Делопроизводство (стр. 1 из 3)

Оглавление

1. Оглавление 1

2. Реквизит «Гриф утверждения». 2

3. Составить и оформить объяснительную записку. 4

4. Составить и оформить гарантийное письмо. 7

5. Составить и оформить протокол производственного совещания. 10

6. Составить и оформить заявление на отпуск. 14

7. Составить и оформить приказ о предоставлении отпуска. 15

8. Заключение 17

9. Список использованной литературы 18

2. Реквизит «Гриф утверждения»

Одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, является «Гриф утверждения».

Утверждение — это особый способ удостоверения документа после его подписания. В отличие от реквизитов, обозначающих автора документа (реквизитов бланка), реквизитов «Подпись», «Дата» и «Индекс», которые применяются при оформлении всех организационно-распорядительных документов, «Гриф утверждения» является дополнительным удостоверяющим реквизитом и применяется для придания юридической силы лишь отдельным видам и разновидностям документов. Как правило, перечень таких документов отражается в инструкциях и иных нормативных правовых актах об организации делопроизводства. При этом может быть использован Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, который приведен в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13. Согласно данной Примерной инструкции утверждению подлежат:

1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством дел, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).

3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

4. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).

5. Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения и т.д.).

9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т.д.).

10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т.д.).

11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

12. Расценки на производство работ.

13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т.д.).

14. Стандарты.

15. Структура и штатная численность.

16. Тарифные ставки.

17. Формы унифицированных документов.

18. Штатные расписания и изменения к ним.

В обязательном порядке утверждению подлежат все организационные документы (уставы, положения, инструкции, правила и др.).

3. Составить и оформить объяснительную записку.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений выполненной работы (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Внешние объяснительные записки (адресуемые руководителю вышестоящей организации) оформляются на общем бланке Организации.

Внутренние объяснительные записки (адресуемые ректору, проректору, руководителю структурного подразделения) оформляются на бумаге стандартного формата А4 или А5 с обязательным использованием реквизитов общего бланка.

Реквизитами внешней объяснительной записки, помимо реквизитов бланка, являются:

· название вида документа;

· дата;

· индекс;

· адресат;

· заголовок к тексту;

· текст;

· отметка о наличии приложения (при необходимости);

· подпись руководителя

· фамилию исполнителя и номер его телефона

Реквизитами внутренней объяснительной записки являются:

· название структурного подразделения

· название вида документа;

· дата;

· индекс;

· адресат;

· заголовок к тексту;

· текст;

· отметка о наличии приложения (при необходимости);

· подпись составителя

Особенности оформления реквизитов докладной записки распространяются на оформление реквизитов объяснительной записки

По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составленные работниками университета по указанию прямых или вышестоящих руководителей при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Текст объяснительной записки должен содержать дату нарушения, вид нарушения, изложение причин, обстоятельств нарушения. Требование краткости и четкости текста распространяется и на объяснительные записки.

Отдел Управление Генеральному Директору

ООО «Рога и Копыта»

Дунину М.Г. от

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Главного инженера

Выренкова В. С.

О Опоздании на работу

Я, Выренков В.С. работающий в должности Главного инженера, опоздал сегодня 01 Июля 2007 г. на работу на 1час по причине поломки рейсового автобуса в 7-00 Рейс перенесли на 8-00.

Главный инженер Подпись

01 Июля 2007г.

4. Составить и оформить гарантийное письмо.

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем". Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. 2

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации. 3

Гарантийное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами гарантийного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.

Генеральному Директору

ООО «Кранекс»

Орлову В.К.

От Генерального Директора

ООО «Рога и Копыта»

Дунина М.Г.

Гарантийное письмо

Гарантирую осуществить оплату заказа № __NG1525_ в течение трех банковских дней в установленном порядке.

Название организации:	ООО «Рога и Копыта»
Почтовый адрес:	159121 Ивановская область п. Сосновка ул. Сатанинская 20
Юридический адрес:	159121 Ивановская область п. Сосновка ул. Сатанинская 20
Телефон:	8(49359) 2-22-22, 2-45-66, 2-96-66
Факс:	8(49359) 2-22-22, 2-45-66, 2-96-66
ИНН:	371500256655656
р/с:	40702826541664565412
к/с:	30100488078454895047
Название банка:	Ивановское ОСБ №96966 г.Иваново
БИК:	425952662
ОКПО:	5295624564646
КПП:	371100112200

_________________/ М.Г. Дунин

МП

5. Составить и оформить протокол производственного совещания.

Процессы коллективного принятия управленческих решений и сами решения документируются протоколами производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода совещания и оформление протокола возлагается на работника, ответственного за ведение делопроизводства в фирме.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты:

· "Наименование организации"

· "Наименование вида документа"

· "Дата заседания"

· "Индекс"

· "Место заседания"

· "Гриф утверждения" (если протокол подлежит утверждению)

· "Заголовок к тексту"

· "Текст"

· "Подписи"

Датой протокола является дата заседания. Заголовком является наименование коллегиального органа или название протоколируемого совещания.

Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ") и переменную (инициалы и фамилии председателя и секретаря, а также присутствующих на заседании). При необходимости указывают должности присутствующих, а также фамилии, инициалы и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве приглашенных составляется список, который прилагается к протоколу.