Задачи учета процесса реализации на железнодорожном транспорте решаются посредством соответствующей обработки и обобщения первичной информации, ее анализа и разработки мероприятий, которые осуществляет аппарат управления. Учет доходов от перевозок грузов и пассажиров, грузобагажа, багажа и почты осуществляется одновременно с учетом объема перевозочной работы на основе перевозочных документов. Пассажирские и грузовые перевозки и их оплата оформляются документами установленной формы, обработка которых позволяет получить информацию об объеме перевозок и доходных поступлениях. Право пассажира на проезд по железной дороге и размер доходов от пассажирских перевозок определяют проездные и перевозочные документы. Провозные платежи на железнодорожном транспорте поступают в форме наличных платежей или безналичным путем: чеками, платежными поручениями и др. Пассажирские станции и вокзалы составляют ежедневные отчеты о проданных проездных документах, на основании которых устанавливается объем работы железной дороги, по пассажирским перевозкам (пассажиро-километры, количество отправленных пассажиров) и суммы доходов по ним. Отчет составляется в двух экземплярах раздельно по сообщениям: внутриреспубликанскому (в том числе пригородному), международному. Вторые экземпляры отчетов остаются в местах их составления (кассах), а первые передают в ИРЦ с приложением подтверждающих документов. По данным отчетов ежемесячно составляется свод доходных поступлений от пассажирских перевозок в целом по железной дороге. Грузовые перевозки оформляются в товарной конторе станции либо в центре управления и транспортного обслуживания (ЦУТО) комплектом документов. Комплект состоит из накладной, дорожной ведомости, корешка дорожной ведомости и квитанции о приеме груза [Приложение2]. Накладная является основным перевозочным документом, сопровождающим груз на всем пути его следования. На станции назначения она выдается грузополучателю вместе с грузом. Дорожная ведомость, как и накладная, сопровождает груз до станции назначения, служит основанием для взыскания провозной платы за перевозку (если провозные платежи взыскиваются с грузополучателей). По дорожным ведомостям определяется выполненный железной дорогой объем перевозок и доходные поступления. Корешок дорожной ведомости остается на станции погрузки и служит для учета объема работ по отправлению грузов. Станции отправления передают в ИРЦ корешки дорожных ведомостей, а станции назначения - дорожные ведомости. В ИРЦ производится контроль правильности и полноты начисления платежей и оплаты по поступившим перевозочным документам - стыковка корешка дорожной ведомости и дорожной ведомости. Стыковка заключается в сопоставлении информации по одной и той же отправке (грузу), указанной в корешке дорожной ведомости и в самой дорожной ведомости. Квитанция о приеме груза после оформления и оплаты перевозки выдается грузоотправителю. Аналогичными документами оформляют перевозки багажа и грузобагажа. На железной дороге часть доходов формируется за счет дополнительных сборов, которые дорога получает от клиентов за услуги, связанные с перевозками, но не включенные в провозные платежи, например: плата за перестановку вагонов на железнодорожную колею другой ширины, плата за замену одною рода подвижного состава другим. Перечень дополнительных сборов установлен приказом от 24.01.2007 г. № 55 «Об учете доходов от дополнительных сборов». Начисление дополнительных сборов осуществляется в накопительных карточках. На основании накопительных карточек клиенту выписывается счет-фактура, из которой видно, какие дополнительные услуги были ему оказаны и их стоимость. В отдельных случаях, когда может возникнуть имущественная ответственность сторон (например, при взыскании штрафов, при перепростое вагонов и т. п.), оформляется акт общей формы, который является основанием для взыскания с клиентов дополнительных сборов. Особенность формирования финансовых ресурсов на железной дороге и ее структурных подразделениях определяют необходимость регламентации внутриотраслевой системы взаимоотношений. Такие отношения на Белорусской железной дороге регулируются Положением о централизованном формировании доходов от перевозочной деятельности Белорусской железной дороги и расчетах за выполненные работы и услуги по перевозкам грузов, пассажиров, почты, багажа и грузобагажа от 05.01.2006 г. № 16 Н с изменениями и дополнениями от 29.08.2006 г. № 299 Н. Сумма доходов от перевозок, полученных железной дорогой, является источником финансирования текущей деятельности всех ее структурных подразделений, участвующих в перевозочном процессе: Управления железной дроги, отделений железной дороги, предприятий дорожного подчинения. Поэтому централизованно сформированная на уровне Управления железной дороги сумма доходов от перевозок подлежит последующему распределению между указанными организациями через внутриотраслевую систему финансовых расчетов. К распределению между отделениями железной дороги поступает лишь часть суммы доходов от перевозок. В Управлении железной дороги остаются централизованные средства, необходимые для расчетов с государственным бюджетом; формирования инновационного фонда; финансирования затрат по централизованному приобретению материалов, топлива, амортизации грузовых вагонов и контейнеров и финансирования их ремонта, погашения задолженности за электроэнергию и газ; содержания предприятий дорожного подчинения и др. Сумма централизованных средств устанавливается исходя из потребности в осуществлении централизованных расходов. В распределении между отделениями железной дороги участвуют провозные платежи (согласно тарифным руководствам и иным документам, применяемым на БЖД), а также доходы, полученные отделениями железной дороги от оказания дополнительных услуг по грузовым перевозкам (за пользование вагонами и контейнерами, разница тарифа, простой вагонов третьих стран под перегрузкой, простой транзитных груженых вагонов по отправке экспедитора). Остальные виды дополнительных сборов и услуг по грузовым и пассажирским перевозкам, взысканные отделениями железной дороги, не подлежат распределению и включаются в доходы от перевозок конкретного отделения железной дороги. Весь процесс распределения доходов от перевозок между организациями железной дороги осуществляется в два этапа при участии трех структурных звеньев: Управления железной дороги (финансово-экономическая служба), отделения железной дороги, структурных подразделений отделения железной дороги. Формирование доходов по уровням управления железной дороги происходит в такой последовательности. Величина доходов структурного подразделения отделения железной дороги формируется ежемесячно путем представления в отделение железной дороги заявки на причитающуюся сумму доходов и отчета о фактических эксплуатационных расходах. Отделение железной дороги производит расчет причитающейся структурному подразделению суммы доходов следующим образом:
- исходя из представленной структурным подразделением отчетности о затратах проверяется величина фактических эксплуатационных расходов за отчетный период;
- производится расчет прибыли структурного подразделения исходя из устанавливаемого уровня рентабельности;
- к сумме фактических затрат в совокупности с долей прибыли добавляется полученная расчетным путем величина налогов и отчислений, уплачиваемых из выручки (доходов) при реализации транспортных услуг (кроме налога на добавленную стоимость, расчет и уплату которого осуществляет Управление железной дороги в централизованном порядке).
Передача отделением железной дороги структурному подразделению суммы причитающихся ему доходов осуществляется на основании извещения (авизо), обязательными реквизитами которых являются номер и дата, наименование организации, с которой ведутся расчеты, содержание операции и сумма по дебету или кредиту счета внутрихозяйственных расчетов, корреспондирующие счета. Величина доходов от перевозок в отделении железной дороги слагается из денежных поступлений за выполненные грузовые перевозки в эксплуатационных тонно-километрах и пассажирские перевозки в пассажиро-километрах, оплачиваемые Управлением железной дороги по утвержденным для отделения расчетным ценам. Для выполнения предварительных расчетов величины доходов от перевозок отделение железной дороги:
- ежемесячно предъявляет в Управление железной дороги сводную отчетность о затратах. Для этого на основании представленной структурными подразделениями ежемесячной отчетности всех входящих в состав отделения железной дороги обобщается. Форма-разделений о фактических эксплуатаций дороги структурных подразделений сводной информации о затратах в целом: по расходам. С целью получения, кроме того, учитывается величина собственность по отделению железной дороги, расходов отделения:
- финансово-экономическая служба Управления железной дороги проверяет величину произведенных отделением управлением железной дороги объема выполненной эксплуатационной работы;
- исходя из уровня рентабельности определяется величина прибыли, причитающаяся отделению железной дороги;
- осуществляется расчет величины налогов из выручки (доходов) при реализации продукции, уплачиваемых из выручки (доходов) при реализации продукции (работ, услуг) (кроме налога на добавленную стоимость, расчет и уплату которого осуществляет Управление железной дороги в централизованном порядке).
В течение месяца Управление железной дороги осуществляет авансирование отделений железной дороги (для оплаты счетов за материалы запасные части, топливо, электроэнергию, выплаты зарплаты) путём перечислений денежных средств на их расчётные счета. В конце отчётного периода Управление железной дороги осуществляет корректировку рассчитанной величины доходов отделения железной дороги с учётом изменений объёма выполняемых работ, технологического процесса, инфляционных факторов. Финансово-экономическая служба Управления железной дороги, обработав представленную отраслевую отчётность о затратах, определяет сумму доходов от перевозок, подлежащую передаче каждому отделению железной дороги. Расчёты с отделениями железной дороги за выполненные работы по перевозкам осуществляется исходя из расчётных цен на хозрасчетные измерители эксплуатационной работы. Уровень расчётных цен должен обеспечивать возмещение эксплуатационных расходов и получение отделением железной дороги прибыли, достаточной для уплаты налогов в бюджеты (республиканский и местные), формирование создаваемых фондов и осуществления других расходов из прибыли. Для учёта доходов от перевозок на железной дороге используются следующие синтетические счета: 90 «реализация», на котором отражаются эксплуатационные расходы и доходы (выручка) от перевозок, и счёт 93 «Транзитный доходный счёт по перевозкам». При этом для сбора информации и централизации выручки от перевозок, формирующейся на доходном счёте железной дороги, используется счёт 93 «Транзитный доходный счёт по перевозкам». Данный счёт используют отделенческие расчётные центры (ОРЦ) и Главный расчётно-информационный центр (ИРЦ) для учёта движения денежных средств, полученных от клиентуры за перевозки грузов и пассажиров. При последующем распределении и формировании доходов от перевозок по уровням управления железной дороги используется счет 90 «Реализация», где обобщается информация о процессе реализации транспортных услуг.