Ежегодно составляется график отпусков (форма № Т-7) (приложение 11), с последующем доведением его до сотрудников. Он отражает сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков между работниками организации.
На основании данного графика и приказао предоставлении работнику отпуска (приложение 12) делаются пометки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся работнику за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставленииотпуска работнику» (приложение 13). Форма заполняется в одном экземпляре и подписывается руководителем Красненского филиала БОГУП «РНПЦ «Одно окно». Лицевая сторона заполняется сотрудником отдела кадров, а оборотная бухгалтером, где отражается таблица расчета оплаты отпуска.
При прекращении трудового договора издаетсяприказ (распоряжение)о прекращении действия трудового договора с работником(приложение 14). Подписывается руководителем и объявляется работнику под расписку. На основании приказа о прекращении трудового договора в этот же день в бухгалтерии производят расчет с работником и оформляют «Записку-расчет припрекращении действия договора с работником»(приложение 15). На оборотной стороне фиксируют информацию о сумме начисленной заработной платы, отпускных и выходного пособия.
В филиале оплата труда специалистов, непосредственно занятых оказанием услуг, согласно Положения об оплате труда, устанавливается на комиссионной основе: оклад + комиссионный процент от суммы выполненных работ за отчетный месяц (без учета НДС). После утверждения директором отчетов по выполненным работам, оказанным услугам по каждому отделу за месяц, для определения суммы комиссионного процента и фонда оплаты труда по отделам, применяются служебные записки-представления начальников отделов на распределение между работниками комиссионного процента, отражающие КТУ каждого работника (приложение 16,17). Эти записки утверждаются директором и направляются в бухгалтерию, где служат основанием для расчета начисления по КТУ (приложение 18,19).
Расчетно-платежная ведомость (ф. Т-49) не составляется. Платежная ведомость (ф. Т-3) используется лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии и инициалы работников, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы.
Так, как в филиале учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется с помощью автоматизированной программы «Камин: Расчет заработной платы» то часть выше перечисленных первичных документов вводятся в программный продукт (приказы, табель), остальные составляются непосредственно программой.
При изучении первичных документов филиала было выявлено, что многие унифицированные формы заменены на самостоятельно разработанные, но независимо от формы, как правило, все содержат обязательные реквизиты.
2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда
Данные из первичных документов накапливаются и сводятся в двух направлениях: первое – для начисления и выплаты заработной платы каждому работнику и последующего отражения в регистрах по учету начисленной оплаты труда; второе – для накапливания по объектам учета затрат и последующего отнесения сумм в соответствующие регистры по учету затрат.
Аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется по каждому работнику организации. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.
К регистрам аналитического учета относятся:
- лицевой счет (форма №Т-54а) (приложение 20) – открывается в момент приема на работу на каждого работника и заполняется на основании первичных документов по учету отработанного времени, выполненных работ и документов на разные виды доплат. В нем накапливается информация по каждому месяцу об отработанном рабочем времени работника, начисленной заработной плате по всем видам начислений, удержаниях (аванс, налог на доходы физических лиц и прочие), различных льготах, сумме к выдаче на руки. Информация по расчету заработной платы вкладывается ежемесячно в лицевой счет в виде машинограммы и используется в дальнейшем для расчета среднего заработка, отпускных и т.п. Далее нарастающим итогом с начала года определяется годовой фонд заработной платы, а также отработанное с начала года количество дней и часов.
- налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц (приложение 21). В ней отражаются суммы доходов за месяц и с начала года (указывается код дохода – зарплата, материальная выгода, подарок от организации или арендная плата), суммы предоставляемых налоговых вычетов, налоговая база и налог исчисленный и уплаченный. Сведения в налоговую карточку заносятся автоматически ежемесячно. В конце года подсчитываются итоги по всем суммам доходов и выводится общая сумма начисленного и удержанного налога по итогам налогового периода.
- индивидуальная карточка учета сумм начисленного ЕСН, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. В ней указываются суммы начисленных выплат и иных вознаграждений, начисленного единого социального налога, а также сумм страховых взносов на ОПС за конкретный год (приложение 22).
После ввода в программу «Камин: Расчет заработной платы» всех событий, влияющих на оплату труда и произведения всех видов начислений, предусмотренных Положением об оплате труда в конце месяца автоматически формируются сводные регистры по учету начислений всех видов заработной платы и отчислений и налогов от фонда заработной платы. К ним относятся: «Свод начислений, удержаний, прочих доходов, выплат» (приложение 23) и «Свод отчислений и налогов» (приложение 24), являющимися, как регистрами аналитического учета, так и основанием для синтетического учета.
На этом этапе работа с программой «Камин: Расчет заработной платы», можно сказать, закончена так как, производится выгрузка, данных в программный продукт «1С: Предприятие 7.7», где в дальнейшем осуществляется синтетический учет на счетах бухгалтерского учета.
Синтетический учет оплаты труда – это учет обобщенных данных аналитического учета, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета.
Все расчеты с персоналом по оплате труда, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе предприятия, по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам работникам Красненского филиала БОГУП «РНПЦ «Одно окно» учитываются на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Счет пассивный. Все начисленные работникам суммы записываются по кредиту, а удержанные и выданные им – по дебету счета 70. Кредитовое сальдо по данному счету представляет собой переходящую задолженность по оплате труда в целом за месяц. Таким образом, в пассиве баланса на каждое первое число месяца, следующего за отчетным, будет числиться сумма кредиторской задолженности предприятия по заработной плате работникам, начисленной за отчетный месяц, но не выданной в нем.
Данные о начисленной оплате труда относятся на соответствующие счета затрат в зависимости от назначения использованного в организации труда.
Бухгалтерская запись на счетах синтетического учета начисленных сумм основной заработной платы за проработанное время и выполненные работы имеет вид: начислена заработная плата работникам отдела географических информационных систем:
Д-т счет 20 «Основное производство» Сумма 14889,0
К-т счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
На суммы, начисленные руководителю, бухгалтерии и работникам административно-хозяйственного отдела по действующим окладам, составляется корреспонденция счетов:
Д-т счета 26 «Общехозяйственные расходы» Сумма 15588,8
К-т счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Удержанный из заработной платы НДФЛ отражается бухгалтерской записью:
Д-т счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Сумма 5574,0
К-т счет 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Использование регистров синтетического учета в Красненском филиале БОГУП «РНПЦ «Одно окно» определено в соответствии с автоматизированной формой бухгалтерского учета. Регистрами синтетического учета оплаты труда являются – карточка счета, анализ счета, оборотно-сальдовая ведомость, главная книга. Бухгалтерия филиала не все эти регистры распечатывает, в основном использует анализ счета (приложение 25), где наглядно показана структура счета за определенный период и оборотно-сальдовую ведомость – сводный регистр по всем используемым счетам с отражением сальдо на начало периода, оборотов за период и сальдо на конец периода (приложение 26).
Состояние расчетов Красненского филиала БОГУП «РНПЦ «Одно окно» с персоналом по оплате труда в целом соответствует нормативным требованиям, в филиале ведутся все регистры синтетического и аналитического учета.
2.3 Расчет заработной платы и прочих выплат работникам
В Красненском филиале БОГУП «РНПЦ «Одно окно» установлены следующие системы оплаты труда: комиссионная и повременно-премиальная. В систему оплаты труда работников филиала включаются:
- должностной оклад согласно штатному расписанию;
- надбавки к должностному окладу;
- премии согласно Положению о премировании;
- комиссионный процент от суммы валового дохода за выполнение работ и оказание услуг за отчетный месяц без учета НДС
Для начисления заработной платы управленческому персоналу, бухгалтерии и работникам административно-хозяйственного отдела применяется повременная система оплаты труда. Для этих категорий работников табель учета рабочего времени служит единственным основанием для начисления зарплаты. В основу расчета заработной платы берутся затраченное время (количество отработанных дней в месяце) и тарифная ставка (оклад) работника. Заработная плата находится в прямой зависимости от количества отработанного времени.
Например: согласно табелю за август директор Красненского филиала БОГУП «РНПЦ «Одно окно» Глотова С.В. отработала полностью 21 рабочий день. Ее заработная плата за август в Своде начислений, удержаний, прочих доходов, выплат (приложение 23) составила 6695 рублей. Эта сумма получилась из расчета: оклад 6500 руб. (согласно штатному расписанию) + надбавка за непрерывный стаж работы на данном предприятии от 1 года – до 3 лет - 3% (согласно Положению об оплате труда) – 195 руб. = 6695 рублей.