В государственных архивах существует централизованный учет документов, который ведет специальное подразделение или специально выделенный сотрудник. Кроме того, учет документов организован в каждом хранилище отдела обеспечения сохранности документов и фондов.. Учет документов в архивных учреждениях осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. Ведение первых обязательно для каждого архива, необходимость вторых определяется самим архивом.
В централизованном учете должна быть следующая основная учетная документация:
— книга учета поступления документов;
— список фондов;
— листы фондов;
— описи дел (первый экземпляр);
— карточки фондов;
— паспорт архива на 01.01.;
— дела фондов;
— сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.
В книге поступления и выбытия документов ведется учет описанных и неописанных дел постоянного, временного хранения и дел по личному составу, принятых архивом . Ведется книга по годам, но порядковая нумерация валовая. В книге указывается дата поступления, организация, сдающая документы, и документ, на основании которого материалы поступили в архив, отмечаются их наименования, хронологические рамки и объем, а также присвоенный номер фонда или номера фондов, хранящихся в архиве, к которым они присоединены. Количество поступивших и выбывших дел (документов) ежегодно подсчитывается и оформляется в итоговой записи. В книгу поступления и выбытия документов вносятся также обнаруженные и ранее неучтенные в архиве дела.
Список фондов— это перечень наименований архивных фондов, расположенных в порядке их номеров. Он фиксирует фондовый состав архива. В него фонд записывается только один раз, при первом поступлении. Каждому, вновь принятому фонду присваивается очередной номер по списку фондов, а также отмечается дата его приема. Объединенные фонды и архивные коллекции учитываются как обычный фонд. Название фонда вносится в список с титульного листа описи или из исторической справки. Он состоит из полного и в скобках официально принятого сокращенного названия учреждения — фондообразователя, указаний о подчиненности, местонахождении, времени деятельности фондообразователя. В случае передачи фонда в другой архив или ликвидации в списке в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл фонд, номер фонда другому фонду не присваивается. Перенумерация производится только с разрешения Белкомархива.
Лист фонда заводится при первом поступлении фонда. В нем содержатся суммарные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях.
Лист фонда состоит из трех основных разделов:
В первом разделе даются все названия фондов и крайние даты каждого наименования, дата первого поступления, местонахождение фонда (наименование государственного архива), номер фонда, дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному органу, прежний номер фонда;
Во втором разделе приводятся количественные показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов, а также наличное количество дел на каждую дату записи;
В третий раздел содержит характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объем в делах), выбытия описанных документов, а также сведения о количестве дел в наличии по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи. Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в верхней части которого пишется: "Продолжение, ф. ... л. 2". На первом листе делается ссылка: "См. продолжение, л. 2, 3, 4 и т.д." Листы продолжения подкладываются вслед за основными листами. В верхних углах нового и старого листов фонда делается отметка: "Лист пересоставлен" и указывается, когда и по какой причине.
Карточка фонда заполняется на каждый впервые поступивший фонд и высылается всеми госархивами в Госкомархив. Она составляется на основании листа фонда. В карточке указываются даты первого поступления фонда и получения карточки в фондовом каталоге, название архива, где хранится фонд, его категория и номер, наименование фонда со всеми его переименованиями и датами этих изменений, объем фонда на 01.01. с перечислением количества описанных, микрофильмированных и неописанных единиц хранения. На оборотной стороне карточки приводится название описи и дается аннотация документов. Карточка подписывается составителем. На базе карточек фондов в Госкомархиве и архивных отделах облисполкомов сформированы фондовые каталоги, в которые ежегодно вносятся все изменения. Информацию об этих изменения сообщают государственные архивы. "Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов на 01.01." заполняется архивами и высылается ежегодно так же, как и карточки фондов. В них включаются все фонды, в составе которых произошли следующие изменения: прием и передача из архивов фондов, выделение дел, не подлежащих дальнейшему хранению, объединение фондов, объемов и состава документов, изменение названия фондообразователя, его подчиненности, местонахождения, изготовления микрофильмов страхового фонда. В итоговой записи формы указываются данные: количество фондов в архиве на начало истекшего года, по скольким фондам произошли изменения, сколько фондов и дел принято, передано, выделено к уничтожению, какое число фондов и дел значится на 1 января текущего года. Сведения подписываются директором архива.
Паспорт архива— учетный документ периодической отчетности, отражающей состояние архива за прошедший год. Он составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, второй высылается в вышестоящую организацию. Паспорт включает следующие разделы:
В первом разделе даются сведения о количестве помещений (зданий) архива, объеме и площадях архивохранилищ, протяженности стеллажных полок и степени загруженности архивохранилищ, а также краткая характеристика помещений и год постройки здания.
Второй раздел посвящен количественной характеристике фондов и документов на бумажной основе, кино-, фото- и фотодокументов, машиночитаемых документов.
В третьем разделе отражается информация о количестве учреждений-источников комплектования архива и объема хранимых документов и дел в них.
В четвертом разделе даются данные о страховом фонде архива и наличии в нем микрофотокопий из зарубежных архивов.
В пятом разделе приводятся сведения о наличии описей дел, каталогизации документов, подготовке обзоров документов.
В шестой раздел включается информация об исполнении запросов, выдаче дел из архивохранилищ, количестве подготовленных статей, подборок и баз данных.
В седьмом разделе анализируется количественный состав библиотечного фонда (книги, журналы, газеты). Паспорт подписывает директор архива.
В деле фондов, которое заводится на каждый фонд, хранится документация, раскрывающая его историю и состояние. В него помещаются историческая справка о фондообразователе, акты о приеме документов, акты о выделении материалов к уничтожению, акты проверки наличия и состояния документов, обзоры фонда и др. Эти документы дают сведения о том, когда было создано учреждение, какие функции оно выполняло, как менялось его название и подчиненность, в каких условиях находились его материалы, как проводилась их обработка, экспертиза ценности, использование. Каждому делу фонда присваивается номер. Хранятся дела фонда в порядке их номеров. Все листы, входящие в дело фонда, нумеруются, подшиваются. На все документы составляется внутренняя опись.
Описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме.Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. Систематизация дел внутри описи аналогична систематизации дел по номенклатуре дел: учредительные документы, протоколы, приказы, планы, сметы, штатные расписания, балансы, отчеты, статистические отчеты, переписка и др.
В конце каждого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров). Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием должности составителя и даты составления описи. В ведении заведующего архивохранилищем находятся вторые экземпляры описей каждого фонда, за состоянием которых он следит, производит выдачу и подкладку, вносит изменения, происходящие в процессе движения дел, и в соответствии с ними готовит новые итоговые записи к описям.
В централизованном учете, кроме обязательных, могут вестись вспомогательные учетные формы. Среди них
— реестры описей,
- карточный указатель к листам фондов,
- книги движения документов.
— книги учета фондов архивохранилища;
— книги учета движения дел по архивохранилищам;
— карточки пофондового топографического указателя;
— карточки постеллажного топографического указателя;
— карточки на необнаруженные дела и др.
Реестр описей заводится при наличии значительного количества описей в архиве. В нем устанавливается номер фонда, описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись, количество дел и листов в описи, экземплярность описи, отметка о выбытии. Описи заносятся в реестр по порядку номеров фондов, внутри фондов — по порядку номеров описей. Реестры описей обеспечивают точный учет всех описей архива.
Карточный указатель к листам фондов, карточки для него составляются на каждый фонд. Если наименование фондообразователя менялось, то карточки пишутся отдельно на все переименования. В них содержатся сведения о номере, названии и объеме фонда, крайних датах существования учреждения фондообразователя и его документов. Систематизируются карточки в указателе чаще всего по производственно-отраслевому принципу. Карточный указатель к листам фондов позволяет быстро навести справку о наличии того или иного фонда, установить его номер. Он может быть также использован при присвоении номеров фондов. Проверка наличия фонда позволит избежать присвоения двух различных номеров документам одного и того же фонда, поступившим в разное время.