При этом малое предприятие может самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей работы при соблюдении:
- единой методологической основы бухгалтерского учета, предполагающей ведение бухгалтерского учета на основе принципов начисления и двойной записи;
- взаимосвязи данных аналитического и синтетического учета;
- сплошного отражения всех хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов;
- накапливания и систематизации данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной деятельностью малого предприятия, а также для составления бухгалтерской отчетности.
Для организации учета по упрощенной форме бухгалтерского учета малое предприятие на основе типового Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятие может составить рабочий План счетов бухгалтерского учета хозяйственных операций.
В Указаниях по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства для малых предприятий всех видов деятельности рекомендован для использования сокращенный План счетов бухгалтерского учета, в котором некоторые счета выполняют функции нескольких счетов типового Плана счетов, в частности:
Таблица 1.1
| Счета типового Плана счетов | Счета сокращенного Плана счетов |
| 1 | 2 |
| 01 "Основные средства" | 01 "Основные средства" |
| 03 «Долгосрочно арендуемые основные средства» | |
| 04 "Нематериальные активы" | |
| 02 «Износ основных средств» | 02 «Износ основных средств» |
| 05 «Амортизация нематериальных активов» | |
| 07 "Оборудование к установке" | 10 "Материалы" |
| 10 "Материалы" | |
| 11 "Животные на выращивании и откорме" | |
| 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы",15 "Заготовление и приобретение материалов, 16 "Отклонение в стоимости материалов" | |
| 20 "Основное производство", 21 "Полуфабрикаты собственного производства | 20 "Основное производство |
| 23 "Вспомогательные производства" | |
| 25 "Общепроизводственные расходы" | |
| 26 "Общехозяйственные расходы", 28 "Брак в производстве", 30 "Некапитальные работы", 44 "Издержки обращения" | |
| 40 "Готовая продукция", 41 "Товары" | 41 "Товары" |
| 45 "Товары отгруженные", 46 "Реализация продукции (работ, услуг), 47 «Реализация и прочее выбытие основных средств», 48 «Реализация прочих активов», 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" | 46 "Реализация" |
| 1 | 2 |
| 55 «Специальные счета в банках», 56 «Денежные документы», 57 «Переводы в пути» | 55 «Специальные счета в банках» |
| 06 "Долгосрочные финансовые вложения", 58 "Краткосрочные финансовые вложения" | 58 "Финансовые вложения" |
| 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 63 «Расчеты по претензиям» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
| 68 «Расчеты с бюджетом», 67 «Расчеты по внебюджетным платежам» | 68 «Расчеты с бюджетом» |
| 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 65 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» | 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
| 61 "Расчеты по авансам выданным", 63 "Расчеты по претензиям", 64 "Расчеты по авансам полученным", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", 75 "Расчеты с учредителями", 76 "Расчеты с различными дебиторами и кредиторами, 77 "Расчеты с государственным и муниципальным органом", 78 "Расчеты с дочерними (зависимыми) обществами", 79 "Внутрихозяйственные расчеты", 97 «Арендные обязательства» | 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" |
| 80 "Прибыли и убытки", 81 "Использование прибыли", 88 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" субсчета "Нераспределенная прибыль (убыток) отчетного года" "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) прошлых лет" | 80 "Прибыли и убытки" |
| 86 «Резервный капитал», 87 «Добавочный капитал», 89 "«Резервы предстоящих расходов и платежей» | 89 «Фонды специального назначения и резервы» |
| 90 "Краткосрочные кредиты банков", 92 "Долгосрочные кредиты банков", 93 «Кредиты банков для работников», 94 «Краткосрочные займы», 95 "Долгосрочные займы", 96 "Целевые финансирование и поступления" | 90 "Кредиты банка и финансирование" |
В зависимости от специфики деятельности малого предприятия некоторые счета из сокращенного Плана счетов могут не использоваться или приведенный План счетов может быть несколько расширен. Например, малому предприятию, основной деятельностью которого является работа на рынке ценных бумаг, можно не использовать счета 41 "Товары" и 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и целесообразно финансовые вложения в зависимости от сроков, на которые они сделаны, вести на двух счетах – 06 "Долгосрочные финансовые вложения" и 58 "Краткосрочные финансовые вложения" с использованием субсчетов для учета ценных бумаг различного вида (акций, облигаций, векселей и т.д.).
При ведении бухгалтерского учета по простой форме используется только один единый учетный регистр синтетического и аналитического учета – Книга учета хозяйственных операций.
Книга учета хозяйственных операций может вестись двумя способами.
1. В форме ведомости, которая открывается на каждый месяц (при необходимости используя листы для учета операций по счетам).
2. В форме Книги (журнала), в которой учет операций ведется весь отчетный год. В этом случае Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, заверенное подписями руководителя и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета (главного бухгалтера), а также оттиском печати малого предприятия.
Во многих случаях удобнее вести ведомости за месяц. В ведомости указывается месяц, в котором она заполняется. Ведомость на месяц открывается записями сумм остатков по дебету и кредиту каждого счета. Все хозяйственные операции за месяц записываются в хронологической последовательности позиционным способом на основании первичных документов.
Для документирования операций могут применяться типовые межведомственные формы первичной учетной документации, ведомственные формы, а также формы, самостоятельно разработанные малыми предприятиями, содержащие обязательные реквизиты и обеспечивающие достоверность отражения в бухгалтерском учете совершенных операций.
Перечень обязательных реквизитов первичных документов определен в пункте 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 26 декабря 1994 г. №170: наименование документа (формы); код формы; дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки.
Суммы каждой операции отражаются методом двойной записи одновременно по графам "Дебет" и "Кредит" соответствующих счетов Книги учета хозяйственных операций. По окончании месяца подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и по кредиту всех счетов. Сумма оборотов по дебету всех счетов должна равняться сумме оборотов по кредиту всех счетов, и каждая из них должна равняться итогу всех сумм хозяйственных операций, показанному по графе 4 Книги учета хозяйственных операций. После подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов бухгалтерских счетов за месяц выводится сальдо по каждому счету на 1-е число следующего месяца. В конце месяца подсчета итога оборотов ведомость подписывается лицами, производившими записи.
Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в ведомости отчетного месяца дополнительной записью (уменьшение оборотов – красным цветом (сторно))
Ошибки в ведомостях исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы. Текст зачеркивается тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать неправильную запись.
Всякое исправление ошибки в ведомости должно быть оговорено надписью "Исправлено" с указанием даты и подтверждено подписью лица, отвечающего за ведение бухгалтерского учета на малом предприятии.
Хотя, согласно Указаниям Минфина РФ, финансовые результаты от реализации должны выявляться ежемесячно, многие малые предприятия определяют финансовые результаты только по итогам квартала. Это оправдано тем, что практически все обязательства по уплате налогов малое предприятие определяет только поквартально, а для целей анализа хозяйственной деятельности и для целей управления, как правило, данные о финансовых результатах малого предприятия на каждый месяц не требуются.
Заработная плата группируется в ведомости по категориям работников, объектам учета, видам производств.
В разделе ведомости "Кредит (начислено)" отражаются начисленные работникам малого предприятия (состоящим и не состоящим в штате) суммы по оплате труда (включая премии) за выполненную работу, исчисленные исходя из принятых на предприятии систем и форм оплаты труда, надбавки, доплаты и другие выплаты, предусмотренные действующим законодательством.
Одновременно производится расчет всех удержаний из начисленных сумм по оплате труда работников в разделе "Дебет (удержано)" в соответствии с действующим законодательством (подоходного налога, сумм выданных авансов, своевременно не возвращенных подотчетных лицам сумм, сумм по исполнительным листам в пользу различных предприятий и лиц и других) и определяется сумма, подлежащая выдаче на руки работникам.