Учет должен быть своевременным и оперативным. Данные, полученные с опозданием, теряют свое значение для руководства, они не имеют ценности.
Так каким же образом данные бухгалтерского учета приобретают свойства полезной деловой информации, которая еще до момента совершения сделки позволяет оценить предпочтительность того или иного варианта купли-продажи товаров, инвестирования средств, привлечения капиталов, минимизировать риск предпринимательства в условиях неопределенности рыночной конъюнктуры?
В прошлом ответы на эти вопросы бухгалтеры искали в литературе по коммерческим, финансовым и хозяйственным вычислениям. Сегодня в странах с хорошо развитой информационной индустрией эти вычисления получили мощный импульс развития и составили основу финансового менеджмента. Экономическая информация в предпринимательстве призвана играть роль специального профессионального языка, способствующего достижению целей деловой активности.
Основу делового языка всегда и везде составляли данные, формируемые в системе бухгалтерского учета. В современном информационном сопровождении предпринимательства бухгалтерский учет продолжает традиционно играть главную роль.
В дореволюционной России в функции главной бухгалтерии входило не только учетное отражение хозяйственных операций и составление отчетности установленной формы, но и ведение коммерческой бухгалтерии, включавшей в себя финансовые и коммерческие вычисления. Отправляясь от несложных вычислений простых и сложных процентов, эта отрасль профессиональных знаний развивалась в последующие годы за рубежом в современную систему высших финансовых вычислений, хотя приоритет в этой области принадлежал российским ученым.
С начала 30-х годов основания коммерческой бухгалтерии вместе с финансовыми вычислениями соответствовала доминировавшим тогда взглядам на методы управления социалистической экономикой. Некогда целостная функция финансового управления предприятием, принадлежавшая по праву главному бухгалтеру, стала постепенно разделяться на части с передачей отдельных функций плановому отделу, отделу труда и заработной платы и другим службам. Суть связи бухгалтерского учета с управлением финансово-хозяйственной деятельностью малых предприятий состоит в том, что деловая информация адекватна целям предпринимательства.
Профессор Иоганн Фридрих Шерр еще в конце XIX века образно и точно определил: "Бухгалтерский учет – непогрешимый судья прошлого, необходимый руководитель настоящего и надежный консультант будущего каждого предприятия".
Эта характеристика бухгалтерского учета вполне соответствует современной концепции деловой информации, сформулированной в международных стандартах по учету. Особо высоко ценится та информация, которая определяет эффективность оперативных хозяйственных решений, связанных с извлечением будущих экономических выгод.
В предпринимательстве профессиональная ценность бухгалтера тем выше, чем эффективнее он влияет на принятие решений, определяющих рыночную стратегию и тактику предприятия. Основной продукт его труда должен составлять активное воздействие на принятие деловых решений, особенно в той части, которые связаны с финансовой стороной.
Заинтересованное и ответственное участие в делах предприятия превращает главного бухгалтера, как основного держателя информации, в финансового менеджера, основной смысл деятельности подчинен диагностике и проектированию мер, способствующих улучшению экономического благополучия предприятия на протяжении всего периода его существования.
Современная финансово-хозяйственная деятельность малых предприятий базируется на трех основных концепциях: текущей стоимости, предпринимательского риска, потока денежных средств. Концепция текущей стоимости выражает приращение капитала. Инвестируя в дело определенный первоначальный капитал, предприниматель, конечно, рассчитывает на извлечение через определенный период времени некоторой величины нового капитала. Этот капитал должен быть достаточным не только для того, чтобы возместить ранее помещенный в оборот капитал, но также должен включать в себя более или менее значительную долю приращения капитала (прибыль). Бухгалтер, давая учетное выражение совершаемых операций, вынужден следовать учетным принципам (двухстороннего отражения операций, экономической принадлежности поступления и затрат, непрерывности функционирования предприятия, сохранения капитала и др.), которые не позволяют ему непосредственно учетным путем определить экономическую выгоду предприятия. Вопрос о купле-продаже того или иного товара или об инвестировании средств приходится решать на текущий момент времени, но эффективность этих операций будет определенно установлена только в будущем. Принимающий решение вынужден обратиться к данным, формируемым в бухгалтерском учете. Концепция предпринимательского риска вытекает из концепции текущей стоимости: прогноз ожидаемой экономической выгоды дается не в виде однозначной величины, а в виде примирительной и оптимистической оценок текущей стоимости. Чем более точно финансовый менеджер предугадает в своих решениях возможный ход событий, тем меньше уровень предпринимательского риска.
Основное содержание третьей концепции финансово-хозяйственной ной деятельности малого предприятия – концепции потоков денежной наличности – составляет разработка политики предприятия в области привлечения финансовых ресурсов, организации их движения, поддержания их в определенном качественном состоянии. Это затрагивает сферу привлечения финансовых источников предприятия на краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной основе. Необходимо оценить приемлемость цены дополнительных финансовых источников, условия и возможности погашения обязательств.
Текущий анализ финансового состояния предприятия на основе финансовых коэффициентов, составления специальных отчетов о движении капитала владельца и об изменении финансового положения на базе оборотного капитала и потоков денежных средств представляют необходимые этапы последующей бухгалтерской работы, на базе которых дается оценка экономической жизнеспособности предприятия.
Обычная бухгалтерская практика учетного отражения хозяйственных операций сама по себе не может дать непосредственные ответы на практические запросы многочисленных пользователей информации. Необходимо эту бухгалтерскую информации определенным образом модифицировать, чтобы она стала полезной для принятия решений.
Из всех зарегистрированных в России юридических лиц около одного миллиона подпадает под понятие малое предприятие. Эти предприятия работают во всех регионах страны и занимаются в основном предоставлением различных услуг и торговлей, а также небольшим производством.
Существуют различные формы бухгалтерского учета на малых предприятиях. Самые распространенные из них – журнально-ордерные формы бухгалтерского учета. Для сравнения преимуществ и недостатков этих форм учета необходимо рассмотреть их в отдельности.
На малых предприятиях, где общая численность работников составляет более 15 человек, бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме учета, согласно "Положению о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации" (утверждено приказом Министерства Финансов Российской Федерации 26 декабря 1994 г. №170).
Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:
- применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;
- совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;
- объединение в журналах-ордерах систематической записи с хронологической;
- отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;
- сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.
В основе журнально-ордерной формы бухгалтерского учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.
Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной и коммерческой деятельностью предприятия, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.
Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей, используя для этого два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах ордера. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.
В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному и валютному счетам в банке регистрируются в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости – по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля, а также для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы записями в различных журналах-ордерах.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. По данным Главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.