Выдачу денег из кассы оформляют расходными кассовыми ордерами формы № КО-2[13] или надлежащим образом оформленными платежными ведомостями, заявлениями на выдачу денег, счетами и другими документами, на которых ставят реквизиты расходного кассового ордера, подписанными руководителем и главным бухгалтером. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется подпись руководителя субъекта, подписывать сами ордера ему не обязательно. Расходный кассовый ордер подписывают кассир и лицо, получившее деньги, и заверяют печатью (штамп) кассира «Оплачено». При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявление паспорта или удостоверения личности получателя. Наименование и номер документа, кем и когда он выдан, указывают в ордере. Получатель расписывается в кассовом ордере и указывает полученную сумму.
При выдаче денег по доверенности в расходном кассовом ордере дополнительно указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по платежной ведомости, на ней делают надпись “По доверенности”. Последнюю прикрепляют к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы выписываются бухгалтерией четко и ясно чернилами или шариковой ручкой.
Выплата заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и премий осуществляется по платежной ведомости (Т-53)[14], на титульном листе которой ставится разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием срока выдачи денег и общей суммы прописью.
По истечении трех дней после получения денег в банке для выплаты заработной платы, кассир обязан в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших причитающиеся суммы по оплате труда, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»; не выданная сумма вносится в реестр не выданной заработной платы; в ведомости делается надпись о фактически выплаченной сумме и сумме, подлежащей депонированию. Если выплата производилась не кассиром, а уполномоченным лицом, в платежной ведомости делается надпись: «деньги по ведомости выдавал (подпись)».
Подчистки, помарки и исправления, даже оговоренные, в кассовых ордерах, не допускаются.
Выписанные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов формы № КО-3, в котором отдельно учитываются приходные и отдельные расходные кассовые документы. В нем указывают: дату и номер приходного и расходного ордера, целевое назначение поступивших или израсходованных денег (на выплату заработной платы, премий, стипендий, командировочных и других расходов).
Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их оформления. Получив ордера, кассир обязан проверить: наличие и подлинность подписей руководителя и главного бухгалтера; правильность их оформления, наличие указанных в ордерах приложений. После совершения операций ордера подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются штампом или от руки: «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца и года.
Фиксирование прихода и расхода денежных средств осуществляется в Кассовой книге формы № КО-4[15], которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью; количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Она должна быть единственной на предприятии. Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одну из них (с горизонтальной линовкой) заполняет кассир как первый экземпляр, она остается в книге; вторую (без горизонтальных линеек) заполняют с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Как отчет кассира, она является отрывной частью листа. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки «Остаток на начало дня»). Предварительно лист необходимо свернуть пополам по линии отреза так, чтобы отрывная часть листа была подложена под ту часть, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. Бланк отчета до конца операций за день не отрывается. По строке «в том числе на зарплату» указывается сумма по платежным ведомостям на заработную плату, не списанная в расход по кассе. При незначительном объеме кассовых операций, кассовые отчеты допускается составлять один раз в 3-5 дня.
В кассовой книге указывают номер документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет, сумму (приход, расход). Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает в книге итоги и выводит остаток на конец дня и передает в бухгалтерию отчет с приходными и расходными ордерами под расписку в кассовой книге.
Подчистки и не оговоренные исправления в книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Контроль за ведением кассовой книги и кассовых операций возлагается на главного бухгалтера.
Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебет этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.
В кассе организации хранятся, кроме денежных средств, ценные бумаги и денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности. К ним относятся: путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки государственной пошлины, единые и проездные билеты, вексельные марки, путевые листы, чистые трудовые книжки и т. д. Наличие денежных документов учитывается на счете 50 «Касса» субсчете «Денежные документы». Все они учитываются по фактическим затратам на их приобретение. Учет поступления денежных документов и их списание оформляется выпиской приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтерия открывает книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет ведется по каждому отдельному виду документов. Книга-регистр аналитического учета ведется кассиром. Отчет по поступившим и выбывшим документам один-два раза в месяц составляется кассиром в кассовой книге, в которой для этого отводится определенная зона. Синтетический учет организуется бухгалтером в журнале-ордере № 3, остатки по которому, в конце отчетного периода, сверяются с данными по книге движения денежных документов.
Отражение на счетах кассовых операций
В течение отчетного период на предприятии по счету 50 «Касса» были сделаны следующие операции:
1) поступили средства в кассу с расчетного счета организации — 100 000 руб.;
2) в кассу возвращены остатки неизрасходованных подотчетных сумм — 635 руб.;
3) выданы из кассы суммы заработной платы — 83 035 руб.;
4) выданы из кассы суммы по исполнительным листам — 7600 руб.;
5) поступили деньги в счет погашения задолженности по материальному ущербу — 3550 руб.;
6) выявлены излишки в кассе на сумму — 1200 руб.;
7) выданы под отчет денежные средства на приобретение канцелярских товаров на сумму — 700 руб.
Для отражения данных операций на счетах бухгалтерского учета были сделаны следующие записи:
Дебет 50 «Касса»,
Кредит 51 «Расчетные счета» — 100 000 руб.
Дебет 50 «Касса»,
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — 635 руб.
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,
Кредит 50 «Касса» — 83 035 руб.
Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,
Кредит 50 «Касса» — 7600 руб.
Дебет 50 «Касса»,
Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — 5000 руб.
Дебет 50 «Касса»,
Кредит 99 «Прибыли и убытки» — 1200 руб.
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,
Кредит 50 «Касса» — 700 руб.
Итого сальдо на конец отчетного периода составляет 12 050 руб.
Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия организации ведет на счете 51 «Расчетный счет». Это активный счет: по дебету счета записывается остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды; а по кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу.
Для отражения оборотов по кредиту счета 51 служит журнал-ордер № 2. Оборот по дебету этого счета записывается в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируется ведомостью № 2. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки с расчетного счета.
Суммы с одноименными корреспондирующими счетами каждой выписки складываются в журнал-ордер и ведомость итогами.
Обязательные условия для заполнения регистров — использование одной строки для каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых строк журнала-ордера № 2 за каждый месяц должно быть одинаково и равно количеству полученных за этот период выписок из банка. Как в журнале-ордере № 2, так и в ведомости № 2 суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51 «Расчетные счета». Наличие этих показателей за каждый отчетный день и месяц позволяет счетным работникам анализировать источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей.