Остаток неизрасходованных денег подлежит возврату в кассу предприятия одновременно с предоставлением авансового отчета.
Учет расчетов по подотчетным суммам осуществляется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Дебетуется этот счет на суммы выданных денежных средств с кредитованием счета 50 "Касса". Кредитуется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" на суммы фактических расходов по дебету различных счетов: 10 "Материалы", 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы", 44 "Издержки обращения", 41 "Товары", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда и других счетов.
Синтетический и аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется в журнале-ордере №7 и дебетовой ведомости к нему. Записи ведутся линейным способом. В дебетовой ведомости на основании кассовых документов отражаются выданный аванс и возврат задолженности подотчетному лицу. В журнале-ордере на основании авансового отчета и приложенных к ним документов приводятся фактические расходы за счет выданного аванса, а также возврат неиспользованного аванса в кассу предприятия.
Такие записи позволяют контролировать состояние расчетов по каждому подотчетному лицу.
Учет регистров с разными дебиторами и кредиторами отражает различные по своему экономическому содержанию расчеты предприятия с другими предприятиями некоммерческого характера; транспортными организациями; с коммунальными хозяйствами за аренду помещений, электроэнергию, водоснабжение, газ, уборку территории и др.
Для учета таких операций используется активно-пассивный счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". По кредиту счета отражают начисленные суммы задолженности с одновременным дебетованием счетов: 44 "Издержки обращения", 81 "Использование прибыли" и др.
При уплате наличных сумм дебетуется счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и кредитуются счета, учитывающие денежные средства 50 "Касса", 51 "Расчетный счет".
Аналитический учет по счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" ведется по каждому дебитору и кредитору в отдельности. Этот счет находит отражение в специальной ведомости.
2.2. Документальное оформление и учет торговых операций ТОО
"Гидромаш"
Источниками поступления товаров на предприятие являются: промышленные предприятия-изготовители; оптовые предприятия и фирмы, подсобные сельскохозяйственные предприятия, внешнеторговые организации.
На поставку товаров фирма с поставщиками заключает договор.
Для учета поступления и выбытия товаров используется активный счет 41 "Товары" и счет 42 "Торговая наценка". Эти счета находят свое отражение в журнале-ордере №10 и ведомости №10 к нему.
Для учета реализации товаров используется ведомость №16 по счету "Реализация продукции (работ, услуг).
Рассмотрим движение товара от момента поступления в магазин до его продажи покупателю. Начнем с самой первой операции – поступления товара.
Товары, поступающие на предприятия розничной торговли, должны иметь сопроводительные документы с указанием наименования товара, его количества и цены, а также другие необходимые документы, предусмотренные условиями договоров поставки и правилами перевозки грузов.
При оприходовании товара на склад организации делают следующие проводки:
дебет 41 субсчет "Товары на складах" Кредит 60
- поступил товар на склад и оприходован по покупным ценам;
дебет 41 субсчет "Товары на складах" Кредит 42
- отражена сумма торговой наценки по поступившим товарам.
Если товар поступил на предприятие розничной торговли по договору, но без сопроводительных документов или с их частичным отсутствием, то он принимается комиссией, состоящей из представителя администрации, материально ответственного лица и представителя транспортной организации, и оформляется приемным актом, подтверждающим количество и качество товара. Поступивший без сопроводительных документов товар приходуется на забалансовом счете 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение". При этом аналитический учет ценностей, принятых на ответственное хранение, ведется по предприятиям-владельцам, видам и местам хранения. При получении сопроводительных документов осуществляется приемка товара материально ответственным лицом магазина, которая оформляется накладной с указанием количества товара и его цены. Оприходованный товар учитывается на счете 41 "Товары".
Оформленные приемные документы являются основанием для расчета с поставщиками, и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров на предприятиях розничной торговли (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировании).
В случаях, когда при приемке товарно-материальных ценностей установлены расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, и они превышают нормы естественной убыли, оформляется "Акт об установлении расхождений в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей". Акт составляется приемной комиссией в двух экземплярах (один – для учета движения материальных ценностей, другой – для направления претензионного письма поставщику) с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика).
Материальные ценности. По которым не установлены расхождения, в акте не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений не установлено". О составлении акта производится запись в товарно-транспортной накладной.
Товарные потери, возникшие при транспортировке, в пределах норм естественной убыли относятся на издержки обращения. Нормы естественной убыли доведены письмом Минторга РСФСР от 21 мая 1987г. №085. Товарные потери в пределах этих норм в соответствии с Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства, и финансовых результатов на предприятиях торговли утвержденные Роскомторгом по согласованию с Минфином РФ 20 апреля 1995 года № 1-550/32-2, относятся на издержки обращения.
После того, как товары получены, они, как правило, попадают на склад предприятия. С целью обеспечения сохранности материальных ценностей с работниками предприятия заключаются договора о материальной ответственности. Порядок организации материальной ответственности регулируется приказом Минторга СССР от 20 октября 1982г. №286. Различают материальную ответственность и полную материальную ответственность. При материальной ответственности работник отвечает за прямой действительный ущерб, нанесенный предприятию, в пределах среднемесячной зарплаты. При полной материальной ответственности с работником заключается письменный договор, и он обязуется полостью возместить причиненный ущерб, не ограничиваясь соей зарплатой.
Полная материальная ответственность может быть персональной или коллективной. При персональной материальной ответственности договор заключается с человеком, занимающим отдельную специальным перечнем, должность. При коллективной ответственности договор заключается с бригадой, и все члены бригады несут солидарную ответственность.
Учет товаров, находящихся на распределительных складах предприятий розничной торговли, осуществляется на счете 41 субсчет "Товары на складах". Аналитический учет товаров на распределительных складах ведется отдельно по материально ответственным лицам (бригадам), наименованиям, сортам, количеству и цене товара.
Товары, отпущенные со склада материально ответственным лицам (бригаде) для непосредственной реализации, отражаются проводкой:
дебет 41 субсчет "Товары в розничной торговле";
кредит 41 субсчет Товары на складах".
В зависимости от объема товарных запасов. Их ассортимента аналитический учет товаров в бухгалтерии ведется количественно-стоимостным или оперативно-бухгалтерским (сальдовым) методом. Право выбора того или иного способа аналитического учета на складах представляется руководителю и главному бухгалтеру исходя из конкретных условий работы.
При оперативно-бухгалтерском (сальдовом) методе на складе ведется учет так же, как и при количественно-стоимостном методе, а в бухгалтерии – только в стоимостном выражении по материально ответственным лицам. После окончания каждого месяца и на дату инвентаризации материально ответственными лицами заполняется (по данным товарной книги, карточек) оборотная ведомость по движению товаров, в которой указываются наименование товара, количество и цена. Затем производится таксировка и подсчитывается общая стоимость всех товаров. Правильность полученных в этой ведомости итогов по каждому наименованию (сорту) товаров проверяется работником бухгалтерии и подтверждается его подписью.
Суммовые итоги этой ведомости сверяются с оборотами и сальдо 41 "Товары", в натуральные показатели – с данными складского учета по каждому материально ответственному лицу.
Общая стоимость товаров на конец каждого месяца или на день инвентаризации по этой ведомости сверяется с данными бухгалтерского учета, после чего ведомость заверяется подписями материально ответственным лицом и бухгалтером. Ведомость остатков товаров открывается на год.
Итог ведомости должен быть равен сальдо субсчета 41-1 "Товары на складах" по каждому материально ответственному лицу.
Для документального оформления передачи товаров для продажи на лотках, в киосках и при других формах выносной торговли используется расходно-приходная накладная. Ее особенностью является отражение трех операций: отпуск товаров со склада, возврат не проданных товаров и сдача выручки в кассу предприятия. Сумма последних двух операций равняется сумме первой операции.