Дебет 98, субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»
Кредит 91, субсчет 1 «Прочие доходы» — сумма разницы между балансовой и рыночной стоимостью отнесена на внереализационные доходы; Дебет 91, субсчет 2 «Прочие расходы»
Кредит 94—если отсутствует виновное лицо, недостача списывается в состав внереализационных расходов.
Движение основных средств в организациях оформляется следующими первичными документами:
• на поступление;
• на внутрихозяйственное перемещение;
• на модернизацию и ремонт;
• на выбытие (списание и продажу).
Поступление основных средств оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств (унифицированная форма № ОС-1), который составляется комиссией, назначаемой руководителем организации из числа соответствующих специалистов. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работы на капитальном строительстве утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (с изменениями и дополнениями от 25 января 1999 г., 2 июля 1999 г., 11 ноября 1999 г., 29 декабря 2000 г., 6 апреля 2001 г., 28 января 2002 г., 21 января 2003 г.).
Для текущего учета основных средств используется Инвентарная карточка (унифицированная форма № ОС-6). Указанный регистр применяется для пообъектного учета всех видов основных средств, а также для группового учета однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, одинаковые технические характеристики и стоимость. Карточка заполняется в одном экземпляре на основании документа о принятии объекта к бухгалтерскому учету. При групповом учете карточка заполняется способом линейной записи. Краткая характеристика при групповом учете основных средств приводится в целом по всей группе, учитываемой в инвентарной карточке. Информация о модернизации и капитальном ремонте объектов основных средств, приводящих к изменениям в технических характеристиках объекта, записывается в инвентарную карточку. В тех случаях, когда в карточку невозможно занести новые характеристики объекта, необходимо завести новую карточку, а старую сохранить как справочный материал.
В организациях, имеющих небольшое количество основных средств, аналитический учет рекомендуется вести в инвентарной книге.
Для учета наличия основных средств по месту эксплуатации (нахождения) применяются инвентарные списки основных средств. Инвентарные списки ведутся на основании актов (накладных) унифицированной формы № ОС-1, которыми оформляется зачисление в состав основных средств отдельных объектов.
Акт (накладная) унифицированной формы № ОС-1 при вводе объекта в эксплуатацию заполняется в одном экземпляре, при внутреннем перемещении — в двух экземплярах: первый отдается в бухгалтерию, второй — структурному подразделению — сдатчику. При выбытии объекта основных средств заполняются два экземпляра акта. Акт (накладная) составляется членами комиссии, назначенной распоряжением руководителя; к нему прилагается техническая документация, относящаяся к объекту; акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем.
При выбытии основных средств на основании акта унифицированной формы № ОС-1 делается запись в инвентарной карточке учета основных средств или накладной на внутреннее перемещение.
Для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации применяется акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и Модернизированных объектов основных средств (унифицированная форма № ОС-3). Если, перечисленные выше работы выполняются собственными силами, акт приемки сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств составляется в одном экземпляре; если работы выполняются подрядчиком в двух экземплярах. Указанный акт сдается в бухгалтерию, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. В технический паспорт объекта вносятся изменения в характеристике объекта в связи с его модернизацией и реконструкцией. Для списания объектов основных средств с бухгалтерского учета организации, за исключением автомобильного транспорта, применяется акт на списание основных средств (унифицированная форма № ОС-4). Акт заполняется в двух экземплярах: первый остается в бухгалтерии, второй хранится у должностного лица, ответственного за сохранность объекта, и является основанием для сдачи на склад оставшихся запчастей, металлолома, материалов от выбывшего объекта. Акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации.
Для списания автотранспортных средств используют Акт на списание автотранспортных средств (унифицированная форма № ОС-4а). Акт составляется в двух экземплярах: первый предоставляется в ГИБДД для снятия транспортного средства с учета, а затем, возвращается в бухгалтерию, второй остается у должностного лица, ответственного за сохранность транспортного средства, и является основанием для сдачи на склад оставшихся запчастей, металлолома, материалов от выбывшего объекта. Акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации.
При передаче оборудования для монтажа (укрупненной сборки), а также при его приемке оформляются следующие акты:
- акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14);
- акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15);
-акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16).
Акт унифицированной формы № ОС-14 применяется для оформления операций поступления оборудования для установки, составляется в двух экземплярах и подписывается комиссией. Для организации, обычной деятельностью которой является выполнение монтажных работ, акт о приемке оборудования является основанием для принятия на забалансовый учет оборудования, сданного заказчиком в монтаж.
Акт приемки-передачи оборудования в монтаж используется заказчиком для оформления передачи оборудования монтажным организациям;
Акт о выявленных дефектах оборудования — для регистрации информации о дефектах, выявленных в процессе ревизии, монтажа и испытания оборудования.
Бухгалтерский учет принадлежащих организации объектов основных средств организуется по отдельным инвентарным объектам, объединенным в группы (подгруппы) объектов основных средств.
Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, должен присваиваться при принятии их к бухгалтерскому учету соответствующий инвентарный номер. Присвоенный инвентарному объекту номер может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесения краской или иным способом.
Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации. Инвентарные номера списанных с бухгалтерского учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение пяти лет по окончании года списания.
В аналитическом учете основные средства показываются исходя из характера использования:
• в эксплуатации;
• в запасе (резерве);
• в стадии достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации;
• на консервации.
Во внимание при организации аналитического учета принимаются также границы прав собственности, в пределах которых организация оказывает влияние на характер их использования:
• объекты основных средств, принадлежащие организации на праве собственности (в том числе сданные в аренду);
• объекты основных средств, находящиеся у организации в оперативном управлении или хозяйственном ведении;
• объекты основных средств, полученные организацией в аренду.
Непосредственно пообъектный учет объектов основных средств организуется бухгалтерской службой организации на инвентарных карточках учета основных средств (форма № ОС-6), которая открывается на каждый инвентарный объект. Группировка инвентарных карточек организуется по разделам, подразделам, классам и подклассам согласно Общероссийскому классификатору основных фондов, а внутри них — по месту эксплуатации (структурным подразделениям). В организации, имеющей небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет основных средств может быть организован в инвентарной книге. При этом обязательно указание необходимых сведений об основных средствах по их видам и месту нахождения.
В каждой из организаций должен быть организован оперативный контроль за использованием основных средств с получением следующей информации:
• о наличии собственных средств с подразделением их на собственные или арендованные; установленные или неустановленные; действующие и неиспользуемые;
• о рабочем времени и простоях оборудования, машин и транспортных средств;
• о выпуске продукции (работах и услугах).
В соответствии с п. 32 ПБУ 6/01 в бухгалтерской отчетности организации с учетом существенности раскрывается как минимум следующая информация:
• о первоначальной стоимости и сумме начисленной амортизации по основным группам
основных средств на начало и конец отчетного года;