Акт составляется:
-в трех экземплярах - в случае проверки наличных денег с участием налогового инспектора. При этом один экземпляр акта передается в налоговую инспекцию;
-в двух экземплярах - в случае проверки наличных денег по инициативе администрации торгового предприятия. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица (кассира-операциониста).
Внутренние первичные документы составляют и подписывают только представители торговой организации. Эти документы предназначены для внутреннего использования. Исключение составляют:
-Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4);
-Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма N КМ-5).
Формы N КМ-4 и N КМ-5 скрепляются подписью налогового инспектора. Однако эта подпись ставится только один раз - в момент, когда торговая организация начинает вести указанные документы. В дальнейшем оформление данных журналов осуществляется без участия налоговых органов.
Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (Форма N КМ-3) применяется для оформления возврата денежных сумм покупателям.
- за товар, возвращенный в день покупки;
- по ошибочно пробитым кассовым чекам.
В акте должны быть перечислены номер и сумма каждого чека.
Акт составляется членами комиссии в одном экземпляре. Вместе с неиспользованными чеками, наклеенными на лист бумаги, акт сдается в бухгалтерию. Акт подписывают ответственные лица комиссии: руководитель, заведующий отделом (секцией), старший кассир и кассир-операционист.
На сумму денег по возвращенным покупателями чекам уменьшается выручка кассы, а эта сумма заносится в графу 15 Журнала кассира-операциониста (форма N КМ-4).
Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера торговой организации и скреплен печатью.
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера.
В торговых организациях, работающих без кассира-операциониста (например, в случае установки ККМ на прилавках магазинов), для учета операций по приходу наличных денег (выручки) вместо Журнала кассира-операциониста применяется унифицированная форма N КМ-5 "Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста".
Справка-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6) применяется кассиром-операционистом для составления отчета о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (смену).
Отчет составляется ежедневно в одном экземпляре. Кассир-операционист подписывает его и вместе с выручкой сдает старшему кассиру или руководителю торгового предприятия. В небольших организациях с одной-двумя кассами кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете.
Выручка за рабочий день определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня за вычетом сумм, возвращенных покупателям по неиспользованным кассовым чекам. При приеме денег в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации.
Отчет служит основанием для составления сводного отчета "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" (форма N КМ-7).
Унифицированная форма N КМ-7 применяется для составления сводного отчета о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день и является приложением к Справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату. Сведения подписываются руководителем и старшим кассиром[23,стр.89].
Отчет по форме N КМ-7 ежедневно составляется в одном экземпляре старшим кассиром и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию до начала работы следующей смены.
В соответствии с Постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 30.07.93 № 745 с учетом внесенных в него изменений и дополнений (Перечень - в редакции Постановления Правительства РФ от 02.02.2000 № 917) в ряде случаев (мелкорозничная торговля с ручных тележек, из цистерн, с лотков, из корзин, вразвал овощами и бахчевыми культурами; торговля на рынках, ярмарках, выставках, иных комплексах, за исключением находящихся там киосков, ларьков, помещений и др.) при осуществлении торговых операций денежные расчеты с населением могут производиться без применения контрольно-кассовых машин. В этом случае объем реализованных товаров измеряют обычно суммой выручки, сданной продавцами в кассу организации, инкассатору банка или на почту [33,стр.45].
Сдача выручки в кассу отражается в учете следующей записью:
Дт 50 "Касса"
Km 90/1 "Продажи",
Торговая выручка может быть сдана в банк представителем предприятия по объявлению на взнос наличными или инкассаторам (см. подраздел 6.2 "Организация кассовых операций"). Операция передачи инкассаторам оформляется препроводительной ведомостью. Выручка, Переданная инкассатору или на почту (которая будет зачислена на расчетный счет по истечении определенного времени), учитывается следующей бухгалтерской записью:
Дт 57 "Переводы в пути"
Km 90 /1"Продажи",
Одной из форм реализации за наличный расчет является оплата покупателями товаров расчетными чеками банков. Полученные чеки магазины сдают в банк, который и зачисляет соответствующую сумму на счет торговой организации. При расчете чеками делается следующая запись:
Дт 50, субсчет 3 "Денежные документы"
Km 90/1 "Продажи",
При учете товаров по покупным ценам после отражения выручки по счету учета реализации списываются реализованные товары, что фиксируется записью:
Дт 90/2 "Продажи",
Km 41-2 "Товары в розничной торговле".
Согласно ст. 168 Налогового кодекса РФ при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в указанные иены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется.
На сумму начисленного НДС составляется проводка:
Дт 90/3 "Продажи",
Km 68-2 "Расчеты по налогам и сборам по НДС".
Согласно ст. 168 Налогового кодекса РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению в течение пяти дней счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.
Записи по субсчетам 90-1 "Выручка", 90-2 "Себестоимость продаж", 90-3 "Налог на добавленную стоимость". 90-4 "Акцизы" производятся накопительно в течение отчетного года. Ежемесячно сопоставлением совокупного дебетового оборота по субсчетам 90-2 "Себестоимость продаж", 90-3 "Налог на добавленную стоимость", 90-4 "Акцизы" и т. д. и кредитового оборота по субсчету 90-1 "Выручка" определяется финансовый результат (прибыль или убыток) от продаж за отчетный месяц.
Этот финансовый результат ежемесячно (заключительными оборотами) списывается с субсчета 90-9 "Прибыль/убыток от продаж" на счет 99 "Прибыли и убытки".
При использовании покупных цен положительный финансовый результат (не следует забывать о расходах на продажу .) отражается следующей записью:
Дт 90-9 "Прибыль/убыток от продаж"
Km 99 "Прибыли и убытки ".
Таким образом, синтетический счет 90 "Продажи" сальдо на отчетную дату не имеет.
Отражение отрицательного финансового результата фиксирует запись по дебету счета 99 в корреспонденции со субсчетом 90-9.
Если в учете используются продажные цены, то реализованные товары списываются в дебет счета 90 "Продажи" на основании товарных отчетов, в которых указывается общая сумма реализованных товаров по розничным ценам. Таким образом, по дебету и кредиту счета 90 "Продажи" отражается стоимость реализованных товаров в одинаковой оценке по розничным ценам. Суммы по кредиту (на основании отчетов кассира) и по дебету (на основании товарных отчетов) счета 90 "Продажи" должны быть одинаковыми[23,стр.165].
Когда в организации используется натурально-стоимостной метод учета товаров, имеется возможность списывать конкретные реализованные товары по конкретным учетным ценам. При учете товаров по продажным ценам целесообразно по каждой партии товаров составлять ведомость с указанием по каждому наименованию покупной и продажной цены и наценки, это позволит списывать конкретную сумму торговой наценки по каждому наименованию реализованного товара.
Когда в организациях розничной торговли не ведется натурально-стоимостной учет реализации или невозможно определить точный ассортимент проданных товаров, возникает необходимость списания торговой наценки косвенным расчетным путем.
Приведем пример корреспонденции счетов по поступлению товаров табл. 2
Таблица 2. Корреспонденция по учету поступления товаров
| № | Операция | Первичные документы | Дебет | Кредит |
Учет товаров ведется по фактической себестоимости