголовок к тексту», например:
Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 №221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»…
В письмах используется следующая форма изложения.
Текст письма составляется от первого лица множественного числа – «просим, направляем», или третьего лица единственного числа – «предприятие считает, организация рассмотрела», или от первого лица единственного числа – «направляю, прошу».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст. Как правило, излагается от первого лица единственного числа: «предлагаю, прошу».
«Отметка о наличии приложения» делается в сопроводительных (договорных) письмах, письмах-приглашениях, рекламных и информационных письмах и др.
Отметку о наличии приложения, называемого в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8л. в 3 экз.
Если приложения не названы, то их наименование перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о … на 3л. в 2 экз.
2. Проект … на 8л. в 3 экз.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение : письмо комитета по делам молодежи Курганской области от 10.07.2006 №25 и приложения к нему, всего на 10л.
Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров, например:
Приложение: в 2экз.
Если документ направляется нескольким адресатам. А приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 5л. в 1 экз. только в первый адрес.
Отметка о наличии приложения печатается через два интервала ниже текста документа от левой границы текстового поля.
«Подпись» - это обязательный реквизит документа, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.
В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
| Генеральный директор ОАО «Российские просторы» | Личная подпись | В.А.Петровский |
| Генеральный директор | Личная подпись | В.А.Петровский |
Если документ оформлен на бланке должностного лица, то в состав реквизита «подпись» входят: личная подпись и расшифровка подписи.
| Личная подпись | В.А.Петровский |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
| Генеральный директор | Личная подпись | А.В.Геймбух |
| Главный бухгалтер | Личная подпись | Л.А.Антипина |
На практике часто применяют совместные письма. При подписании письма несколькими лицами, равными по должности, их подпись располагают на одном уровне, например:
| Глава администрации (Губернатор)Томской области | Губернатор Омской области |
| Личная подпись В.М. Кресс | Личная подпись Л.К.Полежаев |
| дата, регистрационный номер | дата, регистрационный номер |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности (и.о.) должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он исполняет обязанности должностного лица.
Наименование должности в реквизите «подпись» печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал. Допускается центрирование наименование должности относительно самой длинной строки, например:
| Заместитель генерального директора | Личная подпись | П.Г.Филиппов |
Расшифровка подписи в реквизите «подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
«Виза согласования» - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствии его правовым актам и ранее принятым решениям
Визы включают: должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи, (инициалы, фамилию) и дату.
Виза проставляется на копии пиьсма в левой нижней части на личевой стороне документа.
«Отметка об исполнителе» включат инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Она располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнего углу от левой границы текстового поля, например:
А.Г.Петров
223 10 15
«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или. При наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку: «В дело»; подпись; дату.
Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, или руководителем, давшим поручение по исполнению документа.
Реквизит располагается в левой нижней части исполненного документа.
Отправлен факс 012.03.2006