Поступление и выдача денежных средств оформляются на предприятии приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные - руководитель организации и главный бухгалтер. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.
Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанные руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает "По доверенности". Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.
Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром денег.
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию кассир должен:
в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано";
составить реестр депонированных сумм;
в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;
записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер №__".
Депонированные суммы сдают в банк, и на сданные суммы составляют один общий расходный кассовый ордер.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.
В ООО "Сатурн" кассовые документы регистрируются с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в ней заверяется подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера предприятия.
Так как в ООО "Сатурн" учет автоматизирован, кассовая книга предприятия ведется автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы составляются к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Кассир после получения машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года машинограммы брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера и книгу опечатывают.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера ООО "Сатурн". Руководитель предприятия обязан оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Помещение кассы на фирме изолировано, а двери в кассу запираются во время совершения операции с внутренней стороны.
Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира и у руководителя организации.
В сроки установленные руководителем предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия денежных средств, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.
Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 "Касса". В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.
К счету 50 могут быть открыты следующие субсчета:
субсчет 1 "Касса организации" - здесь учитываются денежные средства в кассе;
субсчет 2 "Операционная касса" - здесь учитывают наличие и движение денежных средств товарных контор и эксплуатационных участков;
субсчет 3 "Денежные документы" - здесь учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.
Д 50 - К 51 - получены с расчетного счета деньги в кассу;
Д 50 - К 71 - внесен остаток аванса подотчетным лицом;
Д 50 - К 90/1 - отражена выручка от продажи товаров;
Д 60 - К 50 - погашена задолженность ООО "Сатурн";
Д 71 - К 50 - выдано под отчет;
Д 70 - К 50 - выдана заработная плата работникам предприятия.
Операции, связанные с валютой, ООО "Сатурн" не имеет.
Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. ООО "Сатурн" не является исключением.
Денежные средства предприятия, хранящиеся на расчетных счетах, учитываются на активном синтетическом счете 51 "Расчетные счета". В дебет этого счета записывают поступления денежных средств на расчетный счет, а в кредит - уменьшение денежных средств на расчетном счете. Основанием для записей по расчетному счету служат выписки банка с приложенными к ним оправдательными документами.
Д 51 - К 50 - поступили деньги на расчетный счет из кассы предприятия;
Д 51 - К 76 - поступили деньги на расчетный счет от дебиторов;
Д 51 - К 90/1 - поступила выручка на расчетный счет;
Д 50 - К 51 - сняты деньги с расчетного счета;
Д 70 - К 51 - перечислена заработная плата.
При отгрузке продукции покупателям возникающая дебиторская задолженность отражается на предприятии по цене продажи продукции на счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". К этому субсчету могут открываться субсчета:
62/1 - авансы полученные;
62/2 - векселя полученные.
Аналитический учет в ООО "Сатурн" ведется в хронологическом порядке по каждому покупателю или заказчику. По мере отгрузки продукции к оплате предъявляются расчетные документы покупателя, в которых отражается величина выручки от их реализации.
Д 62 - К 90/1 - отражена выручка от реализации;
Д 51 - К 62 - погашена задолженность покупателей.
Если организация получает аванс от поставок материальных ценностей, то это отражается проводкой: Д 50,51,52 - К 62/1.
При зачете сумм ранее полученных авансов при предъявлении покупателям счет-фактур делают проводку: Д 62/1 - К 62.
Если расчеты производятся при совершении товарно-обменной операции, то по соглашению сторон может производиться взаимозачет, что отражается проводкой: Д 60 - К 62.
К поставщикам и подрядчикам ООО "Сатурн" относят организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, воды, газа и др.) и выполняющие различные виды работ (капитальный и текущий ремонт основных средств). Среди поставщиков предприятия такие организации как ООО "Лагуна", ООО "ТУК", ООО "Запдеталь", ОАО "Тамбовагропромкомплект", ОАО "Пигмент" и др. .
Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг.
Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками на предприятии используют счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". К нему могут быть открыты следующие субсчета:
60/1 - авансы выданные;
60/2 - векселя выданные.
В ООО "Сатурн" учет расчетов с поставщиками ведут в журнале-ордере № 6, в котором синтетический учет сочетается с аналитическим учетом. Аналитический учет, который осуществляется в хронологическом порядке отдельно по каждому поставщику, ведут в ведомости № 5, данные которой в конце месяца включают общими итогами по корреспондирующим счетам в журнал-ордер № 6.
Фактические поступления от поставщиков отражаются проводкой: