Предметы мягкого инвентаря маркируются специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения. При передаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя.
В общем случае на каждый объект заводят инвентарную карточку учета основных средств. Инвентарная карточка группового учета основных средств предназначена для учета объектов мягкого, производственного и хозяйственного инвентаря, а также библиотечных фондов.
Инвентарные карточки регистрируют в описи инвентарных карточек по учету основных средств.
С одной стороны, инвентаризация производится в разрезе местонахождения имущества; с другой – раздельно по каждому материально ответственному лицу. Это означает, что если, например, в одном помещении склада хранится одноименный товар, за который отвечают два разных материально ответственных лица, то товар пересчитывается не в целом, а по каждому ответственному отдельно, при этом составляются две отдельных инвентаризационных описи.
Основными целями инвентаризации:
- выявление фактического наличия имущества;
- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения в учете обязательств.
Порядок ее проведения (количество инвентаризаций в отчетном году, даты проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации (инициативная инвентаризация).
Однако в некоторых случаях проведение инвентаризации предписывается в законодательном порядке (обязательная инвентаризация).
Полную инвентаризацию всех активов и обязательств необходимо проводить перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (в течение IV квартала отчетного года). Правда, имеются исключения. Например, если какое-либо имущество организации было уже инвентаризовано по инициативе руководителя в промежуток времени с 1 октября отчетного года, то повторно это делать не нужно. Разрешено также инвентаризацию основных средств проводить один раз в 3 года, а библиотечных фондов – один раз в 5 лет. Но руководитель предприятия вправе уменьшить эти сроки.
Существует еще несколько ситуаций, при которых проведение полной инвентаризации обязательно:
· при реорганизации или ликвидации организации;
· при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия.
Частичную инвентаризацию организация должна осуществлять:
· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
· при смене материально ответственных лиц;
· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
· в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций; вызванных экстремальными условиями;
· в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Формы для оформления результатов инвентаризации (инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости) утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. №88.
С 1 января 2001г. введена в действие новая форма № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000г. №26.
В организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав всех инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление или распоряжение) оформляется на бланке формы ИНВ-22. Он должен быть зарегистрирован в книге контроля над выполнением приказов о проведении инвентаризации (типовая форма ИНВ-23).
Можно выделить несколько этапов любой инвентаризации.
1-й этап – подготовительный.Издается приказ о проведении инвентаризации; назначается комиссия; определяются сроки и объекты для инвентаризации; берутся расписки от материально ответственных лиц о том, что поступившее под их ответственность имущество оприходовано (или списано в расход), все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию; определяются остатки по учетным данным; проверяются весы и другие измерительные приспособления; пломбируется помещение, где будет проведена инвентаризация и т.д.
2-й этап – основной.Натуральная и документальная проверка. Производятся подсчет, взвешивание, обмеривание, поиск документов, подтверждающих данные бухгалтерского учета о наличии имущественных прав, обязательств и резервов. Оформляются вышеупомянутые типовые формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
3-й этап – аналитический.Сопоставляются полученные от проверки фактические данные с данными бухгалтерского учета, выявляются расхождения (излишки, недостачи, недооценка, переоценка) и составляются сличительные ведомости. Для основных средств применяются типовые бланки сличительных ведомостей ИНВ-18. На этом этапе по распоряжению руководителя могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия помещения, в котором проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (форма №ИНВ-24) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма №ИНВ-25).
4-й этап – заключительный.Проводится заключительное заседание инвентаризационной комиссии, на котором подписывается форма №ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». На основании этого издается приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации и привлечении виновных к административной и материальной ответственности. Вносятся бухгалтерские записи. Составляются заявления в следственные органы и иски в судебные органы.
До начала инвентаризации основных средств рекомендуется проверить:
- инвентарные карточки, инвентарные книги, описи и другие регистры аналитического учета;
- технические паспорта и другую техническую документацию;
- документы на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.
Если документы отсутствуют, необходимо обеспечить их получение или оформление.
При инвентаризации основных средств комиссия осматривает объекты и заносит в описи их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.
Если выявлены объекты, не принятые на учет, а также объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неверные данные, комиссия должна включить в опись правильные сведения.
Например, по зданиям указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь, число этажей, год постройки и другие необходимые сведения, характеризующие данный объект.
Выявленные инвентаризацией неучтенные объекты должны быть оценены с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию с оформлением соответствующего акта.
Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с их основным назначением. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.
Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.
Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.п. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.
На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).
Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись.
Результатом инвентаризации может быть соответствие фактических данных и данных бухгалтерского учета, обнаружение излишков основных средств или недостачи.
2.4 Учет амортизации основных средств
Стоимость объектов основных средств, находящихся в организации на праве собственности, хозяйственного ведения, оперативного управления (включая объекты основных средств, переданные в аренду, безвозмездное пользование, доверительное управление), погашается посредством начисления амортизации, если иное не установлено ПБУ 6/01 «Учет основных средств».
Основные средства относятся к техническому капиталу предприятия, который используется длительное время, претерпевая постепенные изменения в виде физического и морального износов, а также исчерпывая свою финансовую полезность.